2. Особенности оформления документов в Казахстане

2.1.Стандарты по делопроизводству

Бланки приказов по основной деятельности, по личному составу и кадрам в соответствии с пунктом 20 Типовых правил, пунктами 6.1, 6.2 Государственного стандарта Республики Казахстан статься Республики Казахстан 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» должны изготавливаться на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм).

Бланки приказов с изображением эмблемы или товарного знака организации допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при выполнении конкретного приказа. Бланки приказов государственных органов и организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан должны изготавливаться только полиграфическим способом и подлежат строгому учету (раздел 1 статья Республики Казахстан 1042-2001 и параграф 11 Типовых правил документирования).

Для придания распорядительным документам юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов. Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное оформление может привести к тому, что распорядительный документ не будет иметь значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с распорядительным документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение распорядительного документа, являются⁴:

• официальное название организации (должностного лица) – автора документа;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• текст;

• подпись;

• печать.

Дата документа – один из важнейших реквизитов распорядительного документа. Отсутствие даты на распорядительном документе делает его недействительным. Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности распорядительного документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным распорядительным документом организации.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, в том числе распорядительного. Должностное лицо, проставляя подпись в распорядительном документе, берет на себя ответственность за достоверность распорядительного документа, за всё возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено в:

• уставе организации;

• положении об организации (о структурном подразделении);

• инструкции по делопроизводству;

• должностной инструкции работника;

• приказе о распределении обязанностей.

Распорядительные документы подписывает первый руководитель организации (генеральный директор, директор, начальник, председатель правления) или его заместитель⁵.

Исполнительные органы ТОО и АО в лице их руководителей в соответствии со статьей 52 Закона Республики Казахстан от 22 апреля 1998 года № 220 «О товариществах с ограниченной ответственностью» и статьей 60 Закона Республики Казахстан от 13 мая 2003 года № 415 « Об акционерных обществах» наделены полномочиями:

1) выдавать доверенности на право представления товарищества или общества в его отношениях с третьими лицами;

2) осуществлять прием, перемещение и увольнение работников на основании приказов;

3) в случае своего отсутствия возлагать исполнение своих обязанностей на одного из членов исполнительного органа.

Возложение исполнения обязанностей в случае отсутствия руководителя исполнительного органа на одного из членов исполнительного органа должно быть оформлено соответствующим распорядительным документом – приказом.

Подпись ставиться на оригинале распорядительного документа (приказ, распоряжение, указание) и включает в себя:

• наименование должностного лица, подписавшего документ;

• официальное наименование организации (если приказ оформлен не на бланке);

• личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Следует иметь в виду, что распорядительный документ может быть подписан исполняющим обязанности руководителя организации, но с указанием его конкретной должности и фамилии. Не допускается проставление предлога «за», надписи от руки «зам.» или косой черты (дроби) перед наименованием должности. Распорядительные документы должны подписываться светостойкими чернилами. Не допускается подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.

Печать – юридически значимый реквизит, он применяется в целях заверения подлинности подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности распорядительного документа, принадлежности распорядительного документа к указанной на печати организации. Распорядительные документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Распорядительные документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Для того чтобы копия распорядительного документа на бумажном носителе имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «Отметка о заверении копии», который включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию. Личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

Руководствуясь пунктом 52 Типовых правил, языком делопроизводства в организации должен являться государственный язык, наравне с казахским должен употребляться русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», могут применяться и другие языки. При этом, создавая документ на государственном языке, должен одновременно создаваться аутентичный документ на другом языке, каждый из которых должен печататься на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляться едиными реквизитами:

1) датой;

2) регистрационным номером;

3) грифом ограничения доступа;

4) грифом утверждения;

5) отметкой о наличии приложения;

6) подписью одного и того же должностного лица;

7) грифом согласования;

8) визами согласования;

9) отметкой об исполнении;

10) печатью.

При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, рекомендуем предусмотреть визу бухгалтера.

Специалист по кадрам (менеджер по персоналу) после подписания приказа первым руководителем организации должен зарегистрировать его в соответствующей регистрационно-учетной форме.