Оформление и ведение личных карточек

Личная карточка (форма Т-2) заводится после подпи­сания приказа по личному составу на работников, приня­тых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, ква­лификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1.Общие сведения;

2. Сведения о воинском учете;

3. Назначения и перемещения;

4. Аттестация;

5. Повышение квалификации;

6. Профессиональная подготовка;

7. Поощрения и награды;

8. Отпуск;

9. Социальные льготы;

10. Дополнительные сведения;

11. Основание увольнения (статья, дата, № приказа)..

Все сведения заносятся в личную карточку без сокра­щений. В графе «Общие сведения» указываются фами­лия, имя, отчество работника, дата и место рождения, об­разование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Заполняя графу «семейное положение» используют следующие формулировки: «женат», «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не замужем», после чего указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каж­дого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об образовании, указывают «высшее», «незаконченное высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное». При этом пункт «В» заполняется на карточках молодых рабочих и служащих.

Специальность и квалификацию указывают на осно­вании диплома или свидетельства, профессия рабочего должна соответствовать ее названию в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, должность служащих — штатному расписанию.

Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой.

Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки.

Третий раздел карточки «Назначения и перемещения» содержит записи о назначении, перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работ­ником.

В четвертом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.

В разделе «Дополнительные сведения» делаются от­метки о наличии второй профессии, результатах аттеста­ции, другие сведения.

При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и при­чинах увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книж­ки, должны храниться в сейфах. При оформлении карто­чек для хранения в архиве их подшивают в отдельное де­ло с обязательной внутренней описью.

Оформление личных дел

Личное дело представляет собой совокупность доку­ментов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.

Формируются личные дела после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников доста­точно оформлять личные карточки (ф. Т-2).

В личные дела помещают следующие документы: за­явление о приеме на работу, анкету, автобиографию (или личный листок по учету кадров), копии документов об образовании, копию документа или выписку из него об утверждении в должности, характеристику, рекоменда­тельные письма, трудовой контракт, копию приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в дело помещают и другие документы: характеристики, аттестационные листы, копии докумен­тов, подтверждающих изменения биографических данных и т.д.

В настоящее время не рекомендуют формировать в личные дела копии приказов о переводах на другую рабо­ту, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п. до­кументов, т.к. они будут дублировать сведения, указан­ные в «Дополнениях к личному листку по учету кадров».

В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в лич­ное дело работника, представляют собой перечень вопро­сов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.

Оформляют листки по учету кадров на основании пас­порта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформули­рованы, полные, без исправлений и сокращений. При за­полнении карточки не разрешается делать пропуски и писать слово «нет». Заполняют и подписывают личные листки по учету кадров лица, поступающие на работу.

В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел — сведения о перемещени­ях, увольнении (с указанием причин); во второй — дан­ные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и др. сведения.

Иногда листок по учету кадров заменяет анкета, кото­рая по своему составу близка ему. Состав вопросов анкеты аналогичен вопросам личного листка по учету кадров. Анкету подписывает не только лицо, поступающее на ра­боту, но и сотрудник организации, проверяющий пра­вильность указанных в анкете сведений.

Автобиография — документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельно­сти работника.

Реквизиты автобиографии:

— наименование вида документа;

— текст;

— подпись;

— дата.

В тексте автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, затем в хронологиче­ской последовательности сообщают о полученном образо­вании (когда, в каких учебных заведениях) и о местах работы (где, когда, в какой должности, причины перехо­да), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. В автобиографии можно указать паспортные данные, домашний адрес и те­лефон.

В настоящее время при устройстве на работу (особенно в инофирму) оформляется резюме.

Резюме — своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкет­ные данные, информация об образовании и профессио­нальных навыках.

Резюме может быть кратким или полным, но необхо­димо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведе­ния биографического характера в хронологической после­довательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.п.

Реквизиты резюме:

— автор (указывают фамилию, имя, отчество, домаш­ний адрес и телефон);

— наименование вида документа;

— текст;

— подпись;

— дата.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Сле­дующий пункт — образование. Необходимо указать учеб­ное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соиска­тель закончил несколько учебных заведений, то их ука­зывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (чаще всего его описывают в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимае­мую должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и др.). В заключение в резюме указывают свои по­желания относительно нового места работы.