3. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Порядок оформления выдачи и расходования подотчётных сумм.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость выдачи наличных денег своим работникам на расходы, связанные с командировками, операционными и хозяйственные расходы, а так же выдачи чековых книжек для расчёта со стороны организации.

Порядок выдачи денег под отчёт работникам организации на операционные и хозяйственные расходы определяется Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве. Наличные деньги выдаются под отчёт при условии полного расчёта данным работником по ранее выданным под отчёт суммам. Неизрасходованные остатки авансов подлежат возврату в кассу организации на следующий день после истечения срока, на который она выданы.

Порядок выдачи наличных денег и их использование на командировочные расходы определяется инструкцией о служебных командировках в пределах. В соответствии с инструкцией перед командировкой работнику выдаётся командировочное удостоверение и денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания.

Составление, предоставление и удержание авансовых отчётов.

По возвращении из командировки работник обязан в течении 3 дней представить в бухгалтерию авансовый отчёт об израсходованных суммах. К авансовому отчёту прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах и проезду и др.

При непредставлении в установленный срок в бухгалтерию организации отчёта, подтверждающего правильность произведённых расходов, или не возврате в кассу неиспользованного аванса, бухгалтерия организации вправе произвести её удержание из заработной платы работника. По истечении этого срока удержание задолжности производится в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками по суммам, выданным им под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчёт суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учёта денежных средств. На израсходованные подотчётными лицами суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчётные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчёт.