Тема 4.2 Стоимость участия в выставке. Составление бюджета выставки

Формирование учётной политики фирм, занимающихся организацией выставок. Наиболее важные налоговые аспекты учётной политики. Классификация затрат выставочных организаций. Особенности бухгалтерского и налогового учёта. Основные требования к составлению сметы участия в выставке. Стоимость участия в выставке. Составление бюджета выставки. Прямые расходы. Расходы на строительство стенда и стройматериалы. Расходы на выставочные экспонаты. Расходы на работу с посетителями. Расходы на содержание штата. Оценка требуемой площади стенда.

Краткая аннотация:

При определении источников финансирования следует обращать внимание на разнообразие возможных вариантов в зависимости от типа действующих выставочных предприятий, их форм собственности, юридического статуса или специализации. Наряду с источниками финансирования для эффективной выставочной деятельности важнейшее значение имеет структура производственных и непроизводственных затрат и опыт балансирования ими. Работы по проектированию, художественному оформлению и обеспечению функционирования выставок, проведение сопутствующих мероприятий (семинаров, культурных программ, деловых встреч) требуют существенных материальных вложений и финансовых затрат. Эти затраты ложатся в основу формирования себестоимости и расчетных цен выставочных работ и услуг. Менеджер, контролирующий процесс ценообразования, должен хорошо разбираться в составе затрат и механизме обоснования стоимости.

Типовые затраты производственно – хозяйственной деятельности. Для определения объемов и себестоимости работ по подготовке и проведению выставки составляется документ «Смета затрат». Это таблица, в которой построчно перечисляются и в соответствующих графах оцениваются в количественном и стоимостном выражении работы, оплаты труда, сырье и материалы, цена за единицу, суммарный объем. В последней графе указывается расчетная суммарная стоимость статьи. Делается это на основе калькуляций расходов или установленных нормативов. Путем суммирования стоимостей по каждой статье получают общую стоимость подготовки и проведения мероприятия. Рассмотрим типовой состав затрат на организацию выставки. Он примерно следующий:

1. Затраты на творческую подготовку выставки: проведение творческих конкурсов, гонорары творческим работникам за разработку концепций выставки, творческого проекта или идеи, составление текстов, написание сценариев, на проекты художественно – графического оформления, прочие расходы, связанные с творчеством. Оплата творческих работ государственными предприятиями осуществляется по ставкам Министерства культуры, а коммерческими организациями – по договорным ценам или действующим расценкам фирмы.

2. Затраты на информацию о выставке, полиграфическую и наружную рекламу, рекламу выставочного мероприятия в СМИ, на радио и телевидении.

3. Затраты на техническую подготовку выставки и реализацию проекта, т. е. затраты на зарплату административного, исполнительного и вспомогательного персонала, на приобретение материалов и изготовление оборудования, плата за аренду и прокат оборудования и технических средств, на транспортировку выставочных грузов, затраты на монтаж стендов и оборудования, затраты на страхование выставки.

4. Затраты на эксплуатацию выставки: оплата обслуживания арендуемых помещений и площадей, оплата электроэнергии, воды, противопожарной охраны, работы служб безопасности, телефонной связи и телекоммуникаций, затраты на вознаграждения, поощрения и награды.

5. Затраты на представительские продукты и сувениры.

6. Затраты на проведение сопутствующих мероприятий: семинаров, конференции, встреч специалистов, презентаций на конкурсы лучших экспозиций.

7. Затраты на закрытие и демонтаж выставки. [1]

«Смета затрат» после согласования с руководством становится основой для утверждения бюджета выставки, выделения средств исполнителям и контроля оплаты последующих операций и работ, установления расценок на разные выставочные услуги и работы, возмещающих произведенные затраты и формирующих прибыль, определения долей затрат, списываемых на себестоимость производства.

Планируемые доходы от входных билетов в бюджете выставки относят на статью «Сборы с посетителей». Иногда планируется окупить часть этих затрат не только за счет стоимости входных билетов, но и стоимости участия специалистов в семинарах, конференциях. Тогда для этих мероприятий устанавливается соответствующая «Стоимость участия», например, по количеству мест в зале или по количеству заявок на участие.

Затем планово – финансовая служба по средней себестоимости и планируемой прибыли, устанавливает конкретные расценки на 1 кв. м экспозиционной площади в разных местах павильона, дифференцируя их по категориям привлекательности, выгодности, удобства, заинтересованности. В лучших местах устанавливаются повышенные наценки, а за места, малопривлекательные или пользующиеся меньшим спросом, делаются скидки.

Чтобы обеспечить не только возмещение затрат, но и получение прибыли, расчеты производят с учетом необходимой рентабельности хозяйственной деятельности и к утвержденным общим затратам на выставку добавляются будущие платежи, перечисления в фонды, налоги, приплюсовывается расчетная прибыль и, таким образом, получают отчетно – плановый показатель – «Объем работ».

Следует добавить, что в выставочной практике себестоимость складывается из производственных и внепроизводственных затрат. Производственные затраты – это непосредственные затраты на производство работ, а внепроизводственные затраты – сопутствующие расходы, с производством выставочных работ и услуг непосредственно не связанные и просто списываемые на себестоимость по статьям сметы «Внепроизводственные затраты». Состав себестоимости подготовки и проведения выставки складывается из множества элементов затрат. Для удобства расчетов или сравнения вариантов используют интегрированные, универсальные или «приведенные к базе показатели», например:

- Затраты и себестоимость на содержание 1 кв. м чистой выставочной площади;

- Затраты и себестоимость на застройку и эксплуатацию 1 кв. м художественно оформленных площадей в период проведения выставок;

- Среднегодовые затраты или себестоимость эксплуатации 1 кв. м площадей.

И все это нужно уметь достоверно обсчитать, что бывает достаточно сложно сделать по всем правилам. Поэтому в некоторых организациях расчеты ведут от обратного. Сначала путем маркетинговых исследований рынка выставочно – ярмарочных услуг выявляют существующие расценки на работы и услуги различных фирм. Затем, исходя из местных условий и возможностей, с учетом уровня и качества услуг и работ устанавливают расценки для потребителей и клиентов, т. е. просто подгоняют под расценки сметы затрат, калькуляции, себестоимость и другие расчетные показатели. Этот прием применяется еще и в случаях многовариантных расчетов, например, когда предварительные прикидки показывают, что выявленные затраты не укладываются в утвержденный бюджет выставки. Тогда начинаются повторные расчеты с поиском наиболее экономного варианта.

Бизнес – планы выставочных мероприятий. Поскольку в России итоги подводятся поквартально и в конце года, для лучшей организации работ и управления производственно – хозяйственными процессами предприятия традиционно планируют свою деятельность накануне этих периодов.

Особое значение для проведения хозяйственной политики, выбора тактики и стратегии выставочной организации приобретают экономические программы, которые теперь чаще называют бизнес – планами.

В сущности, это комплект документов с технически обоснованной программой выставок или ярмарок на очередной год, где по каждой выставке делается экономическое обоснование ожидаемых результатов. Все чаще такие документы называются выставочными проектами. А бизнес – план – это итоговый документ с разнесенными по соответствующим графам названиями выставок с сопутствующими мероприятиями.

В основе всех программ и проектов лежит «Сводная смета затрат», составленная на основании смет затрат по каждой выставке года.

Таким образом «Сводная смета затрат» - это комплект смет затрат по каждой выставке плюс итоговая смета, суммирующая показатели по соответствующим статьям смет затрат по каждой выставке.

Например, если проектом или программой деятельности предприятия намечается провести 12 выставок за год, то «Сводная смета» будет состоять из 13 документов (12 смет плюс сводная смета затрат). [2]

Руководство организации утверждается только итоговый документ, по которому определяется годовой бюджет на проведение выставок. Остальные сметы просто визируются ответственными исполнителями, такт как в следующем году в зависимости от складывающихся экономических условий они обязательно уточняются, корректируются и утверждаются перед началом подготовки очередной выставки.

Организация простого и действенного статистического и бухгал­терского учета важнейший фактор эффективности функционирования рекламных и выставочных организаций. К сожалению, как указывает в упомянутой выше статье А.И. Агаларов «действующая система бух­галтерского учета, разработанная еще в советское время, громоздка и сильно затрудняет работу в современных экономических условиях, усложняет для государства сбор налогов, создает предприятиям мно­жество проблем на пути хозяйственного развития и роста.

Схема рос­сийского бухгалтерского учета все еще не отвечает принятым между­народным стандартам, трудно применима для интеграции российской экономики в мировую хозяйственную систему. Часто она непонятна для иностранных партнеров и инвесторов. Положение дел требует разработки новых систем статистического и бухгалтерского учета, от­вечающих интересам государства и соответствующих международным требованиям и стандартам».

К тому же существует ряд специфических проблем по бухгалтерско­му учету и отчетности у организаторов и участников выставок, связанных именно с выставочной деятельностью.

Литература:

1. Ромат, Е. В. Реклама. М.: 2003, 430 с.

2. Петелин, В.Г. Основы менеджмента выставочной деятельности: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления, «Коммерция» и «Реклама» /В.Г. Петелин. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005, с. 345 - 356.