12.3.3. Організація первинного та аналітичного обліку фінансових інвестицій

При придбанні, перепродажу цінних паперів з каси або поточного рахунку підставою для здійснення записів в бухгалтерському обліку є ПКО чи виписка банку. Оплата придбаних акцій може проводитись не тільки шляхом перерахування грошових коштів, але й матеріальними цінностями, нематеріальними активами, основними засобами, що повинно бути обумовлено в договорі.

Підставою для здійснення відповідних записів є документи, які підтверджують факт передачі об'єктів інвестором AT (акт приймання-передачі основних засобів, накладна на відпуск матеріалів на сторону тощо).

Підставою для оприбуткування депозитних сертифікатів та отримання процентів є виписка банку з рахунків в банку з доданням виправдовуючих документів.

По кожному пакету придбаних цінних паперів в 2-х примірниках складається реєстр, який повинен мати наступні обов'язкові реквізити: найменування емітенту; номінальну вартість цінного паперу; купівельну вартість; номер, серію тощо; загальну кількість; дату купівлі; дату продажу.

На розрахунок премії або дисконту складається довідка бухгалтерії. Коли придбані підприємством акції, облігації або інші цінні папери передаються банку на тимчасове зберігання, то в регістрах аналітичного обліку посилаються на відповідний документ, який одержано з банку.

Аналітичний облік фінансових інвестицій ведеться в розрізі видів придбаних цінних паперів та підприємств, що їх емітували (випустили). При цьому побудова аналітичного обліку повинна забезпечити можливість отримання інформації про фінансові вкладення в об'єкти як на території України, так і за кордоном (табл. 12.8).

Таблиця12.8. Аналітичний облік цінних паперів

Аналітичний облік ощадних сертифікатів ведеться за банками, які видали сертифікати.

Операції з обліку довгострокових та поточних фінансових інвестицій відображаються в журналі-ордері № 3.

Н а підприємстві фінансові інвестиції зберігають в касі підприємства в порядку збереження готівки, як це передбачено нормативними документами Національного банку України.

Матеріальна відповідальність за їх збереження покладається на касира або особу, яка виконує його обов'язки. На них складають опис із зазначенням виду цінних паперів, номера, серії, номінальної ціни і строку погашення. Реєстр складають в 2-х примірниках: один - для касира, другий -для бухгалтерії. Записи в ньому здійснюються по кожному виду цінних паперів (зразок 12.1).

Зразок 12.1

Всі цінні папери описуються в Книзі обліку цінних паперів, яка повинна бути зброшурована, скріплена печаткою підприємства та підписами керівника та головного бухгалтера, сторінки пронумеровані. Виправлення в Книгу можуть вноситись лише з дозволу керівника та головного бухгалтера із зазначенням дати виправлень.

12.4 Загальні положення організації контролю за здійсненням касової та фінансової дисципліни

Організацію обліку грошових коштів і розрахунків на підприємстві здійснює розрахунковий відділ

центральної бухгалтерії. Кількість осіб, які працюють у цьому відділі, визначається обсягами робіт, пов'язаними із здійсненням розрахункових операцій.

Контроль за здійсненням касової дисципліни - це систематичне спостереження за своєчасною здачею в банк касових надходжень і депонованої заробітної плати шляхом дотримання ліміту витрачання готівки (наявних грошових коштів) із виручки і лімітів касових залишків, видачі цільових авансів підзвітним особам суворо в межах потреби і використання грошових коштів за призначенням. Цей контроль включає щоденний перегляд касових звітів, оформлення підписом головного бухгалтера касових ордерів до передачі їх касиру для виконання і грошових чеків до пред'явлення їх банку.

Бухгалтерський контроль передбачає виконання дій та процедур, які призначені для збереження активів підприємства. Такий контроль повинен охоплювати всі активи підприємства — грошові кошти, рахунки до отримання, фінансові інвестиції, операційні активи тощо.

Найбільша увага при цьому зосереджується саме на грошових коштах, тому що вони найбільш уразливі до крадіжок та шахрайства.

Ефективність бухгалтерського контролю грошових коштів включає наступні складові (див. рис. 12.21).

Розподіл особистих обов'язків та використання встановлених процедур - важливі елементи контролю грошових коштів. Розподіл обов'язків та відповідальності запобігає крадіжкам, тому що за умов дотримання перелічених вище вимог для їх здіснення потрібна змова про крадіжку та її приховування між двома чи більше особами. Встановлені процедури здійснюються таким чином, що робота, виконана однією особою, обов'язково контролюється та перевіряється іншою особою.

Рис. 12.21. Складові ефективного бухгалтерського контролю грошових коштів

Об'єктом контролю також повинні бути факти зловживань з грошовими коштами та, зокрема, по витрачанню фонду заробітної плати.

Для усунення зловживань при одержанні грошей з банку потрібно встановити правило, при якому одночасно з підписанням чеку повинен підписуватись зареєстрований в контрольному журналі прибутковий касовий ордер на суму, проставлену в чеку.

Перевірка оприбуткування касою всіх сум, які були одержані з банку за чеками, здійснюється за допомогою журналів обліку касових та банківських операцій, але вона може бути проведена не одразу, не підчас здійснення

операції, що значно знижує її ефективність.

З метою попередження можливих зловживань, пов'язаних з нарахуванням та виплатою заробітної плати необхідно детально продумати кожен етап облікової роботи стосовно нарахування заробітної плати, утримань та видачі грошей, щоб крадіжки та розтрати грошових коштів на цій ділянці облікової роботи стали неможливими.

Контроль за дотриманням фінансової дисципліни — це систематичне спостереження за виконанням фінансового плану по податках, зборах і внесках до державних цільових фондів, своєчасним погашенням кредитів банку, забезпеченістю позичок банку, дотриманням строків позовної давності по відношенню до дебіторів і своєчасним внесенням до бюджету сум, незабезпечених вимогами, кредиторської заборгованості. Цей контроль базується на перегляді п'ятиденних або декадних строків платежів по фінансовому плану, строків погашення позик банку, відомостей про забезпечення позичок і рахунків аналітичного обліку по розрахунках.

Контроль за здійсненням касової, розрахункової і фінансової дисципліни потрібно планувати на цілий рік (табл. 12.9).

Таблиця 12.9. План здійснення контролю за дотриманням касової, розрахункової та фінансової дисципліни

Для перевірки виконання касиром касової дисципліни застосовують раптову перевірку каси, за результатами якої складається відповідний акт.

Інвентаризація повинна проводитись на кожному підприємстві в терміни, встановлені керівником (але не рідше одного разу на квартал).

Перед тим, як приступити до перевірки, інвентаризаційна комісія повинна одержати у касира звіт по касі на момент інвентаризації, перевірити його і встановити правильність виведеного залишку грошових коштів.

Комісія перевіряє фактичну наявність грошових коштів і цінних паперів (акцій, облігацій, чекових книжок тощо), що можуть зберігатись в касі.

Далі фактична наявність грошових коштів та інших цінностей в касі порівнюється з даними про їх залишки, зафіксовані в бухгалтерських регістрах.

При перевірці фактичної наявності грошових документів встановлюється сума, автентичність кожного документу і правильність його оформлення. Перевірка здійснюється по окремих видах документів із зазначенням в акті назви, номера, серії купюри і загальної суми.

В акті відображається фактична наявність коштів, поштових марок, розрахункових чекових книжок та інших грошових документів, встановлена при інвентаризації і за обліковими даними. При цьому використовуються дані касових книг, відомостей аналітичного обліку грошових документів, описів з обліку цінних паперів. Якщо цінні папери зберігаються в депозитарії, то їх наявність підтверджується випискою депозитарія. Іноземна валюта записується в акті за курсом, який діє на день інвентаризації.

Інвентаризація грошових коштів на рахунках в банках здійснюється методом звірки залишків, які обліковуються на рахунках в бухгалтерії із залишками по банківських виписках.

Виписки банків про залишки коштів на поточних, спеціальних, валютних, акредитивних рахунках в банках повинні бути підтверджені взаємним актом.

В банківських установах отримують останні виписки із виправдовуючими документами, на яких голова інвентаризаційної комісії робить відмітку: "Записи про виписку підлягають інвентаризації". Необхідно прослідкувати, щоб в бухгалтерії ці банківські виписки і документи до них були перевірені, опрацьовані і їх дані відображені у відповідних регістрах обліку. Суть інвентаризації, в такому випадку, полягає у встановленні реальності залишків шляхом перевірки відповідності сальдо по всіх банківських виписках і облікових регістрах на кінець інвентаризаційного періоду, встановлення можливих розбіжностей і претензій до обслуговуючого банку, якщо останні мали місце. При наявності таких розбіжностей результати інвентаризації оформлюються актом, із зазначенням в ньому причин, спорів в розрахунках, які виникли і які підтверджуються засвідченими довідками банку. " За необхідності

достовірність виписок встановлюють зустрічною перевіркою в банківських установах.

Інвентаризація грошових коштів в дорозі здійснюється методом порівняння сум на субрахунках бухгалтерського обліку з даними квитанцій банківських установ, поштових відділень, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банка тощо.

Інвентаризація розрахунків дає можливість виявити прострочену заборгованість та оцінити реальність її отримання.

На основі цього застосовуються заходи або щодо стягнення заборгованості з дебіторів, або щодо її списання як безнадійної з обліку. У першому випадку це призведе до додаткового надходження грошових

коштів, у другому - дозволить звільнитись від статей балансу, які перекручують його структуру.

Інвентаризація дебіторської заборгованості здійснюється шляхом складання актів звірки розрахунків. Підприємства-кредитори направляють ці акти своїм кредиторам, які в десятиденний термін з дня отримання актів підтверджують залишок заборгованості або повідомляють свої заперечення. На рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками та іншими дебіторами і кредиторами повинні запишатися виключно узгоджені суми. Якщо до кінця звітного періоду розбіжності не усунено або не з'ясовано, суми розрахунків відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, визнаних нею правильними.

Зацікавлена сторона передає матеріали про розбіжності на вирішення до відповідних органів.

За розрахунками з фінансовими, податковими органами і банками неврегульовані суми розрахунків на балансі не допускаються.

До акту інвентаризації розрахунків додається довідка про заборгованість, за якою закінчився термін позовної давності.

При інвентаризації розрахунків перевіряється обґрунтованість сум, відображених на розрахунках за виданими авансами, підзвітними сумами, депонентами, виданими та отриманими векселями.

Дані про довгострокові і короткострокові фінансові вкладення в цінні папери (акції, облігації тощо), депозити, статутні капітали інших підприємств наводяться в окремих інвентаризаційних описах, в яких вказується назва фінансової інвестиції (акції, облігації, паї, депозити тощо), дата і строк вкладення, номер і серія цінних паперів, назва документу, що підтверджує фінансові інвестиції (установчий договір, інші домовленості, виписки банків, накладні на передачу обладнання тощо), сума, вид вкладення. При інвентаризації цінних паперів встановлюється:

► правильність оформлення цінних паперів;

► реальність вартості цінних паперів, що знаходяться на балансі;

► збереження цінних паперів (шляхом співставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку);

► своєчасне і повне відображення в бухгалтерському обліку отриманих доходів по цінних паперах.

Інвентаризація цих засобів проводиться шляхом перевірки наявності цінних паперів, перевірки в установчих та інших документах даних про паї і вкладення до статутних капіталів спільно створених підприємств і депозитаріїв.

Інвентаризація цінних паперів проводиться за їх окремими видами, із складанням опису, в якому наводяться: номінальна та фактична вартість, строки погашення та їх загальна сума.

При інвентаризації перевіряється наявність обов'язкових реквізитів, щоб запобігти їх навмисній фальсифікації. Реквізити кожного цінного паперу порівнюються з даними описів (реєстрів, книг), що зберігаються в бухгалтерії підприємства.

Якщо цінні папери зберігаються в установі банку, то комісія проводить інвентаризацію за документами банку, що підтверджують їх прийняття.