1.2. Требования к оформлению документов

Вся корреспонденция оформляется на фирменных бланках субъекта, которые он разрабатывает самостоятельно с учетом требований устава и инструкции «О делопроизводстве».

Бланком называется чистый лист бумаги, как правило, формата А4 или А5, на котором заранее воспроизведено название юридического лица – автора, от имени которого документ издается. Каждый субъект разрабатывает и применяет два вида бланков: для писем и для остальных документов.

Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса, Е-mаіІ, РНН, номер телефона, номер счета в банке» и постоянная часть реквизита «ссылка на индекс и дату входящего документа», а на бланках для других документов эти положения должны быть оставлены свободными для заполнения реквизитами «наименование вида документа» и «место составления или издания».

В учреждениях с большим количеством документов рекомендуется применять бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например постановление, решение, приказ и т.п.

Для организаций, работающих с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера.

Если документ составляют два и более юридических лица, то оформляется он на чистом листе бумаги с применением общих правил.

Все бланки и документы должны иметь поля:

– левое и верхнее – 20мм;

– правое и нижнее – 10мм.

Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать порядку и количеству, установленных постановлением Кабинета министров Республики Казахстан от 30.06.1992  № 562, которое составляет 29 штук.

Однако это максимальный набор и на практике применяется гораздо меньший, в зависимости от вида документа.

Наиболее важными реквизитами, используемыми в практике, являются:

– государственный герб Республики Казахстан;

– изображение наград Республики Казахстан;

– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

– код формы документа;

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– гриф ограничения доступа к документу;

– адресат;

– гриф утверждения документа;

– резолюция;

– заголовок к тексту;

– отметка о контроле;

– текст документа;

– отметка о наличии приложения;

– подпись;

– гриф согласования документа;

– визы согласования документа;

– печать;

– отметка о заверении копии;

– отметка об исполнителе;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

– отметка о поступлении документа в организацию.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как «Дата документа», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения документа», которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

– заглавную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

– основную (включает реквизиты «Текст документа» и «Отметки о наличии приложения»);

– оформляющую (содержит реквизиты, расположенные ниже текста документа, и отметки о наличии приложения).