Составляющие делопроизводства

1. Документирование управленческой деятельности органи­заций и учреждений.

2. Организация документооборота учреждения, хранения документов и их исполь­зования в текущей работе органа управления.

3. Обеспечение сохранности, учета, оформления, классификации документов, формирование и оформ­ление дел в делопроизводстве, их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами.

Правила составления документов требования к оформлению документов

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понят­ным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на докумен­те и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Общие требования к оформлению реквизитов документа

01 - Государственный герб.

Государственный герб изображается только в случаях, предусмо­тренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, орга­нов народовластия, высших органов управления и др.

02 - Герб субъекта Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) , территорий или населенных пунктов.

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема предприятия — это символическое графическое изоб­ражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заме­нять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допу­скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не долж­на изображаться на документе, если у организации отсутствует офи­циальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при по­мещении гербов на бланках организации.

04 - Код организации.

Код по Общероссийскому классификатору организаций и пред­приятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организа­ции — автора документа. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первого листа.

05 – Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В связи со вступлением в силу с 1.07.02 Федерального закона №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

07 - Код формы документа.

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классифика­торах управленческой документации. Этот реквизит проставляется в верхней части документа при составлении конкретного вида документа, название формы которого включено в ОКУД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико – экономической и социальной информации, т.е. нормативные документы, в которых содержится свод и присвоенные коды наименования объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В настоящее время разработано 37 общероссийских классификаторов. В том числе:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 №299.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например:

0221952 – должностная инструкция;

0222152 – штатное расписание;

0276030 – график отпусков.

08 - Наименование организации.

Данный реквизит указывает в документе наименование органи­зации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наимено­вания даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления.

Институт информационных систем управления.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указыва­ется не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение — министерству и местным органам власти, — то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного наци­ональный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случа­ях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименова­ния на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представля­ющее организацию.

Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних до­кументах организации.

Наименование организации располагается под реквизитом «Эмблема организации»

09 - Справочные данные об организации.

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, отно­сящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

10 - Наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регла­ментируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается , прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса.

11 – Дата документа.

Дата является одним из основных реквизитов документа, кото­рые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата прове­дения заседания, для планов, отчетов, правил, инструкций – дата утверждения, для актов – дата события. Если авторами документа является несколько орга­низаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата под­писания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следу­ющей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно, оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.

Проставляется в верхней части заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вида документа».

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

12 - Регистрационный номер документа.

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер - это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих докумен­тов он складывается из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Напри­мер: 04-12/57, где 04 — индекс структурного подразделения, 12 — но­мер дела по номенклатуре, 57 — порядковый № отправляемого доку­мента.

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Помещается рядом с реквизитом «Дата».

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Размещается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный № документа».

14 - Место составления или издания.

Место составления или издания документа обязательно указы­вают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организа­ции». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого админист­ративно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Например:

Москва;

г. Коломна Московской области;

с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих­ся на «град» и «бург».

15 - Адресат.

Данный реквизит проставляется в основном на исходящих доку­ментах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несо­ответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ воз­вращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть про­ставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• фамилия, инициалы (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Н.А. Петрову

117134 Москва

ул.Строителей, 8

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

А.Н. Гуляеву

ул. Мира, 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание. Форма вежливого обращения для официальной письменной речи устанавливается законодательно, при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т.д. некор­ректно.

Если документ отправляется в несколько однородных организа­ций, их указывают обобщенно:

Генеральным директорам производственных объединений

Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не ука­зываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляет­ся только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым прави­лам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформ­ляется по Международным правилам.

Располагается в правой верхней части первого листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

16 - Гриф утверждения.

Придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, лич­ной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

подпись А.Б. Сидоров

12.07.98

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказ директора

предприятия

от 05.08.98 № 15

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ (ГСДОУ)

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации oорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспе­чению управления; по технике безопасности; внутреннего трудового распо­рядка и т.д.).

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологиче­ского проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-ис­следовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типо­вых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.; организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, уче­ного совета и т.д.).

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)-

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, здании, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

17 - Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на неболь­шом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

Фамилия И.О. исполнителя

Содержание поручения

Срок исполнения

Подпись руководителя

Дата резолюции

Например:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.01.98

подпись 06.01.98

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.

18 - Заголовок к тексту.

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

приказ - о приеме на работу

положение — о бухгалтерии

протокол — собрания акционеров

должностная инструкция — менеджера по кадрам

Располагается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита устанавливаются ограничительные знаки.

19 - Отметка о контроле.

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле — буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

20 - Текст документа.

Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их:

• в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связан­ного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущест­вительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Ха­рактеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предло­жения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констати­рующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, до­кладные записки — оценку фактов, выводы).

21 - Отметка о наличии приложений.

Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.

В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Например:

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.96 № 15

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений по следующей форме:

ОПИСЬ

приложений к письму №___ от________

Наимен. док – та Кол – во листов Кол-во экз.

1.

2.

3.

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: Приложение: по описи.

22 - Подпись.

Подпись — это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная ,подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавы­чек и скобок. Например:

Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав.кафедрой Документоведения

и документационного обеспечения

управления

профессор, к. э. н. подпись В.А. Кудряев

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, ко­торая соответствует занимаемым должностям. Если документ подпи­сывают несколько равных должностных лиц, их подписи располага­ются на одном уровне. Например:

Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев

Члены комиссии подпись В.В. Галахов

Г.Н. Ксандопуло

А.В. Пшенко

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 - Гриф согласования документа.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Этим грифом оформляется внешнее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Он выражает согласие учреждения или его органа, не являющеегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя

Госстандарта

подпись П.В. Доронин

16.09.98

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.05.98 № 4

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа.

24 - Визы согласования документа.

Используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким – либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.

Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми подразделениями организации, с юридической службой и т.д. Виза состо­ит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

Главный бухгалтер

подпись

И.Д. Луконина

12.07.98

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с докумен­том, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Реквизит располагают ниже реквизита «Подпись» на последнем листе 1-го экз. документа.

На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.

25 – Оттиск печати.

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотрен­ных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

26 - Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор личная подпись О.В. Белова

01.06.98

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допуска­ется не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удосто­веряться печатью.

27 - Отметка об исполнителе.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Соколов 341 12 56

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя:

• слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;

• при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного доку­мента (если таковой имеется), который свидетельствует об исполне­нии;

• краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

• подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 24.05.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Располагается в левом нижнем углу документа.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию.

При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Данный реквизит вклю­чает в себя: его входящий регистрационный номер, дату поступ­ления документа,. Например:

Вх, № 03-14/16

Дата 27.06.98

Реквизит проставляется в правом нижнем углу документа.

30 – Идентификатор электронной копии документа.

Является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схема расположения реквизитов документов

(01) (02) (03) Контроль (19)

Наименование организации (08) Адресат (15) (16)

Адрес (09)

Телефон

E-mail РЕЗОЛЮЦИЯ (17)

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД

(04) (05) (06) (07)

(10)

____(11)_____ № ____(12)_______

(14)

На № ____(13)___ от ___________

О переводе (18)

ТЕКСТ (20)

Приложение: (21)

Должность

руководителя организации __________________ И.О. Фамилия (22)

(личная подпись)

(25) (26)

(23) (24)

В дело № _(28)__

______________ ___ ____________ 200 __ г.

(личная подпись)

Отметка об исполнителе (27) Отметка о поступлении (29)

(30)