Работа с базами данных в Excel Теоретический материал

1. Средства Excel для организации баз данных

Современные базы данных (точнее, базы данных реляционного типа) представляют собой набор таблиц, имеющих между собой сложные связи. Каждая такая таблица состоит из набора строк, называемых Записями, Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жестко определены требования к типу содержащихся в них данных. Проведем аналогию с каталогом литературы в библиотеке. В качестве таблиц можно рассматривать разделы каталога: книги, журналы и т. п.; записями можно считать карточки, в которых указываются данные о книге или журнале; полями записей будут данные, указанные в карточках: автор, издательство, год издания, внутренний код, указывающий местоположение в архиве, и т. д.

Характерными для баз данных являются следующие операции:

• ввод новой записи (помещение карточки на новую книгу в каталог);

• удаление записи (списание книги с соответствующим изъятием карточки из каталога);

• редактирование записи (изменение данных карточки, например, при инвентаризации);

• упорядочивание (сортировка) записей;

• поиск по критерию.

Excel поддерживает все указанные операции. Excel позволяет создавать базы данных непосредственно на рабочем листе. В первом приближений такая база данных представляет собой самую обычную таблицу, называемую списком.

Диапазон базы данных — область на рабочем листе, где находится таблица, выступающая в роли базы данных.

Диапазон извлеченных значений — область рабочего листа, в которую помещаются значения, полученные из списка при выполнении операций поиска и фильтрации.

Диапазон критериев — область рабочего листа для помещения критерия поиска при формировании сложных условий поиска.

Рекомендации по созданию списков:

• Если список только один — задайте ему имя База_данных.

• При наличии нескольких списков на странице следует отделять их как минимум одной строкой (столбцом), в противном случае при использовании автозавершения для ввода значений в ячейки списков может произойти путаница. Можно избежать этого, присвоив каждому из диапазонов значений списка свое имя, — в таком случае Excel определит границы списка по границам именованного диапазона.

• Не забудьте задать строку заголовка — это поможет избежать непредвиденных ситуаций при работе с данными.

• Задав имя списка, можно производить ввод, удаление и редактирование данных. Для этого есть несколько возможных путей: ручное редактирование строк списка, ввод посредством выполнения команды меню Данные/Форма (используя форму ввода данных), ввод с помощью мастера шаблонов или форм, созданных в Access.

При проектировании баз данных (списков) в Excel рекомендуется:

• Располагать списки на отдельных рабочих листах.

• Внимательно следить за расположением списков — при помещении списка под неограниченным диапазоном (т. е. под диапазоном, который со временем может увеличиться) извлеченных значений возможно наложение с потерей данных в нем.

• Выделить место для дальнейшего роста списка — при добавлении записи используется первая после окончания списка строка, т. е. список растет вниз, и при наличии непустой строки под ним ввод новых данных будет невозможен.

• Пользоваться формой ввода данных.

• Для удобства выделения списка ограничить его снизу и сверху пустыми строками, а по бокам—пустыми столбцами. В таком случае выделить весь диапазон списка можно, выделив одну, из ячеек списка и нажав сочетание клавиш<Ctrl>+<Shift>+<*>.

• При проектировании больших баз данных более эффективным является применение системы управления базами данных Access, которая позволяет намного быстрее структурировать данные и экспортировать их затем в Excel И в дальнейшем можно использовать средства Access для обработки баз данных Excel.