27.Этикет деловых приёмов

Прием в деловой сфере – это прежде всего служебные обязанности, причем не только для того, кто принимает гостей; но и для тех, кто выполняет роль гостей.

Цель деловых приемов: заключение взаимовыгодных сделок.

Назначение: -возможность завязать полезные знакомства, -обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, -расширить и углубить уже имеющиеся контакты, - обменяться взглядами и мнениями, позволяющими узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием мб источником информации, которая может помочь при заключении сделки.

Непринужденная атмосфера может помочь ближе узнать партеров, облегчить проведение переговоров, способствовать заключению контрактов.

Кроме заключения договоров, мб и такие цели как: отпраздновать юбилей фирмы, достижения значительных финансовых результатов, расширения сферы деятельности фирмы.

На выставках, ярмарках и др.торговых мероприятиях деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.

Однако, участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме – не просто приятное время препровождение, а исполнение служебных обязанностей (должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки; упрочить знакомство).

Виды приемов:

А) -проходящие сидя,

-стоя, т.е.без посадочных мест.

Б) дневные(носят менее торжественный и более деловой характер, одежда повседневная деловой костюм, супруги не приглашаются):

-рабочий завтрак(30мин-1ч с 8.45-9.00 , не >5человек, нет алког. напитков, меню ограничено)

-завтрак(1-1,5ч с 12.00-12.30, стоя, холодн.закуски,1-2 горяч.блюда, десерт, кофе+ сухие вина,шампанское)

и вечерние -коктейль/бокал шампанского(1,5-2ч с 17.00, стоя, напитки+холодн.закуски разносятся официантами),

-а ля фуршет, т.е.«с вилкой» (1,5-2ч с 17.00, стоя,гости сами накладывают блюда, предлагаемые блюда не требуют наличие ножа, нужна только вилка),

-буфет-обед(2,5-3ч.с 18.00-20.00,сидя,самостоятельно выбираются закуски, тарелки в руках гости могут переходить с одного место на др.),

-обед(самая торжествен.форма приема смокинг/вечерн. платье. Могут приглашаться с супругами).

Беседа за столом = суть деловых приемов. Но принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут говорить потом когда закончится застолье (1,5-2часа). За столом – общие темы: погода, культура, искусство…и не углубляться, иначе мб споры/конфликты.

Не принято говорить о: здоровье, з/п, болезнях, семейных проблемах, конфликтах с руководством. Избегать длинных монологов. Не спрашивать о возрасте или должностном ранге. Нельзя говорить плохо об отсутствующих.

28.Требования этикета к рабочему месту

Состояние служебного помещения и рабочего места сотрудника влияет на эффективность его работы. Рассмотрим сначала требования к служебному помещению. Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает 2 видов:

• зальная;

• кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или стульями столов ставят легкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию экзальтированности..

Зальная система организации труда экономически более выгодна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль за подчиненными. Однако для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном помещении, хотя и достаточно просторном, без сомнения создает вполне ощутимые неудобства для работающих при зальной организации труда. Не все могут справляться с работой в таких условиях. это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Еще один способ организации труда в служебном помещении - несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором . Однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчиненныe, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам, сидящим за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения. Иногда в помещении с большой площадью (зале) столы ставятся такими группами. Каждая группа сотрудников занимается сходными или близкими по содержанию проблемами.

Однако зальная организация рабочих мест, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предполагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов - потенциальных или реальных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.

Но два главных критерия оценки эффективности организации рабочих мест - экономичность (попросту дешевизна) и возможность постоянного контроля за сотрудниками в зале - перевешивают.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комнаты не превышает 25-40 кв. метров, там ставится не более 5-8 столов. В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу подчиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выясняя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологическому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы - помещение для одного лица - менеджера.

Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трех зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами - компьютером, факсом и т.п. Однако техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны - чем выше ранг менеджера, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его кабинета - для работы с техникой есть секретариат. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, так как часто совещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги - для участников совещания, лежат ручки или карандаши - чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари, транспортная схема и тому подобные информационные материалы. Во время совещания (через 5-10 минут после 1 часа) может быть подан кофе — он не сервируется отдельно, а дается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. (Заметим, что к кофе не принято подавать выпечку.)

Зона неформального общения - это несколько кресел, журнальный столик с пепельницей (если менеджер позволяет курить в своем кабинете), иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаба его деятельности и деятельности организации.

В современном деловом мире принято стены служебных подразделений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки, - во всяком случае, в коридорах, холлах плитка преобладает, паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных помещений, в остальных случаях — стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается значителъно реже, - линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако допустимый перечень весьма ограничен — это эстампы, картины, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразителъного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным "аксессуаром" имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности. Прекрасным украшением служебных помещений всех типов должны быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность, ли ситуация близка к конфликту. Но не любое растение уместно в служебном помещении. Предпочтительны крупнолиственные растения, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари, транспортная схема и тому подобные информационные материалы Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры - такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня.

В служебных помещениях для рядовых исполнителем есть потребность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом (красивая рамка), чтобы они одновременно служили и украшением.

Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными "любимой подругой" (другом) и наклеенными на стену.

Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера - фотографии членов семьи (хотя бы и в рамках), всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи.

Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдельные кабинеты также нельзя превращать в будуар, завешивая стены сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы и даже мини-фонтаны.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами - на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стандартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета.

Организация служебных помещений, размещение в них рабочих мест, расположенность различных отделов и служб организации вблизи или вдали друг от друга (например, на разных этажах или в разных концах длинного коридора) - все это оказывает влияние на уровень этичности, проявляющийся в поступках, характере взаимоотношений, поведении отдельных сотрудников и всего коллектива в целом. Итак, правильная организация труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психологической напряженности при служебных контактах в процессе совещаний, совместных решений различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседневной рутинной работе.

Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать «протокольные особенности» данного служебного меcтa, выделенного для сотрудника данной должности,

В каждой организации существуют ключевые должности, на вторых строится система работы всей организации в целом. Вспомним знаменитое высказывание американского классика Загара По: "Система - основа любого бизнеса".