§ 2. Кіру құқығына шектеулер қою

208. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде пайдаланушылардың құқықтары туралы ақпарат бар шағын жүйені пайдаланушылардың деректер базасы жүргізеді. Шағын жүйе пайдаланушыларға белгіленген құқықтарға сәйкес олардың шағын жүйе қызметіне, тіркеу журналдарына және электронды сақталатын құжаттарға енуін бақылайды. Шағын жүйені басқарушы пайдаланушылардың шағын жүйенің қызметіне, сондай-ақ тіркеу журналына кіру құқығын шектегені үшін жауап береді.

209. Уәкілетті бөлімше орталық аппараттың мүдделі бөлімше басшысының, филиалдарда – филиал басшысының өтініші бойынша пайдаланушының құжаттарға кіру деңгейін белгілейді.

210. Пайдаланушы шағын жүйеге кіретін кезде шағын жүйенің кіру деңгейімен рұқсат етілген шағын жүйенің қызметіне және тіркеу журналдарына ғана кіре алады.

211. Шағын жүйеге кіруге бақылау жасау шағын жүйенің әкімшілігіне жүктеледі.

212. Тіркеу журналдарында сақталатын құжаттарға кіру екі деңгейдегі нобай бойынша реттеледі:

1) бірінші деңгейде құжаттың тіркеу карточкасындағы ақпаратқа кіру реттеледі;

2) екінші деңгейде – құжаттың мәтініне кіру реттеледі.

213. Электронды құжаттарды өңдеу мен өткізу техникалық құрал-жабдықтары орналастырылған үй-жайға кіру тәртібін, сондай-ақ осы үй-жайға кіруге рұқсаты бар адамдардың құрамы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерімен белгіленеді.

§ 3. Хаттама жасау

214. Шағын жүйеде электронды қол қоюды пайдалануды қоса алғанда, жасалатын барлық іс-қимыл автоматты түрде жасалатын іс-қимылдар журналына белгіленеді.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды құжаттардың қозғалыстарының бәріне хаттама жасалады.

Пайдаланушылардың құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің бәрі электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің журналында хаттама жасалынады. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде жасалған құжаттардың көшірмелерінің есебі жүргізіледі.

§ 4. Ақпараттың тұтас және дұрыс болуы

215. Деректерді апаттан және істен шығу кезіндегі бүлінушіліктерден ерекше қолданылатын техникалық және жүйелік бағдарламалық құрал-жабдықтармен қорғайды. Серверлер кепілдік берілген электр қуатымен қоректендірілуі тиіс.

216. Шағын жүйенің әкімшілігі машина тасымалдаушыларына арналған резервтік көшіру операцияларының уақтылы және жүйелі жүргізілуіне жауап береді. Деректер базасын резервтік көшіру операциясы деректер базасының басқару жүйесінің құрал-жабдықтарымен, ал құжаттардың электронды мұрағатын – операция жүйесінің құрал-жабдықтарымен жүргізеді.

Электронды мұрағат ауысымдық тасымалдаушыларда (СD, DVD, MOD және басқалары) ақпаратты электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі құжаттар серверінен (бұдан әрі – Құжаттар сервері) ауыстыру негізінде ұйымдастырылады.

Құжаттар серверінде электронды құжаттар мұрағатына берілгенге дейін электронды құжаттар сақталады.

Шағын жүйе басқарушысы сессиялық режимде электронды құжаттарды ұзақ уақытқа сақтауға ауыстырады.

Электронды мұрағатқа көшірілген электронды құжаттардың көшірмелерін шағын жүйе басқарушысы Құжаттар серверінен алып тастауға міндетті.

Бөлімшенің электронды құжаттарының электронды мұрағатқа дұрыс, толық және уақтылы көшірілуіне шағын жүйе басқарушысы жауап береді.

217. Электронды қол қою механизмін пайдалану есебінен ақпараттардың шынайы болуына кепілдік беріледі. Шағын жүйеде жасалынатын тапсырмаларға, тапсырмаларды, құжаттарды орындау жөніндегі ақпараттарға, сондай-ақ іс-әрекеттерге пайдаланушының электронды қолы қойылады.

218. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіне сырттан кіру кезінде міндетті түрде байланыс арнасын шифрлеу қолданылады.

219. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат бөлімшесімен бірлесе отырып, криптографиялық қорғау құралдарына қойылатын талаптарды белгілейді.

13-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен,

Парламентінен, Үкіметінен келіп түсетін нормативтік құқықтық

актілердің есебін жүргізу және сақтау тәртібі

220. Нормативтік құқықтық актілерді есепке алу және сақтау көрсетілген құжаттар бойынша іс қағаздарын жүргізу заң бөлімшесіне жүктеледі.

221. Мемлекеттік үкімет органдарының заңдары, кодекстері, жарлықтары, қаулылары және басқа құжаттары түсуіне қарай іс қағаздарына тігіледі.

222. Мекеме қызметкерлері заң бөлімшесінде сақталатын нормативтік құқықтық актілерді пайдалана алады, ал өндіріс қажеттігі болған жағдайда және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес осы құжаттардың көшірмелерін ала алады.

14-тарау. Қызмет бланкілерін есепке алу,

сақтау және пайдалану тәртібі

223. Мекеме құжаттар жасау үшін А4 форматынағы қағазға орындалған арнайы қызмет бланкілерінің мынадай түрлері қолданылады:

1) хаттар үшін Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар, Қазақстан Республикасы Мекемесінің атауы және деректемелері бар елтаңбалы бланкілер;

2) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Бұйрық» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің талаптарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, басқа нормативтік құқықтық актілерді және Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесінің қаулыларын және басқаларын орындауға байланысты) ресімдеу үшін қолданылады;

3) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Өкім» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме бөлімшесінің немесе лауазым иесінің нормативтік құқықтық актілердің талаптарын, Мекеме жасаған шарттардың (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелердің талаптарын орындау жөнінде белгіленген іс-қимылдарын жүзеге асыруға арналған нұсқауын) ресімдеу үшін қолданылады;

4) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар Мекеме бөлімшелерінің хаттарына арналған бланкілер.

224. Уәкілетті бөлімше Мекеменің, филиалдарының және өкілдігінің бланкілерінің дизайнын жасайды. Орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген дизайнның (үлгінің) түпкілікті нұсқасын және бланк өнімінің таралымы бөлімшелердің нақты қажетіне сәйкес Мекеме басшысының өкімімен бекітіледі.

225. Қызметтік бланкілердің еркін түрдегі нысандарын пайдалануға рұқсат етілмейді.

226. Мекеменің, Мекеме Төрағасының, Мекеме бөлімшелері мен филиалдарының хаттары, «Бұйрық», «Өкім» бланкілері – нөмірлері бар қатаң есептегі бланкілер болып табылады, бланкілердің түрін, санын және нөмірін, бөлімшенің атауын, бөлімшенің жауапты адамының аты-жөнін және қолын көрсете отырып уәкілетті бөлімшенің арнаулы журналдарында есептеледі және уәкілетті бөлімше оны бөлімшенің жауапты адамына, сондай-ақ Мекеме басшыларының қабылдау бөлмесіндегі референттерге (бұдан әрі – басшылықтың референттері) қол қойғызып беруі тиіс.

227-228. Басшылардың референттері, бөлімшелердің жауапты адамдары қызметтік бланкілерді металл шкафтарда (сейфтерде) сақтайды, олардың дұрыс пайдаланылуына және сақталуына жауап береді, қатаң есептегі қызметтік бланкілердің шығыс есебін жүргізеді. Қатаң есептегі бланкілер бөлімшелерде журнал бойынша беріледі.

229. Мекеме қатаң есептегі бланкілерін басқа заңды және жеке тұлғаларға беруге қатаң тыйым салынады.

230. Бөлімшелердің жауапты адамдары, басшылықтың референттері тоқсан сайын қолданылған және бүлінген бланкілердің саны (олардың нөмірлерін көрсете отырып) туралы екі дана етіп есеп жасайды, оны бөлімше басшысы немесе Мекеменің тиісті басшысы бекітеді. Есептің бір данасы уәкілетті бөлімшеде, ал екіншісі бөлімшенің жауапты адамында (басшылықтың референтінде) қалады. Бүлінген қатаң есептегі қызметтік бланкілерді уәкілетті бөлімше акт бойынша жояды.

231. Қызметтік бланкілер дизайнның, деректемелердің және басқа элементтердің өзгеруіне байланысты Мекеме бойынша бұйрық не өкім негізінде ауыстырылады. Ескі үлгідегі қолданылмаған қызметтік бланкілер уәкілетті бөлімшеге басқару құжатын алғаннан кейін үш күндік мерзімде акт бойынша қайтарылуы тиіс.

15-тарау. Құжаттарды есепке алу және сақтау тәртібі

232. Мекеме қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде құпия сипаттағы мәліметтерді жариялау бойынша Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын қатаң сақтауға, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті.

233. Басқа заңды және жеке тұлғаларға Мекемедегі құжаттардың көшірмелерін бөлімшелер басшыларының рұқсатынсыз беруге тыйым салынады.

234. Ресімделген сәттен бастап және Мекеме мұрағатына тапсырылғанға дейін құжаттар осы құжаттарды жасаған бөлімшелердің іс қағаздарында сақталады.

Істер жұмыс бөлмелерінде не осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда болуы тиіс, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін шкафтар мен үстелдерде сақталуы керек.

235. Құжаттармен жұмыс істеген кезде шапшаңдықты қамтамасыз ету үшін істер бекітілген іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, ол әрбір бөлімшенің көрінетін жерінде болады. Іс мұқабаларының түбіртектерінде істердің номенклатура бойынша нөмірлері көрсетіледі. Істерді жұмыс үстелдерінде сақтауға тыйым салынады.

236-237. Құжаттардың көшірмелерін жасауға арналған бөлімшелерде құжаттар көшірмелері есепке алынады.

238. Уәкілетті бөлімше жыл сайын, есеп берілген жылдан кейінгі жылдың басында барлық бөлімшелер бойынша құжаттарды есепке алу нәтижелерін жинақтайды және Мекеме басшылығына ұсынады.

16-тарау. Құжаттарды тарату тәртібі

239. Құжаттарды тарату (көбейту) уәкілетті бөлімшенің құжаттарды тарату бөлімшесінде (бұдан әрі – тарату бөлімшесі), сондай-ақ Мекеменің басқа бөлімшелерінде жүзеге асырылады.

240. Таралуы шектеулі құпия емес мәліметтері бар материалдарды көбейту тәртібін Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілері белгілейді.

241. Құжаттарды көбейтуге бақылау жасау қарамағында тарату бөлімшесі орналасқан бөлімшеге, сондай-ақ көшіру-көбейту техникасы бар бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

242. Тарату бөлiмшесiнде құжаттар мен материалдарды тарату тек қана арнайы бланкіде жазылған тапсырыс-нарядпен белгіленген нысан бойынша жүзеге асырылады.

243. Материалдарды көбейтуге арналған тапсырыс-нарядтың бланкісін бөлімшенің жауапты адамы толтырады (құжаттың орындаушысын, тапсырыстың атауын, түпнұсқа мен таралым парақтарының санын, күнін көрсете отырып) және оған тікелей басшысы немесе оның орынбасары қол қояды. Тарату бөлімшесінің қызметкерлері құжаттарды тарату бөлімшесі уәкілетті тұлғасының бұрыштамасынан кейін көбейтеді.

244. Көбейтуге рұқсат етілетін материалдар мен құжаттардың тізбесі Ереженің қосымшасында келтіріледі.

245. Тарату бөлімшесі:

1) таралым даярлайды және оны тапсырыс берушіге тапсырыс кітабына қол қойдырып береді;

2) тапсырыстар негізінде көбейтілген құжаттардың саны мен таралымын, қағаз және басқа материалдардың шығысын есепке алады.

246. Көбейтуге берілетін материалдар тапсырыстар кітабында тіркеледі, оның парақтары нөмірленуі, тігілуі және тарату бөлімшесі басшысының қолымен әрі уәкілетті бөлімшенің мөрімен бекітілуі тиіс.

247. Мекеме бөлімшелері үшін қызметтік бланкілер, статистикалық және бухгалтерлік есеп беру бланкілері, сондай-ақ филиалдар үшін қатаң есептегі бланкілер таратылмайды және оларды мамандандырылған кәсіпорындар Мекеме басшылығының шешімімен орталықтандырылған тәртіппен тапсырыс бойынша шығарады.

248. Көбейтілетін материалдың мазмұнына жауапкершілік материалдарды көбейтуге берген бөлімше басшысына жүктеледі.

17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда,

іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе

жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды

қабылдау, өткізу тәртібі

249. Бөлімшелердің қызметкерлері демалысқа шыққанда, ұзақ іссапарға кеткенде және басқа осындай жағдайларда олар орындамаған және бақылаудағы барлық құжаттар мен хаттар тікелей басшының нұсқауымен басқа қызметкерлерге берілуі керек, ал мұрағаттан алынған істер басқа қызметкерлердің атына жазылуы тиіс.

250. Қызметкердің алдағы ұзақ (уақытша) жоқ болуына байланысты қызметтік істерді қызметкердің тікелей басшысының атына еркін нысанда қазазбен берілетін құжаттарды өткізу және қабылдау туралы акт жасалады, онда қағазға шығарылып берілетін құжаттар және қажет болған жағдайда, орындаудағы құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атаулары көрсетіледі және берілу күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жағдайы сипатталады. Анықтамаға құжаттарды беретін және қабылдайтын қызметкерлер қол қояды.

251. Қызметкерлер жұмыстан босаған жағдайда немесе басқа жұмысқа ауысқан жағдайда қолдағы, оның ішінде орындаудағы істерді, құжаттар мен қажет болған жағдайда, құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атауларын тапсыру және қабылдау актісі жасалады.

Қызметкер жұмыстан босатылған кезде электронды құжат айналымының шағын жүйесінің бақылауындағы құжаттарды өткізу және қабылдау актісінің көшірмесі ақпарат технологиясы бөлімшесіне беріледі. Мекеме жұмыстан босатылатын қызметкерлер толтыратын кету парағына мұрағат қызметкерінің, заң бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің белгісі (оның ішінде) көзделуі тиіс.

252. Бөлімшенің жауапты адамы демалысқа шыққан кезде немесе ауруына байланысты жоқ болған кезде, бөлімше штатында бірін-бірі ауыстыратын адам жоқ болған жағдайда бөлімшенің басшысы осы кезеңге іс жүргізу үшін басқа қызметкерлерді бөлуге міндетті.

253-254. Бөлімшелер арасында (Мекеме құрылымы өзгерген жағдайда) істер мен құжаттарды қабылдау-тапсыру кезінде Мекеме басшысының немесе оның қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесіне жетекшілік ететін орынбасарының бұйрығымен комиссия құрылады және істер мен құжаттарды тапсыру және қабылдау актісі екі дана етіп жасалады. Актінің бір данасы істер мен құжаттарды қабылдаған бөлімшеде қалады, ал екіншісі мұрағатқа тапсырылады.

18-тарау. Іс номенклатурасын жасау және істерді

іс құжаттарына қалыптастыру тәртібі