2.4.8. Публичные выступления

Руководитель, не умеющий кратко и точно изложить и доказать свое мнение, боящийся аудитории и не умеющий выступать, не может в пол­ной мере использовать свой профессиональный потенциал.

Умение выступать достигается только тренировкой, поэтому руково­ дитель должен выступать с лекциями и докладами на совещаниях, семи­ нарах ит. д. • • ,

При подготовке выступления надо, чтобы его тема была интересна аудитории и уместна в имеющейся обстановке.

1 Моррисей д. Целевое управление организацией. М.: Советское радио, 1979.

2 По материалам реферата книги Дж. Т.Молдоя "Одежда для успеха". Эко, 1983. № 8. С. 178-187.

62

Надо осознавать самому цель своего выступления идонести ее до слушателей.. Иметь конспект или тезисы выступления, чтобы, во-первых, . сказать все, что хотелось сказать, и, во-вторых, не сбиться во время вы­ступления. Не читать доклад. Речь должна быть четкой, с отделением слов друг от друга, без "проглатывания" окончаний и звуков. Хорошую речь сравнивают не с бегущим ручейком, а с ударами молотка, забиваю­щего гвозди. Не бояться повторов особо важных мест. Учитывать эмоции слушателей и говорить с ними на понятном им языке.

Позу менять во время пауз, жесты должны подчеркивать слово,чуть егоопережая. . ^: . .' '

Направляясь к трибуне, не суетиться; не начинать говорить, не при­няв удобной позы. Внимание слушателей можнопривлечь паузой, во­просом, парадоксальным неожиданным утверждением, оригинальным сравнением.

Заканчивать выступление лучше повторением ' основных ■ идей или примером, иллюстрирующим суть выступления. Не рекомендуется закан- чивать шуткой (создается впечатление несерьезности всего выступления); признавать: ^ня сознаю, что мне не удалось**, ^ия не уложился в регламент¹*; ' делать в конце мелкие добавления. ■" ■' ■ ■ ^:. . "

При построении выступления начинать стого, что в этом выступле^- ниибудет предложено вниманию слушателей.. Затем довести дослушате­ лейэту информацию. В заключении подчеркнуть особо важные момен- " ты, по возможности оттенив их яркими примерами. ' ''-' '■' '■■

./^;,...■..'..'.'. ;л'-У--', 2.4.9. Совещания ..'.".oV .-'....

' Совещаниедолжно быть тщательно подготовлено, т. к. этоодин из наиболеераспространенных и дорогостоящих видов управленческой дея­ тельности. . ,-..- ■:■ ■•■.. :■■■ ■■■■:■■:■ I ,>...-'

,В, подготовку входит.следующее: . ..,..', :.....■,. _; . • ,-.■■.,. ...,.■,

1) определениецели совещания (что надо решить); , ■'

2. подготовка проекта решения (решение может быть принято и от­ личающимся от подготовленного проекта и даже противоположным ему,. но самое вероятное решение надо предвидеть и сформулировать);

3. заблаговременное. приглашение участников (должны . быть только те, кто располагает информацией и кто. должен выполнять решение); у всех приглашенных должно быть время для подготовки к соэещанию;не следует приглашать из принципа: "пусть посидит, ему это полезно", чис­ ленность участников рекомендуется не более 7-8 человек ,' ' '_i\\'.'.' _;

4. определение времени проведения (лучше часа за полтора—двадо окончания рабочего дня, так как в этом случае больше вероятность, что' будет соблюдаться регламент); ' . ^:

■ 5) определение длительности (оптимальная —40-60 мин., если более, то надо делать перерыв). ''- . " -. ^:- ■ ■

Руководитель, открывая совещание, кратко формулирует проблему, кото­рую надо решить» и порядок обсуждения. При этом не следует упоминать о возможных решенияхи тем более оглашать имеющийся проект решения.

■ 63-^:

Далее следует дать возможность высказаться всем присутствующим, каждому не более двух раз со строгим соблюдением регламента: первое выступление — основное, 5-7 мин., второе выступление — дополнитель­ное, 2-3 мин. В особых случаях можно увеличивать длительность выступ­лений, но не их количество, поскольку каждый участник должен уметь кратко и полно сформулировать свое мнение.

После выступления докладчика остальные участники задают вопросы. Обычно в этот момент нарушается регламент, и совещание превращается в беспорядочную говорильню. Поэтому руководитель должен требовать краткости вопросов и ответов (идеальный ответ: "да" или "нет") и пресе­кать попытки выступлений вместо вопросов, личные выпады, прерыва­ния выступлений, нарушения регламента.

Очередность выступлений в порядке обсуждения лучше начинать с младших по должности. Здесь надо учитывать три аспекта:

1. младшие по должности осознают, что они на совещании не явля­ ются статистами, что их пригласили, чтобы выслушать их мнение;

2. их мнение не будет предопределяться выступлениями вышестоя­ щих руководителей;

3. вышестоящие руководители смогут составить более полное впечат­ ление об их потенциале. Профессиональные качества нередко оценива­ ются по тому, как человек умеет сформулировать и подать свою мысль.

При выступлениях руководитель должен следить за их конструктив­ностью и записью всех вариантов решения в протокол.

3 заключительном слове руководитель формулирует решение, выбран­ное им из всех высказанных предложений, определяет сроки выполнения и ответственных.

Также следует определить порядок контроля.

Не следует прерывать ход совещания телефонными разговорами и другими отвлечениями. " .