3. Функции менеджмента

Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

ПЛАНИРОВАНИЕ.

Планирование – это разработка плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

В широком смысле слова планирование – это деятельность по выработке и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата, предусматривает следующее:

Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.

Существует три основных типа планирования.

Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

Тактическое планирование (средний уровень) – это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического планирования лежат идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.

Оперативное планирование (низший уровень) – это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Принципы планирования:

Полнота планирования – учитываются все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

Точность планирования – использование современных методов и средств для обеспечения точности прогнозов.

Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

Непрерывность планирования – планирование это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования.

ОРГАНИЗАЦИЯ.

Реализация планов требует организации, которая представляет следующий этап менеджмента. Организация – составная часть управления, суть которой сводится к координации действий отдельных элементов системы, достижения взаимного соответствия функционирования ее частей.[ Организация строится на единстве двух противоположных действий: с одной стороны, на делении сложного объекта управления на отдельные по определенному признаку однородные части разных уровней соподчинения, с другой – на объединении выделенных частей в соответствующие организационные формы, соответствующие целям управления.

Организация связана со всеми остальными функциями управления, обеспечивая их взаимосвязь. Она включает:

- организацию учета состояния управляемого объекта (функция учета),

- организацию всей процедуры подготовки и принятия хозяйственных решений на разных уровнях управления (функция планирования),

- организация механизма реализации хозяйственных решений (функция мотивации),

-организация контроля и корректировка принятых решений (функция контроля).

Организация управления основывается на ряде основных принципов:

1. Принцип разделения труда. Основной смысл – все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

Для преодоления отрицательных последствий узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

2. Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

3. Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

Еще одной важной характеристикой организации управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

Централизация – концентрация прав на принятие решения на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.

МОТИВАЦИЯ.

Мотивация – совокупность определенных сил, подталкивающих человека к совершению действия в целях достижения конкретных задач. Потребности – индивидуальное проявление, возникающее внутри каждого человека и требующее своего устранения. Человек стремится удовлетворить эти потребности, но это не значит, что они исчезают навсегда. Потребности могут возобновляться в том или ином виде, качестве. Мотив – обстоятельства, которые подталкивают человека к действию, устраняющему существующие потребности. Мотивы у каждого человека индивидуальны, зависят от внутренних и внешних факторов конкретной личности, но на действие человека может влиять не один мотив, а некая их совокупность. Это обстоятельство служит основой поведения людей тех или иных условий. Мотивирование – влияние на человека в целях побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. Стимулы выполняют роль основных рычагов действия мотивов. Стимулами могут быть обещания, возможности, действия, предметы, которые может получить человек за свои действия. Человек реагирует на стимулы, но происходит это не всегда сознательно и в аналогичных условиях, вторично человек может реагировать несколько иначе. Стимулирование - использование стимулов в целях мотивирования. Бывает внутренняя и внешняя мотивация. Внутреннее порождается самим человеком внутри него, а внешняя с помощью другого субъекта из вне.

Существует несколько способов мотивации:

1)прямое стимулирование предполагает определенный обмен ценностями, т.е. за выполненную работу человек получает соответствующее вознаграждение.

2)негативное стимулирование представляет наказание в случае невыполнения работы, некачественного выполнения работы, несвоевременного выполнения работы.

3)ценностное мотивирование предполагает выполнение работы на основе своих личных качеств, таких как ответственность, трудолюбие и др. В результате сотрудники получают возможность психологического развития, получения новых знаний и навыков. На практике чаще используют 1) и2), хотя негативное стимулирование считается самым неудачным способом, так как приводит к конфликтам, стрессам, вынужденному соглашению работника и работодателя и не способствует повышению производительности.

В основе мотивации лежат следующие принципы:

1) для подчиненного вознаграждение должно быть ценным и значимым. Если сотруднику, который нуждается в денежных средствах, вручают грамоту, то он не почувствует, что его работа оценена по достоинству и следовательно он потеряет интерес к дальнейшей работе. Обратная ситуация – на человека творческого или обеспеченного деньги могут не оказать такого влияния, как признание его заслуг перед руководством, коллективом, обществом.

2) вознаграждение должно быть безотлагательным, т.к. отложенное поощрение не приносит такого удовлетворения, какое могло бы быть и следовательно не стимулирует работника или стимулирует гораздо в меньшей степени.

3) вознаграждение должно быть достижимо.

4) материальное вознаграждение (стимулирование) не оказывает должного влияния, если оно меньше 30% от з/пл.

5) моральное вознаграждение должно активно использоваться на предприятии наряду с материальным. Своевременная похвала иногда значит больше, чем задержавшаяся денежная премия.

Рассмотрим некоторые теории мотивации. Теория Маслоу. А.Маслоу разработал концепцию потребностей, которые находятся между собой в иерархической зависимости. Модель Маслоу в виде пирамиды показывает, что чем более высокое место занимают потребности в иерархии, тем лишнее число людей можно мотивировать. Низший слой в пирамиде занимают физиологические потребности: в еде, воде, воздухе, в тепле, т.е. те, которые необходимы, чтобы поддерживать жизнедеятельность биологического организма. Следующий уровень – потребность в безопасности. Они связаны со стабильным жизненным положением, уверенностью в будущем, защищающие от болезней, болей, страха. Выше находятся потребности, которые уже можно называть социальными в полном смысле слова. Их сущность заключается в том, что человек нуждается в совместных с кем-то действиях, основанных на общении, дружбе, любви. Следующий уровень потребностей в признании и самоутверждении свойственен меньшему числу людей. Эту группу людей характеризует желание быть способным, компетентным и уверенным в себе. Это требует от человека самообразования. Вершину пирамиды занимают потребности в самовыражении. Эти потребности имеют наиболее индивидуальный характер и связаны со стремлением человека к наиболее полному применению своих знаний, умений и навыков в творческой работе.

Теория Альдерфера. Альдерфер, так же как и Маслоу, классифицирует потребности человека, но выделяет 3 группы: потребности существования, потребности связи и потребности роста. Эти группы схожи с группами Маслоу, но теории имеют одно важное различие: если Маслоу считал, сто удовлетворение потребностей может происходить лишь в одном направлении от низшего к высшему, то Альдерфер выдвинул мысль, что потребности могут удовлетворяться в обе стороны.

Теория МакКлелланда. Выдвинул теорию приобретенных потребностей. В отличии от Маслоу, он представил потребности без иерархичности в виде группы: успех – власть – причастность. Потребность во власти выражается стремлением человека достичь поставленных целей более эффективно, чем прежде; проявляется в стремлении оказывать влияние на поведение людей и брать на себя за это ответственность. Потребность в причастности достигается поиском возможностей установления хороших отношений с коллективом, получения его одобрения и поддержки.

Теория Герцберга. Двухуровневая теория Герцберга выделяет 2группы факторов: 1-мотивирующие факторы (потребности в росте – признание, продвижение и т.п.), 2-факторы здоровья (потребности в устранении трудностей – з/пл, условия на рабочем месте, распорядок и режим работы, взаимоотношения с сотрудниками и руководством). Отсутствие 1ой группы факторов не приведет к большой неудовлетворенности, а их наличие увеличит качество выполняемой работы. Отсутствие 2ой группы факторов приводит к неудовлетворенности работника, а их наличие не являются фактом его удовлетворенности.

КОНТРОЛЬ.

Контроль – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Контроль - это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигает своих целей.

Существуют три аспекта управленческого контроля: Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами.

Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, - стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

КООРДИНАЦИЯ И РЕГУЛИРОВАНИЕ

Сущность этой функции заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержания и совершенствования установленного режима работы производственного механизма. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления и упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

Цели координации и регулирования – установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

Регулирование – деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Эта как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.

Координация – функция процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность и непрерывность, и, во-вторых, взаимосвязь всех функций. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними.