Последовательность расположения документов в формируемом, деле

С целью убыстрения поиска документы в деле распо­лагаются в определенной последовательности:

— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефоно­граммы и т.п.

— в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.

— по номерам в дела подшиваются накладные, кви­танции, документы.

— в вопросно-логической последовательности подши­ваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой до­кумента.

Основные правила формирования дел

При формировании дел соблюдаются следующие ос­новные правила:

1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновид­ности, отметку об исполнении или надпись «В дело»).

2. Формируют дело из документов одного календарно­го года. Например, номенклатуру дел организации со­ставляют и утверждают в последнем квартале предыдуще­го года, но относится она к документам текущего года.

В организациях исключения могут составлять сле­дующие дела:

— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);

— личные дела (их формируют в течение всего перио­да работы какого-либо лица в данной организации).

3. Отдельно в дела группируются документы постоян­ного и временного сроков хранения.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопро­са, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложе­ния к ним. Приложения присоединяют к основным доку­ментам независимо от даты их утверждения или состав­ления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В дела не подшиваются документы, подлежащие воз­врату. Машинограммы помещаются в дела на общих ос­нованиях.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные рас­порядительными документами, являются их приложе­ниями и группируются вместе с распорядительными до­кументами.

Приказы по основной деятельности группируются от­дельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному со­ставу разрешается группировать отдельные приказы по личному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ по­мещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы организа­ции, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:

— название организации;

— название структурного подразделения;

— номер дела по номенклатуре дел;

— заголовки дела по номенклатуре дел;

— дата (указание года формирования дела);

— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

— срок хранения документов ( в соответствии со ст. перечня).