Импорт данных
При импорте данных создается их копия в новой таблице базы данных Access. В ходе процесса исходная таблица или файл не изменяются.
Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта электронных таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу, выполнив запрос на добавление в базе данных Access.
Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Access.
Связывание данных
В базах данных Access связывание данных позволяет читать и, в большинстве случаев, обновлять данные из внешних источников, не импортируя их. Формат внешнего источника данных не изменяется, что позволяет продолжать использование файла в программе, в которой он был создан, но, помимо этого можно добавлять, удалять или редактировать его данные с помощью Access.
В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.
Общий порядок выполнения действий по импорту или связыванию данных в существующую базу данных MS Access следующий. 1. Откройте или создайте базу данных Access, в которой будут содержаться импортированные таблицы (или, в случае базы данных Access, связанные таблицы), а затем выполнить команду Файл ► Внешние данные ► Импорт (или Связь с таблицами).
2. В окне диалога Импорт (Связь) в поле со списком Тип файлов выберите тип импортируемых данных MS Access и укажите папку с БД Access, из которой будет осуществлен импорт (связывание) таблицы.
3. Двойным щелчком на значке базы данных выберите базу данных, из которой импортируются объекты.
4. В диалоговом окне Импорт объектов (Связь с таблицами) выберите вкладку с импортируемыми объектами (при импорте таблиц это будет вкладка Таблицы) выделите необходимые объекты. Нажмите кнопку Параметры и установите необходимые параметры импорта. При установлении связи с таблицами диалоговое окно Связь с таблицами имеет только одну вкладку и не имеет кнопки Параметры, поэтому необходимо выделить только связываемы таблицы.
5. Нажмите кнопку OK, чтобы импортировать выделенные объекты.
Пример: Экспорт и импорт данных
1. Создайте в своей папке новую базу данных Торговля.
2. Выполните экспорт таблиц из учебной базы данных Борей в базу данных Торговля. Для этого:
a. Откройте учебную базу данных Борей. Выделите таблицу Доставка и выполните команду Файл ► Экспорт.
b. В открывшемся диалоговом окне Экспорт объекта выберите свою папку, а в ней базу данных Торговля и нажмите кнопку Сохранить.
c. Во вновь открывшемся диалоговом окне Экспорт (рисунок 4)выберите в группе параметров Экспорт таблиц переключатель структура и данные. Имя таблицы оставьте прежним (Доставка). Нажмите кнопку OK, чтобы экспортировать таблицу.
Рисунок
4 - Диалоговое окно Экспорт
d. Аналогичным образом выполните экспорт всех остальных таблиц базы данных Борей, а также по одному запросу, отчету и форме (по своему выбору).
3. В базе данных Торговля создайте схему данных аналогичную схеме данныхбазы данных Борей. Для этого разместите на экране одновременно схему данных базы Борей и схему данных базы Торговля.
4. Создайте в своей папке новую базу данных Торговля1.
5. Выполните импорт таблиц из базы данных Торговля в базу данных Торговля1. Для этого:
a. Откройте базу данных Торговля1 и закройте базу данных Торговля.
b. Выполните команду Файл ► Внешние данные ► Импорт.
c. В открывшемся диалоговом окне Импорт выберите свою папку, а в ней базу данных Торговля.
d. Во вновь открывшемся диалоговом окне Импорт объектов (рисунок 5) выберите вкладку Таблицы, выделите все таблицы с помощью кнопки Выделить все, нажмите кнопку Параметры и установите параметры импорта как показано на рисунке 5. Нажмите кнопку OK, чтобы импортировать выделенные объекты.
e. Убедитесь в том, что произошел импорт таблиц с их структурой и данными, а также схемы данных.
Рисунок
5 - Диалоговое окно Импорт объектов
6. Выполните экспорт данных таблицы ТОВАРЫ из базы данных Цифровая техника в файл MS Excel. Для этого:
a. Откройте базу данных Цифровая техника и выделите таблицу ТОВАРЫ.
b. Выполните команду Файл ► Экспорт.
c. В диалоговом окне Экспорт объекта выберите свою папку, в поле Имя файла введите имя создаваемого файла MS Excel, например, Экспорт данных (можно выбрать для сохранения экспортируемых данных любой из ранее созданных файлов MS Excel). В поле Тип файла выберите вариант Microsoft Excel 97-2000. Установите флажок Сохранить формат и нажмите кнопку Сохранить.
d. Откройте файл Экспорт данных и убедитесь в том, что экспорт данных из таблицы ТОВАРЫ выполнен успешно, при этом было сохранено форматирование этих данных.
7. Выполните экспорт данных таблицы ТОВАРЫ из базы данных Цифровая техника в файл MS Word. Для этого:
a. В базе данных Цифровая техника выделите таблицу ТОВАРЫ.
b. Выполните команду Файл ► Экспорт.
c. В диалоговом окне Экспорт объекта выберите свою папку, в поле Имя файла введите имя создаваемого файла MS Word, например, Экспорт данных (можно выбрать для сохранения экспортируемых данных любой из ранее созданных файлов MS Word). В поле Тип файла выберите вариант Microsoft Excel 97-2000. Установите флажок Сохранить формат и нажмите кнопку Сохранить.
d. Откройте файл Экспорт данных и убедитесь в том, что экспорт данных из таблицы ТОВАРЫ выполнен успешно, при этом было сохранено форматирование этих данных.
8. Закройте все файлы с сохранением произведенных изменений.
Контрольні питання
Як відсортувати записи у таблиці?
Як організувати пошук даних у таблиці?
Як зробити заміну даних у таблиці?
Які види фільтрації даних у таблиці Ви знаєте?
Що таке фільтр по виділеному?
Як зберегти фільтр?
Чим відрізняється пошук від фільтрації даних?
Які файли можно імпортувати в базу даних MS Access?
Які можливості організації імпорту є в MS Access?
Як експортувати таблицю MS Access у інше середовище?
Для чого використовують зв’язування таблиць?
Чим відрізняється імпорт і зв’язування таблиць?
Які шаблони можно використовувати при створенні виразів для пошуку, заміни та фільтрації даних?