Порядок составления и утвержде­ния номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале теку­щего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структу­ры организации, но не реже одного раза в пять лет. Еже­годно (в последнем квартале) она уточняется, перепечаты­вается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенкла­тура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой докумен-тационного обеспечения организации или лицами, ответ­ственными за документацию на основе типовых и при­мерных номенклатур дел, типовых и ведомственных Пе­речней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.

Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.

В конкретную номенклатуру дел включаются все до­кументы, которые образуются в деятельности организа­ции в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подраз­делений, общественных организаций и учреждения в це­лом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел пе­чатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — ис­пользуется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвертый — в госу­дарственном архиве, куда документы поступают на посто­янное хранение.

Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклату­ры дел составляется итоговая запись о количестве заве­денных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Формирование дел

В соответствии с заголовками номенклатуры дел ис­полненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соот­ветствуют заголовку дела.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию, контроль за правильным формировани­ем дел возлагается на службу документационного обеспе­чения организации.

Документы организации группируются в дела по оп­ределенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.

Признаки заведения дел

1. Номинативный признак (по названию разновидно­сти документов). Так формируются в дела распорядитель­ные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, «Приказы директора по основной деятельности за 2003 г.».

2. Авторский признак (по названию автора докумен­тов дела). Например, «Протоколы педсоветов УПО за 2003г.».

3. Корреспондентский признак (по названию коррес­пондента). Например, «Переписка с АО «Вымпел» по во­просам реализации продукции в 2004 г.».

4. Предметно-вопросный признак (в дело группируют­ся разные документы, относящиеся к решению одного во­проса). Например, «Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей, другие документы)».

5. Географический признак (документы разных кор­респондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: «Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 2004г.».