Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Челябинский государственный университет»

(ГОУ ВПО «ЧелГУ»)

Факультет управления

Кафедра менеджмента

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Составитель:

доцент кафедры менеджмента

Прохорова Л.В.

Челябинск 2005

Предназначено для студентов направления 521500 «Менеджмент» и специальности 061100 «Менеджмент организаций».

ОГЛАВЛЕНИЕ

Челябинск 2005 1

Предназначено для студентов направления 521500 «Менеджмент» и специальности 061100 «Менеджмент организаций». 2

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 3

Основные понятия 3

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА 4

Управленческий документ. Основные понятия. 5

Система документации на государственной службе и в организации 6

Составляющие делопроизводства 6

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 7

Общие требования к оформлению реквизитов документа 7

(01) (02) (03) Контроль (19) 21

Наименование организации (08) Адресат (15) (16) 21

Адрес (09) 21

ТЕКСТ (20) 21

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 22

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ 25

ДОКУМЕНТАЦИИ 25

Организационная документация 26

Распорядительные документы 26

Информационно-справочные документы 27

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 27

Приказы 27

Протоколы 29

Договоры 32

Акты 34

Справки 37

Служебное письмо 39

ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 43

Документирование процессов движения кадров 43

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 54

Организация документооборота 55

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГА­НИЗАЦИИ 60

Индексация документов 60

Регистрационные формы и их заполнение 61

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 63

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 64

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕ­НИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 68

ОРГАНИЗАЦИИ 68

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 69

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ 71

Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации 71

Оформление дел 72

Составление и оформление описей дел и передача дел в архив 74

Управленческие документы и их общая характеристика Основные понятия

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информа­ция, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть слу­жебной информации работники предприятия получают посредством до­кументов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

Современное управление государственным предприятием или ком­мерческой организацией — это в значительной степени непрерывная че­реда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продают­ся ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят до­кументы.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение тер­мина "документ" как "способ доказательства". Сколько происходит засе­даний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за слу­чайно или умышленно неправильно составленных документов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предприни­мателю: "В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую си­лу документ является гарантом успешной сделки!"

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной инфор­мации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Неправильно оформленные документы или их отсутствие может по­служить причиной нареканий и штрафных санкций при различных про­верках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других государственных органов.

По подсчетам специалистов безвозвратно теряется около 15% бумаж­ных документов и почти треть рабочего времени сотрудники тратят на их поиск.

Государственные органы управления требуют от руководителей предпри­ятий всех видов собственности обеспечивать сохранность управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов. Правила работы с доку­ментами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

Выполняя несложные правила делопроизводства можно значительно сократить и даже исключить потери документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться норматив­ными актами Российской Федерации, которые предусматривают состав­ление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Юридическая сила документа

Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они ис­пользуются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при плани­ровании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявле­нии претензий и исков.

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, явля­ется соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность ис­пользовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой. Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому кодексу РФ и содержать достоверную ин­формацию, соответствующую действительности.

Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

- наименование организации;

- подпись;

- дата документа;

- печать;

- гриф утверждения документа;

- регистрационный номер документа.