Системи, системи управління, системний підхід в організаційному управлінні.

Система - організаційне або складове ціле, або комбінація елементів чи частин, що утворюють єдиний комплекс, спрямований на досягнення певної (єдиної для всього комплексу) мети.

Вхідні величини (параметри), або вхідні дії - зовнішні дії на систему, а елементи системи, до яких вони прикладені - входи системи.

Вихідні величини (параметри) - дії системи на зовнішнє середовище.

Будь-який виробничий процес на підприємстві можна розглядати як окрему систему, при цьому праця робітників, різні види енергії, напівфабрикати і сировина є ресурсами — вхідними величинами, а готові вироби — вихідними величинами.

Важливими характеристиками системи:

1. Функція системи характеризує її як ціле, як результат взаємодії її елементів і зовнішнього середовища. Вона відбиває зміст і призначення системи. Функціональне призначення виробничого процесу на підприємстві полягає у виготовленні кінцевої продукції певної номенклатури.

2. Мета системи - певний стан її виходів, тобто деяке значення чи сукупність значень функції системи. Метою виробничого процесу на підприємстві є оптимальний випуск заданого асортименту продукції за найраціональнішого використання обмежених технологічних ресурсів та прогресивних методів організації виробництва для забезпечення попиту на неї.

3. Структура системи - спосіб розподілу та налагодження взаємозв'язків елементів системи (люди, засоби виробництва, методи тощо), що спрямовані на досягнення мети системи.

4. Розмір системи характеризується кількістю її елементів і зв'язків між ними.

5. Складність системи - різноманітність, неоднорідність властивостей елементів і особливість зв'язків між ними.

Характерні властивості великої і складної системи:

1. Цілісність: усі частини системи підпорядковані загальній меті її функціонування і сприяють формуванню найвищих показників щодо вибраного критерію (чи сукупності критеріїв) ефективності. Тому система має розглядатися як ціле.

2. Мультипараметричність: зміна одного параметра, як правило, істотно впливає на значенні багатьох інших параметрів системи.

3. Емерджаментність: великі і складні системи мають властивості, які не притаманні жодному з їх окремих елементів.

Види систем:

1. Матеріальні утворюються з матеріальних об'єктів.

А) Неорганічні (технічні, хімічні та інші)

Б) Органічні (біологічні)

В) Змішані (де містяться елементи як органічної, так і неорганічної природи)

2. Абстрактні - це продукт людського мислення: гіпотези, знання, теореми.

3. Статичні – стан системи з плином часу не змінюється.

4. Динамічні - системи з часом змінюють свій стан.

5. Детерміновані - системи, стан елементів яких у даний момент часу повністю визначає їх стан у будь-який попередній або наступний момент часу.

6. Стохастичні (ймовірнісні) – системи, майбутній або попередній стан яких передбачити за теперішнім станом її елементів не можливо.

7. Відкриті - активно взаємодіють з навколишнім середовищем, зберігаючи завдяки цьому високий рівень організованості й розвиваючись у бік ускладнення.

8. Закриті - ізольовані від навколишнього середовища, усі процеси, крім енергетичних, відбуваються лише всередині самої системи.

Місія інформаційних систем — це виробництво інформації, що її потребує організація для забезпечення ефективного управління всіма своїми ресурсами, створення інформаційного і технічного середовища для здійснення управління організацією.

Інформаційна технологія реалізується в межах інформаційної системи. Інформаційна технологія — це спосіб перетворення інформації. В інформаційній системі можуть використовуватися багато таких технологій. Ця система є середовищем для реалізації технології. Проте інформаційна технологія ширша від інформаційної системи. Вона може існувати поза нею.

В системі управління виокремлюють три рівні управління:

1. стратегічний

2. тактичний

3. оперативний

Кожний з цих рівнів управління має свої завдання, при вирішенні яких виникає потреба в інформації, тобто інформаційні запити до інформаційної системи. Ці запити звернені до відповідної інформації в інформаційній системі. Інформаційні технології дозволяють опрацювати запити і, використовуючи наявну інформацію, сформулювати відповідь на ці запити. Таким чином, на кожному рівні управління з’являється інформація, що служить основою для прийняття відповідних рішень.

В кожній із інформаційних систем організується і ведеться робота в таких напрямках:

1. виявлення інформаційних потреб;

2. добір джерел інформації;

3. збір інформації;

4. введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;

5. опрацювання інформації, оцінка її повноти і значущості і подання її в зручному вигляді;

6. виведення інформації для надання її споживачам або передачі в іншу систему;

7. організація використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;

8. організація зворотного зв’язку з інформації, переопрацьованої людьми даної організації, корекція вхідної інформації.

Усе це здійснюється за допомогою тих або інших інформаційних технологій у межах інформаційної системи організації.

Для будь-якої організації істотним є встановлення регламенту функціонування інформаційної системи — від виявлення інформаційних потреб до використання інформації. Йдеться про типізацію завдань, що вирішуються в організації, встановлення періодичності отримання, опрацювання і використання інформації, стандартизацію вхідних і вихідних документів, стандартизацію процедур опрацювання інформації.

Запити до інформаційної системи і процедури формування відповіді на них можна поділити на:

1. рутинні - характеризуються заданістю початкової і вихідної інформації, а також визначеністю алгоритму отримання останньої з першої. Виділення рутинних задач і процедур опрацювання інформації дозволяє їх формалізувати, а надалі й автоматизувати. Якщо рутинні повсякденні дії автоматизовані, то набагато простіше опрацьовувати нерутинні випадкові запити.

2. не рутинні.

В основі будь-якої системи лежить процес. В основі інформаційної системи — процес виробництва інформації. У цьому розумінні ми можемо розглядати інформаційну систему як систему управління, де цей процес є об’єктом управління. І як у будь-якій системі управління, існують органи управління інформаційною системою (табл. 1.5).