Оформлення сторінок звіту Додавання розривів і нумерації сторінок

Якщо не всі необхідні дані поміщаються на одній сторінці, Access дозволяє поставити примусовий розрив сторінок, щоб не розривати групи даних і не порушувати структуру звіту. Для цього потрібно:

• Відкрити звіт у режимі Конструктора.

• На панелі елементів натиснути кнопку Разрыв страницы. В тих областях звіту, де можна поставити розрив сторінки, курсор мишки буде набувати вигляду хреста, до якого прикріплена сторінка.

• Помістити вказівник мишки в те місце, де необхідно розірвати сторінку, і клацнути лівою кнопкою мишки. З'явиться символ розриву сторінки.

Символ розриву сторінки можна переміщувати в межах всього звіту або видалити.

Після того, як звіт розбитий на сторінки, їх необхідно пронумерувати. Access надає декілька можливостей нумерації багато-сторінкових звітів. Номери сторінок можуть бути двох форматів, виводитись внизу або вверху кожної сторінки з різним вирівнюванням.

Для встановлення номерів сторінок необхідно:

• Відкрити звіт у режимі Конструктора.

• Вибрати команду Вставка, Номера страниц.

• В діалоговому вікні Номера страниц, що з’явилось, встановити необхідні параметри і натиснути кнопку ОК.

В розділі нижнього чи верхнього колонтитулів (залежно від заданих параметрів в діалоговому вікні Номера страниц) з’явиться текстове поле, джерелом даних якого буде вираз, який задає номер сторінки в вибраному форматі. Як і будь-яке інше текстове поле, номер сторінки можна переміщати і форматувати, змінювати його розмір і властивості.

Використання в звіті простих графічних елементів

Щоб зробити звіт більш ефектним і наглядним, Access дозволяє використовувати в ньому лінії і прямокутники. За допомогою цих елементів можна виділити заголовки і групи даних.

Щоб додати до звіту лінію, потрібно:

• Відкрити звіт у режимі Конструктора.

• На панелі елементів натиснути кнопку Линия. В тих областях звіту, де можна поставити лінію, курсор мишки буде приймати вигляд маленького хреста, до якого приєднана лінія.

• Клацнути лівою кнопкою мишки в тому місці звіту, де має починатися лінія, і, не відпускаючи кнопку мишки, накресліть лінію необхідної довжини, потім відпустити кнопку мишки.

Накреслену лінію можна переміщати, змінювати її розміри і властивості.

Заключивши в прямокутник декілька елементів управління, можна виділити певну групу даних. Щоб додати до звіту прямокутник, потрібно:

• Відкрити звіт у режимі Конструктора.

• На панелі елементів натиснути кнопку Прямоугольник. В тих областях звіту, де можна поставити прямокутник, курсор мишки буде приймати вигляд маленького хреста, до якого приєднаний прямокутник.

• Клацнути лівою кнопкою мишки в тому місці звіту, де має бути розташований верхній лівий кут прямокутника, і не відпускаючи кнопку мишки, перетягнути вказівник мишки в нижній правий кут прямокутника, потім відпустити кнопку мишки.

Накреслений прямокутник можна переміщати, змінювати його розміри і властивості.

Створення в звіті підсумкового поля

Підсумкові поля призначені для відображення в звітах виразів на основі вихідних даних. Поля обчислень в звітах можна використовувати для отримання підсумкових значень чи проведення спеціальних обчислень.

Щоб додати підсумкове поле, необхідно виконати наступні дії:

• Відкрити необхідний звіт в режимі Конструктора.

• Натиснути кнопку Поле на Панелі елементів, потім натиснути мишкою в звіті і перетягнути вказівник туди, де необхідно створити елемент управління – поле.

• Змінити надпис, щоб він відображав те, що потрібно ввести в цей елемент управління – Поле. Перемістити назву в потрібне місце.

• Клацнути на елементі управління Поле і надрукувати формулу, за якою необхідно виконати обчислення.

• Відкрити діалогове вікно Свойства і відкрити закладку Макет і в поле зі списком властивостей Формат обрати потрібне значення.

• Використовуючи кнопки панелі Формат/Отчет вибрати шрифт та встановити інші властивості відображення поля.

• Клацнути в будь-якому місці поза елементом управління Поле і перейти в режим Попереднього перегляду.