Практическая работа №8 Автоматизация расчета зарплаты

Расчет зарплаты в соответствии с действующим законодательством доста­точно сложный процесс, учитывающий множество нюансов. В небольшом при­мере невозможно описать все ситуации, которые могут возникнуть, но большин­ство стандартных ситуаций учесть можно.

Для расчетов зарплаты будем использовать рабочую книгу Excel с множеством листов. На отдельном листе расположены неизменные исходные данные — список сотрудников и некоторые дополнительные данные. Расчеты в каждом месяце ведутся на отдельных листах. Стандартные бланки — расчетная и платежная ведомости также расположены на отдельных листах и заполняются автоматически.

Рис 8.1.

Список сотрудников и праздники

В начале нужно ввести исходные данные, неменяющиеся от месяца к меся­цу, то есть список сотрудников предприятия. Отметим, что при принятии на ра­боту или увольнении работника, описанные формулы нужно усложнить, добавив дополнительную проверку, но в нашем примере такие варианты не предусмотре­ны. При поступлении нового сотрудника он просто добавляется в список, а при увольнении можно удалить сотрудника из списка. В первой строке введите заго­ловок списка, а во второй — заголовки столбцов. В остальных строках нужно вве­сти данные о сотрудниках (Рис.8.1).

Обязательно нужно ввести табельный номер, фамилию и оклад сотрудника. Количество и состав остальной информации, помещаемой в следующие столбцы таблицы, зависит от того, какую часть расчетов зарплаты вы хотите автоматизировать, а также от того, какой состав сотрудников на предприятии, то есть какие особенности расчета зарплаты учитыва­ются для сотрудников. Создайте список сотрудников и введите информацию о

нескольких сотрудниках, чтобы использовать ее в дальнейших расчетах. Чтобы не путаться в дальнейшем с названиями листов, переименуйте текущий лист, на­звав его Сведения. В правой части листа мы располо­жили список праздников текущего года. Он нужен для автоматического подсчета рабочих дней в любом месяце. Если вы не хотите определять автоматически эту информацию, а ввести ее вручную, вводить список праздников не нужно. Для тех, кто решил автоматизировать определение рабочих дней, необходимо учесть несколько правил. Все даты вводятся как дата, а не как текст! Хотя в примере в ячейке вы видите 01 января, в действительности в ячейку введена да­та 01.01.02, после чего применен формат [$-FC19]ДДММММ. Совсем не обяза­тельно применять именно этот формат, но вводить нужно именно дату, а не про­сто текст. Даты необходимо вводить с учетом выходных дней в текущем году. Ес­ли вы укажите, что, например, праздником является 1 января 2010 года, то это не значит, что праздником будет считаться 1 января 2011 года. Также, если вы­ходной день перенесен на другое число, программа не может самостоятельно догадаться об этом. Вы должны ввести в список праздников все дополнитель­ные выходные дни, чтобы Excel смог вычислить количество рабочих дней в нуж­ном месяце.

Чтобы работало автоматическое определение количества рабочих дней, дол­жен быть установлен Пакет анализа.. Для установки Пакета анализа нужно выбрать ко­манду Сервис → Надстройки и установить в появившемся диалоге флажок рядом с названием Пакет анализа. В случае, когда данного названия нет в диалоге, нуж­но выполнить дополнительную установку Excel, чтобы добавить в систему нуж­ную надстройку.

После того, как введены исходные данные, нужно ввести формулы в лист расчетов зарплаты. Как отмечалось выше, на листе выполняется расчет зарплаты в конкретном месяце, а скопировав содержимое листа на другой лист, вы може­те рассчитать зарплату за другой месяц. Перейдите на новый лист и приготовь­тесь вводить расчетные формулы.

В заголовке, кроме названия таблицы, нужно ввести дату, для которой вы­полняются расчеты. При этом нужно ввести именно дату, например 1.01.10, а не слова «Январь 2010». Чтобы в таблице выводилось название месяца и год, нужно выбрать соответствующий формат даты. В нашем примере дата введена в ячейку J1, и именно эта ячейка используется в формулах.

Далее нужно определить количество рабочих дней. Если вы не ввели ранее список праздников или не установили пакет анализа или просто не доверяете Excel в определении количества рабочих дней, введите вручную нужное число в ячейку D2. В противном случае введите в эту ячейку формулу

=ЧИСТРАБДНИ(ДАТА(ГОД(J1);МЕСЯЦ(J1); 1);КОНМЕСЯЦА(J1;0);

Сведения!G3:G13)

Функция ЧИСТРАБДНИ вычисляет количество рабочих дней между датами ДАТА(ГОД(J1);МЕСЯЦ(J1);1) и КОНМЕСЯЦА(J1;0), то есть между первым и по­следним числом нужного месяца, который введен в ячейку J1. Аргумент Сведения!G3:G13 задает список праздников, о котором было рассказано выше.

С четвертой по шестую строку вводятся заголовки расчетного листа, а начи­ная с седьмой строки - расчетные формулы и исходные данные. Первые 11 столбцов предназначены для определения величины начислений (Рис.8.2).