Обмен данными

MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.

Экспорт данных

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Чаще всего для экспорта данных и объектов базы данных используется команда Экспорт из меню Файл. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Одновременно можно экспортировать только один объект.

Общий порядок выполнения действий по экспорту объектов в существующую базу данных MS Access следующий. 1.     В окне базы данных нужно выделить объект, который нужно экспортировать, а затем выполнить команду Файл ► Экспорт.

2.     В диалоговом окне Экспорт объекта выбрать диск и папку, где расположена база данных MS Access, в которую нужно экспортировать объект. 3.     Двойным щелчком на значке базы данных выбрать базу данных, в которую экспортируется объект.

4.     В диалоговом окне Экспорт ввести имя нового объекта (или использовать текущее имя). При экспорте таблицы выбрать в группе параметров Экспорт таблиц переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта — структура и данные или только структура. Нажать кнопку OK.

Общий порядок выполнения действий по экспорту объектов в файл электронной таблицы следующий.

1.     В окне базы данных нужно выделить объект, который нужно экспортировать, а затем выполнить команду Файл ► Экспорт.

2.     В диалоговом окне Экспорт объекта в поле со списком Тип файла нужно выбрать требуемый формат электронной таблицы.

3.     На следующем шаге следует выбрать диск и папку, в которую будет экспортирован объект.

4.     Затем нужно указать, в каком из существующих файлов будет сохранен экспортируемый объект. Это можно сделать путем выбора файла из списка файлов, сохраненных ранее в выбранной папке или задать имя нового файла. Если на шаге 2 был выбран тип Microsoft Excel 5-7 или Microsoft Excel 97-2000 (*.xls), то для того, чтобы сохранить используемые шрифты, данные в полях подстановок и размеры полей, следует установить флажок Сохранить формат.

5.     После установки всех параметров нужно нажать кнопку Сохранить.

Access создает файл электронной таблицы, содержащий данные из экспортируемой таблицы. Имена полей таблицы помещаются в первую строку электронной таблицы.

Импорт и связывание данных

Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников:

• Импорт данных в новую таблицу Access. При этом данные преобразуются из другого формата и копируются в Access. Также можно импортировать объекты в текущую базу данных Access.

• Связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные, как в исходном приложении, так и в базе данных Access.

Возможен импорт и связывание данных из целого ряда поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов.