2. Работа с данными в базе данных.

Для обработки имеющейся в базе данных информации применяются сортировка и фильтрация данных.

Сортировка позволяет упорядочить данные по определенному параметру, а фильтрация – выбрать из имеющегося списка только данные удовлетворяющие определенному условию.

Стандартные средства Excel позволяют использовать для сортировки до трех полей. При работе с большими базами данных иногда требуется сортировать данные более чем по трем полям что выполняется в Excel с помощью множественной сортировки.

При выборе команды Данные/Сортировка на экран выводится диалоговое окно Сортировка диапазона. В этом окне можно задать дополнительные параметры (сортировать строки или столбцы), порядок сортировки отдельно для каждого из трех полей, а также указать, имеется ли в этом списке строка заголовка.

При этом в списках Сортировать по и Затем по определяется, по каким полям диапазона будет идти сортировка. Расположенные рядом с каждым из списков переключатели по возрастанию и по убыванию определяют направление сортировки.

В Excel используется следующий порядок данных при сортировке:

1. числа (от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного);

2. текст;

3. логические значения типа FALSE (Ложь);

4. логические значения типа TRUE (Истина); ,

5. значения ошибок (значения будут находиться в том же порядке, что и до упорядочивания);

6. пустые значения (всегда добавляются в конец списка вне зависимости от положения переключателей по возрастанию и по убыванию).

Чтобы отсортировать данные сделайте следующее:

1. Выделите диапазон ячеек, который необходимо подвергнуть сортировке. В том случае, если список, который необходимо отсортировать, со всех сторон окружен пустыми ячейками, достаточно выбрать только одну ячейку.

2. Выполните команду Данные/Сортировка.

3. Проверьте положение переключателя в группе Идентифицировать поля по. Если список имеет заголовок столбцов в первой строке, то следует выбрать переключатель подписям (первая строка диапазона). В этом случае названия столбцов участвовать в сортировке не будут. Если заголовков нет, то следует выбрать переключатель обозначениям столбцов листа.

4. В списке Сортировать по выберите значение первого поля, по которому необходимо сортировать данные. Это поле называется первым ключом сортировки.

5. Установите переключатель по возрастанию или по убыванию в нужное положение.

6. В группах Затем по установите значения для второго, и третьего ключей сортировки. Второй ключ используется, если обнаруживаются повторения в первом, а третий — если повторяется значение и в первом, и во втором ключе.

7. Нажмите кнопку ОК.

Средство автофильтрации, или автофильтр, позволяет произвести фильтрацию данных в списке очень простым и легким в использовании методом – строка заголовка базы данных преобразовывается в группу раскрывающихся списков, позволяющих задать условие фильтрации для каждого из полей. Автофильтр производит скрытие строк, не удовлетворяющих критерию, что очень удобно для представления данных и их распечатки. Однако стоит помнить, что Excel скрывает при этом всю строку, и данные, находящиеся слева или справа от списка, могут стать недоступными после фильтрации списка.

Если необходимо применить средство автофильтрации для списка:

1. Выберите список, выделив диапазон либо ячейку, принадлежащую списку.

2. Выполните команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Список будет преобразован соответствующим образом.

3. Для того чтобы задать условие фильтрации для поля со списком, откройте раскрывающийся список в заголовке поля.

4. Выберите в этом списке необходимый способ фильтрации. Данные будут отфильтрованы в соответствии с выбранным вариантом.

Форма данных или автофильтр очень ограничены в выборе способов фильтрации/поиска и в возможностях задания критерия поиска. В том случае, когда нужно произвести действительно сложный поиск/фильтрацию, следует пользоваться другим средством — расширенным фильтром. Это средство позволяет использовать всю мощь Excel для поиска данных в списках.

Для того чтобы применить расширенный фильтр:

1. Выполните команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр.

2. С помощью переключателей поля Обработка выберите требуемый результат: фильтровать список на месте, фильтрация списка с сокрытием строк или скопировать результат в другое место.

3. В поле Исходный диапазон укажите местоположение фильтруемого списка.

4. В поле Диапазон условий укажите диапазон критерия.

5. В поле Поместить результат в диапазон укажите диапазон извлечения. Данное поле доступно только в том случае, когда установлен переключатель скопировать результат в другое место.

6. Установите флажок Только уникальные записи, если необходимо, чтобы одинаковые записи не повторялись, а выводились только один раз.

7. Нажмите кнопку ОК.