Службові телеграми

ТЕЛЕГРАМА — це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, спо­лучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку «не» з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують умовні позначення або пишуть їх словами.

Знаки «—» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Телеграфний зв'язок підприємств, організацій, установ України з представниками далекого зарубіжжя ведеться українською мовою, лише абетку замінюють латинськими літерами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (першим передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми (дод. 18) і телеграми-відповіді (дод. 19).

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, котра підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують ве­ликими літерами.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово — з великої).

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

• назву виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

• категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

• вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено тощо);

• телеграфну адресу одержувача (повну або умовну);

• номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

• текст;

• вихідний номер телеграми;

• скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму;

• посаду особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);

• прізвище особи, яка підписала телеграму;

• поштову адресу й назву підприємства — відправника телеграми;

• реквізит 23 (підпис);

• дату підписання телеграми;

• відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Телефонограми

ТЕЛЕФОНОГРАМА — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Такий зв'язок використовують, коли треба терміново оповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або ін­ший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (ба­жано — до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце про­ведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, котрі погано сприймаються на слух (наприклад, прізвище Рценко), то треба кожну літеру передавати словами (на­приклад, Роман, циган, екран, Наталка, Кирило, Оксана).

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх із номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:

• назву виду документа (телефонограма);

• адресата;

• дату підписання;

• індекс (вихідний номер);

• реквізит 23 (підпис);

• прізвище й номер телефону особи, яка передала телефонограму;

• прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефоно­граму;

• дату й час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримувати таких правил:

1) відрекомендуватися й назвати номер свого службового теле­фону;

2) назвати вид документа;

3) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правиль­ності запису його абонентом);

4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефоно­граму;

5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, потрібно ознайомити з її змістом керівника чи (та) працівників, яким адресовано телефо­нограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних (дод. 20) чи спеціальних (дод. 21) бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.