Протоколы

Относятся к ОРД. Этими документами фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т.п.

Протокол совещаний ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется протокол на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текстов докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений. Если совещание стенографировалось или записывалось на диктофон, то при оформлении протокола используются материалы этих записей.

Реквизиты протокола:

• наименование организации

• наименование вида документа

• дата

• регистрационный номер

• место заседания

• заголовок к тексту

• текст

• подпись.

Датой документа является дата совещания, но не дата оформления или подписания протокола. Иногда совеща­ние проводится в течение нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим способом: 20-23.12.97.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Заголовок протокола указывает название коллегиаль­ного органа и вид коллегиальной деятельности, он дол­жен сочетаться в падеже с наименованием документа, на­пример: «заседания педсовета», «производственного сове­щания», и т.п.

Текст протокола может быть кратким и подробным. В кратких протоколах указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих и принятые реше­ния. Эти протоколы не отражают содержания выступле­ний, поэтому по ним трудно получить представление о ходе обсуждения вопросов. В подробных протоколах за­писывается полностью содержание всех выступлений.

Если к протоколу прилагаются тексты докладов и вы­ступлений, то после фамилий выступающего и записи ос­новного названия доклада делается отметка «Доклад при­лагается», например:

СЛУШАЛИ:

Мазаеву О.Т. — об итогах окончания 1 полугодия 1997/98 уч. г. (Доклад прилагается).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

В вводной части протокола содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих располагаются либо в алфавитном порядке, либо указы­вается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. Например:

Присутствовали: 42 сотрудника (список прилагается), или:

Присутствовали: зам. директора Мазаева О.Т, гл. бух­галтер Овчинникова В.А, преподаватель Черткова М.В.

На заседаниях, где должен быть определенный кво­рум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений.

Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «О» или «Об». Например: Повестка дня:

1. Об итогах зимней сессии.

2. О ходе подготовки к конференции.

3. Об утверждении программ курсов дисциплин.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня совещания. Эти раз­делы имеют три составные части:

1. СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

2. СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) и т.д.

Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.

Полностью отредактированный и оформленный про­токол подписывается председателем и секретарем собра­ния. (Приложение решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в ви­де распорядительных документов (постановлений, реше­ний, приказов), в виде копий или выписок из протокола.

Форма документа «Протокол»

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.00 № ___

Москва

Заголовок к тексту

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия

И.О. Фамилия,

Повестка дня:

1. _______________________________________________

2. _______________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. — _________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. — ___________________________________

Фамилия И.О. — ___________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1. ________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:

(второй пункт повестки дня оформляется ток же. как первый)

Председатель Расшифровка подписи

Секретарь Расшифровка подписи

"ИНПРОМБАНК"