
- •Управленческие документы и их общая характеристика Основные понятия
- •Юридическая сила документа
- •Управленческий документ. Основные понятия.
- •Система документации на государственной службе и в организации
- •Составляющие делопроизводства
- •Правила составления документов требования к оформлению документов
- •Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •Требования к бланкам документов
- •101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д..7в
- •Распоряжение
- •Основные виды организационно – распорядительной документации
- •Организационная документация
- •Распорядительные документы
- •Информационно-справочные документы
- •Составление и оформление служебных документов Приказы
- •Министерство по делам федерации и национальностей российской федерации приказ
- •Протоколы
- •Протокол
- •Собрания кредиторов банка
- •Договоры
- •Договор о полной индивидуальной материальной ответственности (примерная форма)
- •Форма документа «Акт»
- •Справки
- •Служебное письмо
- •Оформление трудовых отношений Документирование процессов движения кадров
- •Составление и оформление приказов по личному составу
- •Составление и оформление заявлений
- •Трудовой контракт
- •Оформление и ведение трудовых книжек
- •Трудовая книжка
- •Оформление и ведение личных карточек
- •Оформление личных дел
- •Организация работы с документами
- •Организация документооборота
- •Порядок прохождения входящих документов
- •Перечень типовых сроков исполнения некоторых видов служебных документов
- •Порядок прохождения исходящих документов
- •Порядок прохождения внутренних документов
- •Регистрация документов в организации
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе доу
- •Индексация документов
- •Регистрационные формы и их заполнение
- •Форма журнала регистрации входящих документов
- •Форма журнала регистрации исходящих и внутрених документов
- •Форма журнала регистрации приказов
- •Контроль исполнения документов
- •Номенклатура дел
- •Виды номенклатур дел
- •Составление текста и, систематизация заголовков в номенклатуре дел
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
- •Формирование дел
- •Последовательность расположения документов в формируемом, деле
- •Подготовка и передача дел в архив Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации
- •Оформление дел
- •Составление и оформление описей дел и передача дел в архив
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет»
(ГОУ ВПО «ЧелГУ»)
Факультет управления
Кафедра менеджмента
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
Составитель:
доцент кафедры менеджмента
Прохорова Л.В.
Челябинск 2005
Предназначено для студентов направления 521500 «Менеджмент» и специальности 061100 «Менеджмент организаций».
ОГЛАВЛЕНИЕ
Челябинск 2005 1
Предназначено для студентов направления 521500 «Менеджмент» и специальности 061100 «Менеджмент организаций». 2
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 3
Основные понятия 3
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА 4
Управленческий документ. Основные понятия. 5
Система документации на государственной службе и в организации 6
Составляющие делопроизводства 6
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 7
Общие требования к оформлению реквизитов документа 7
(01) (02) (03) Контроль (19) 21
Наименование организации (08) Адресат (15) (16) 21
Адрес (09) 21
ТЕКСТ (20) 21
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 22
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ 25
ДОКУМЕНТАЦИИ 25
Организационная документация 26
Распорядительные документы 26
Информационно-справочные документы 27
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 27
Приказы 27
Протоколы 29
Договоры 32
Акты 34
Справки 37
Служебное письмо 39
ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 43
Документирование процессов движения кадров 43
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 54
Организация документооборота 55
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 60
Индексация документов 60
Регистрационные формы и их заполнение 61
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 63
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 64
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 68
ОРГАНИЗАЦИИ 68
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 69
ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ 71
Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации 71
Оформление дел 72
Составление и оформление описей дел и передача дел в архив 74
Управленческие документы и их общая характеристика Основные понятия
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией — это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказательства". Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: "В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!"
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
Неправильно оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной нареканий и штрафных санкций при различных проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других государственных органов.
По подсчетам специалистов безвозвратно теряется около 15% бумажных документов и почти треть рабочего времени сотрудники тратят на их поиск.
Государственные органы управления требуют от руководителей предприятий всех видов собственности обеспечивать сохранность управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов. Правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.
Выполняя несложные правила делопроизводства можно значительно сократить и даже исключить потери документов.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Юридическая сила документа
Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков.
Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой. Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа. Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому кодексу РФ и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.
Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе письмом, но не повлияет на его юридическую силу.
К юридически значимым относятся следующие реквизиты:
- наименование организации;
- подпись;
- дата документа;
- печать;
- гриф утверждения документа;
- регистрационный номер документа.