Подготовка и передача дел в архив Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

Дела с исполненными документами хранятся в струк­турных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комисси­ей (ЭК), которая создается приказом руководителя орга­низации. Председателем ЭК назначается один из руково­дящих работников. Решения ЭК принимаются большин­ством голосов. Заседания ЭК протоколируются, прото­колы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми пе­речнями документов с указанием сроков хранения, дру­гими нормативными документами.

Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтоже­ния, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и про­верке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

Оформление дел

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформ­лению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основны­ми правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:

Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.

Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов дело­производством.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводст­венного года).

Д окументы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим ка­рандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в пра­вом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фото­графии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верх­нем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она со­ставляется на отдельном листе-заверителе дела по уста­новленной форме. В заверительной над­писи дела указывается кол ичество пронумерованных лис­тов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внут­ренней описи.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами состав­ляется на отдельном листе по установленной форме внут­ренняя опись. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, да­тах, заголовках и номерах листов дела, на которых рас­положен каждый документ. К внутренней описи дела со­ставляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее до­кументов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую об­ложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из де­ла удаляются скрепки и другие металлические крепле­ния. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела. На ней указывают:

— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— регистрационный номер дела;

— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование органи­зации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать за­головку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи дела указывает­ся количество листов в деле.