Министерство образования и науки Российской Федерации

Санкт-Петербургский государственный политехнический университет

Институт международных образовательных программ

Кафедра «Управление международным сотрудничеством»

КУРСОВАЯ РАБОТА

Стандарты по оформлению документов в Казахстане

по дисциплине «Документационное обеспечение управления

с международным делопроизводством»

Выполнила

студентка гр.1142/1 А.В.Лемешева

Руководитель

Старший преподаватель О.В.Загороднюк

«23» апреля 2012 г.

«21» мая 2012 г.

«23» мая 2012 г.

Санкт-Петербург

2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение............................................................................................................	3
1. Теоретические основы стандартов по оформление документов в Казахстане..................................................................................................	5
1.1. Понятие и сущность делопроизводства в Казахстане...........................	5
1.2. Требования к оформлению документов ................................................	10
2. Особенности оформления документов в Казахстане...............................	12
2.1. Стандарты по делопроизводству.............................................................	12
2.2. Оформление приказов..............................................................................	16
Заключение.......................................................................................................	20
Список литературы...................................................................................	21

Введение

Слово документ в переводе с латинского означает поучительный пример, образец, доказательство. Документы, как основной вид делового языка, носители информации, являются способом засвидетельствования, являются основой для принятия решений, для доказательств, т.е. имеют большое правовое значение. Документы должны быть правильно сложены по форме и по содержанию, с соблюдением соответствующих реквизитов.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Система делопроизводства в Казахской Советской Социалистической Республики строилась на единообразном подходе всех хозяйствующих субъектов и регламентировалась государственными стандартами и правилами. В период перехода к новым экономическим отношениям, в условиях массового появления различных государственных и частных структур эти правила были забыты, и если в государственных организациях этот вопрос пытаются как-то решить, то каждая частная фирма устанавливает свои порядки в оформлении, подготовке и ведении учета документов. Ситуация усложняется требованием Закона Республики Казахстан «О языках» от 11.07.1997 № 151–1 о переводе делопроизводства на казахский язык. Внедрение казахского языка в делопроизводство оказалось на практике более сложным процессом, чем предполагалось.

Вся система делопроизводства в Казахстане базируется на русском языке, и оформление корреспонденции на казахском языке требует грамотных переводчиков, оргтехники, необходимых словарей, справочников, а также единообразного подхода к составлению документов как в государственных, так и в частных структурах. Тормозят процесс перехода еще и языковые проблемы, как то: различное толкование терминов и поиск аналогичных слов в казахском языке, особенно в изобилии появившихся в лексиконе в связи с рыночными преобразованиями.

Естественно, в таких условиях необходимо унифицировать документацию сначала на русском языке, а затем переводить ее на казахский язык, хотя бы элементарные и наиболее распространенные документы и системы.

Целью работы является рассмотрение стандартов по оформлению документов в Казахстане.

Исходя из поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1. ознакомиться с видами документации;

2. изучить правила подготовки и оформления документов;

3. проанализировать стандарты по оформлению документов в Казахстане.

1. Теоретические основы стандартов по оформлению документов в Казахстане

1.1. Понятие и сущность делопроизводства в Казахстане

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним¹.

В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное программное обеспечение, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в Республики Казахстан установлены «Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан», утвержденных постановлением Кабинета министров Республики Казахстан

№ 562 от 30.06.1992.

Эти правила являются единственным нормативно-правовым актом Республики Казахстан по документированию и управлению документацией, устанавливающим унифицированный порядок создания, оформления, учета и хранения документов для всех хозяйствующих субъектов в Республике Казахстан².

На базе этих правил разработаны такие акты для госорганов Республике Казахстан, как:

–Инструкция «О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов», утвержденная правлением Народного Банка Республики Казахстан от 31.12.1996;

– Правила обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах госорганов управления, центральных исполнительных органов, местных исполнительных и представительных органов, на предприятиях, в организациях и учреждениях Республики Казахстан от 08.12.1996;

– Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан от 09.01.1996 № 2751;

– Правила учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения, утвержденные приказом Агентства Республики Казахстан по защите госсекретов, от 29.08.2000;

– Правила государственной регистрации нормативных актов, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 12.12.1998 № 1278.

С целью стимулирования расширения делопроизводства на государственном языке и в свете положений Закона Республики Казахстан «О языках» от 11.07.1997 № 151–1 были подготовлены и действуют следующие нормативные акты:

– Указ Президента Республики Казахстан «О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота» от 31.07.2000 № 427;

– Постановление Правительства Республики Казахстан «О расширении сферы употребления государственного языка в госорганах» от 14.08.1998  № 769;

– Инструкция «О порядке морального и материального поощрения сотрудников органов юстиции и судов Республики Казахстан, выполняющих работу на государственном языке Республики Казахстан, а также успешно овладевающих государственным языком», утвержденная приказом Министерства юстиции Республики Казахстан от 22.06.1999 № 45;

– Распоряжение Премьер-министра Республики Казахстан «О поощрении административных государственных служащих, осуществляющих подготовку документов на государственном языке» от 21.09.2000 № 117-р.

– Инструкция «По нотариальному делопроизводству в Республики Казахстан», утвержденная Министерством юстиции Республики Казахстан от 16.07.1998  № 83.

Кроме этого, особенности разработки и представления, принятия, введения в действие, изменения, дополнения, прекращения или приостановления действия, опубликования законодательных и иных нормативных правовых актов, требующих регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан, регулируются Законом Республики Казахстан «О нормативных правовых актах» от 24.03.1997  № 213–1.

Делопроизводство должно быть простым и оперативным, система которого устанавливается внутрифирменным документом – инструкцией «О делопроизводстве», составленной в соответствии с требованиями постановления Кабинета министров Республики Казахстан от 20.06.1992 № 562 и утвержденной высшим должностным лицом организации.

В зависимости от объекта документооборота и организационной структуры субъекта делопроизводство может осуществляться:

– управлением делами;

– канцелярией;

– секретариатом;

– общим отделом;

– секретарем-референтом;

– любым сотрудником, в порядке совмещения должностей (ответственный за делопроизводство).

Функциональные обязанности и права сотрудников служб делопроизводства устанавливаются должностными инструкциями. Согласно ЕТКС РК к работникам этой службы относятся:

–руководители: заведующий; заместители заведующего;

–специалисты: помощник руководителя фирмы; инспектор; методист; заведующий архивом; редактор; корректор;

–технические работники: секретарь-референт(стенографист); делопроизводитель; секретарь-машинистка; курьер.

Ответственность за делопроизводство возлагается на первого заместителя руководителя или на конкретного исполнителя, одного из вышеперечисленных, и фиксируется в индивидуальном трудовом договоре.

Все работники фирмы, которые по должности работают с корреспонденцией, обязаны знать инструкцию «О делопроизводстве» и оформлять служебную документацию в соответствии с ее требованиями.

Инструкция «О делопроизводстве» является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в фирме, и справочно-методический материал: перечень документов, подлежащих утверждению, перечень документов, на которых ставится печать.

Внутрифирменная служебная переписка допускается в случаях, установленных законодательством Республики Казахстан. Например: Законом Республики Казахстан «О труде» от 10.12.1999 № 493–1.

Не рекомендуется служебная переписка между структурными подразделениями организации³.Служебная переписка с другими организациями и гражданами может производиться:

– на государственном языке Республики Казахстан;

– на официальном языке;

– на том языке, на котором написан поступивший запрос, письмо, заявление и т.п.

Унифицированная система делопроизводства устанавливает несколько подсистем формирования документации:

– плановую;

– отчетно-статистическую;

– первичную учетную;

– финансовую и бухгалтерскую отчетную;

– расчетно-денежную;

– организационно-распорядительную;

– внешнеторговую;

– техническую (новая техника, рационализация, изобретение и т.п.)

– труда и социальных вопросов;

– охраны труда и техники безопасности;

– ценообразования;

– по кадровым вопросам.

Каждый субъект устанавливает для себя такие подсистемы, которые ему необходимы в практической деятельности, т.к. этот перечень подлежит расширительному толкованию.

Порядок ведения учета документов ограниченного распространения под грифом «для служебного пользования» устанавливается приказом Агентства Республики Казахстан по защите госсекретов от 29.08.2000.

При смене лица, ответственного за делопроизводство, он обязан передать по акту имеющиеся у него дела и архив вновь принятому работнику. Такой же порядок предусматривается для любого работника фирмы, имеющего в своем ведении любые документы: организационные, распорядительные, бухгалтерские, налоговые, финансовые и т.п.