Доповідні записки

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА — це службовий документ, адресований керівнику даної чи вищої організації (керівнику структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати ке­рівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в першій — констатувальній (описовій) — наводять факти або описують си­туацію, а в другій — викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають ре­гулярно.

Тексту доповідної записки передує заголовок. Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляють на чистому аркуші паперу від руки (дод. 14). Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі під­приємства) оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ЗОВНІШНЬОЇ ДОПОВІДНОЇ ЗАПИСКИ:

10 — назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

11 — дата (проставляють у день підписання);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

16 — адресат;

19 — заголовок до тексту;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі по­треби);

23 — підпис.

Пояснювальні записки

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА — це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

• записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Склад реквізитів пояснювальної записки такий самий, як і в доповідній записці;

• записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників (дод. 15). Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

А К Т И

АКТ — це службовий документ, який засвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Мож­ливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою осо­бою (ревізором, інспектором).

Акти складають за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків, експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, прийманні об'єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення й т. д. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він міс­тить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Кількість примірників акта визначається нормативними доку­ментами або практичними потребами.

Особа, котра повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис (про свою незгоду то­що). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку (невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт).

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

Одна з особливостей оформлення акта полягає в тому, що перед текстом (нижче від заголовка до тексту) зазначають підставу, яку оформляють за зразком реквізиту 22.

Текст акта складається з двох частин: вступної й констатувальної. Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова «Присутні» дру­кують: «Голова комісії», потім — «Члени комісії», зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами.

У констатувальній частині викладають цілі й завдання, суть і характер здійсненої комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропо­зиції стосовно виявлених фактів.

Як правило, акт складають у трьох примірниках: перший при­мірник направляють до вищої організації, другий — керівникові організації, третій — підшивають у справу.

Акти оформляють на загальних, трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як із кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ АКТА:

10 — назва виду документа (А К Т);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

17 — гриф затвердження (оформляють у разі потреби);

19 — заголовок до тексту;

— підстава (оформляють за зразком реквізиту 22);

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (в разі потреби);

23 — підпис (спочатку, друкують: «Голова» й розшифрування підпису голови; нижче друкують: «Члени комісії» й розшифрування підписів у алфавітному порядку.

Зразок акта можна розглянути в дод. 16.