Система керування базами даних ms access. Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів.

Основна мета: актуалізація знань про призначення звітів в СКБД Microsoft Access, формування практичних навичок створення звітів у СКБД MS Access.

Система керування базами даних ms access. 1

Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів. 1

Поняття звіту 1

Звіт та його можливості 1

Представлення звітів 2

Режими роботи зі звітами 2

Структура звіту 2

Основні елементи режиму Конструктора 4

Формування звіту 5

Створення звіту і вибір джерела даних 5

Зміна розмірів звіту та його розділів 5

Інструменти для розробки звіту 6

Створення та видалення елементів звіту 6

Робота з об’єктами звіту 7

Зміна властивостей звіту і його елементів 8

Оформлення сторінок звіту 10

Додавання розривів і нумерації сторінок 10

Використання в звіті простих графічних елементів 11

Створення в звіті підсумкового поля 11

Правила створення розрахунків. 12

Сортування і групування даних 12

Властивості групи: 13

Застосування шаблона звітів 13

Перегляд і друк звітів 14

Контрольні запитання 15

Поняття звіту Звіт та його можливості

Однією з основних задач створення та використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. В Access для цієї мети призначені форми та звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачу інформацію і оформити її згідно з визначеним стандартом у вигляді документів, які можна проглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця чи запит.

Крім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть бути відображені обчислення за даними з таблиць і запитів значення, наприклад, підсумки. Дані у звіті можна групувати за вимогами користувача.

На відміну від форм, звіти не призначені для введення і редагування даних. Вони дозволяють їх лише переглядати і друкувати. В звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм.

Представлення звітів

Існує декілька способів представлення звітів, від найпростішого, але не дуже представницького (Автоотчет) до досить складного, але гнучкого (режим Конструктора отчета). Приблизно посередині між ними знаходиться Мастер отчетов, що суміщає певну гнучкість з досить простою процедурою створення звіту.

Режими роботи зі звітами

Робота зі звітами в Access може проходити в трьох режимах:

• Режим перегляду зразка.

• Режим попереднього перегляду.

• Режим конструктора.

Переключатися з режиму в режим можна за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор звітів (вибрати необхідний елемент зі списку, що відкрився) або використовуючи команди головного меню Вид → Образец (Вид → Предварительный просмотр; Вид → Конструктор).

Режим Попереднього перегляду призначений для перегляду звіту в Access в тому вигляді, в якому він буде виведений на друк. Звіт, відкритий в режимі попереднього перегляду, можна переглянути в збільшеному або зменшеному вигляді, відобразити на екрані одночасно одну чи декілька сторінок, а також надрукувати, попередньо встановивши параметри сторінки. За замовченням з вікна бази даних звіт відкривається саме в цьому режимі.

Режим Перегляду зразка – зручний засіб перевірки зовнішнього вигляду і структури (макету) звіту, що створюється. В цьому режимі у вікно перегляду виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макету звіту. Для перегляду всіх даних, що виводяться у звіті, рекомендовано використовувати режим Попереднього перегляду.

Режим Конструктора. Тільки в цьому режимі можна розробляти звіт, змінювати його структуру та зовнішній вигляд, додавати або вилучати елементи управління. Цим режимом зазвичай користуються розробники звітів Access. Режим Конструктора дозволяє створити новий звіт «з нуля».