Вопросы и задания для самоконтроля

1. Назовите операции, характерные для баз данных.

2. Как называют таблицу базы данных в Excel?

3. Что называют диапазаном извлеченных значений?

4. Назовите основные рекомендации для создания списков в Excel.

5. Какие параметры сортировки можно указать для списка?

6. Укажите порядок выведения данных при сортировке по возрастанию.

7. Перечислите действия, которые необходимо выполнить для сортировки данных.

8. Назовите известные Вам типы фильтрации данных.

9. Назовите порядок действий для выполнения автофильтрации.

10. Назовите порядок действий для применения расширенного фильтра.

СРС № 24

Сводные таблицы Теоретический материал

1. Понятие сводной таблицы

Сводная таблица Microsoft Excel — это таблица специального вида, построенная на базе одной или нескольких исходных таблиц и содержащая сводную информацию по этим таблицам. Для создания сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных. Полями исходной таблицы могут быть столбцы исходной таблицы или списка Excel, поля таблицы или запроса внешнего источника.

При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях сводной таблицы будут содержаться.

Поле — это некоторая совокупность данных, собранных по одному признаку.

Элемент — отдельное значение, содержащееся в поле.

Обычные таблицы могут быть только плоскими, двумерными. Вот почему некоторые элементы приходится дублировать. Сводная таблица является многомерной. Ее можно сравнить со стопкой листов: виден только верхний лист, но в любой момент можно вытащить наверх любой необходимый.

Сводная таблица всегда связана с источником данных. Сама она предназначена только для чтения, а изменения нужно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводной таблицы, выбирать различные параметры вычислений.

Для работы в Excel со сводными таблицами существует специальная панель инструментов Сводные таблицы.

2. Создание сводных таблиц

Большие таблицы с повторяющимися данными не очень удобны для просмотра информации и ее анализа. Для более наглядного представления данных из таких таблиц и используются сводные таблицы. Для большей наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет перестраиваться при изменении сводной таблицы.

Сводные таблицы создаются с помощью средства Мастер сводных таблиц и диаграмм. Для того чтобы создать сводную таблицу:

1. Выполните команду Данные/Сводная таблица. На экране появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3.

2. В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся установите один из следующих переключателей, позволяющих определить источник вашей сводной таблицы:

• в списке или базе, данных Microsoft Office Excel — в этом случае источником данных служит список или таблица, расположенные на рабочем листе Excel (при этом должен быть открыт лист с исходной таблицей).

• во внешнем источнике. данных — в этом случае источник данных находится в файлах (таблицах), созданных с помощью других программам, таких как Paradox, dBase, Access или SQL Server.

• в нескольких диапазонах консолидации — источником данных являются несколько списков или таблиц, расположенных на рабочих листах Excel.

• в другой сводной таблице или сводной диаграмме — источником данных является другая сводная таблица (или сводная диаграмма в случае создания диаграммы), расположенная в активной рабочей книге.

3. Под заголовком Вид создаваемого отчета установите переключатель сводная таблица для создания только сводной таблицы.

4. Нажмите кнопку Далее. Появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2 из 3.

5. На этом шаге надо выбрать диапазон данных, на основе которых будет создана сводная таблица. Если открыт рабочий лист с исходной таблицей, то Excel выделит диапазон автоматически. Если вас не устраивает этот выбор, просто выделите мышью вашу таблицу, при этом диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2 из 3 останется активным.

6. Нажмите кнопку Далее. Появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3.

7. Выберите один из вариантов в группе Поместить таблицу в:

• новый лист — расположить сводную таблицу на новом рабочем листе. Обычно это удобнее для работы с данными.

• Существующий лист – расположить на существующем рабочем листе. При этом надо выбрать место расположения сводной таблицы на рабочем листе так, чтобы она не перекрыла исходную таблицу.

8. Нажав на кнопку Параметры, можно установить различные параметры сводной таблицы, как, например, вывод общего итога по столбцам или строкам и др.

9. Нажатие кнопки Макет приводит к появлению диалогового окна Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет. Здесь можно задать, как будут размещены поля исходной таблицы в сводной таблице.

10. Нажмите кнопку Готово, чтобы закончить процесс, — на экране появится сводная таблица.

Если не использовать кнопку Макет, то появится разметка для будущей таблицы и панель инструментов Сводные таблицы, так что структуру сводной таблицы можно задать непосредственно на рабочем листе.

При создании сводной таблицы по умолчанию в графе Общий итог подсчитывается сумма значений из поля данных.