Р ис.6.2. База платежных поручений

После того, как похожие формулы добавлены везде, где надо, осталось ввес­ти сумму прописью. В нашем бланке она отображается в ячейке С5. Если у вас установлен макрос, введите в ячейку формулу =СуммаПрописью(H6). Напоминаем, что в ячейке Н6 у нас находится сумма числом. Если же вы используете дополнительный лист для получения суммы пропи­сью, установите ссылку на нужную ячейку этого листа, не забыв сослаться с ли­ста расчетов на ячейку H6 листа бланка, для получения исходных данных преоб­разования.

Теперь для создания платежного поручения вам нужно ввести его реквизиты в строку базы платежек, после чего перейти на страницу бланка и ввести номер платежки. Все поля будут автоматически заполнены, и вы сможете распечатать готовое платежное поручение.

Для облегчения работы с множеством платежек удобно воспользоваться ав­тофильтром. Перейдите на лист с базой платежек и щелкните мышью на любой ячейке внутри списка, после чего выберите команду меню Данные → Фильтр → Автофильтр. В правой части каждой ячейки заголовка появится кнопка со стрелкой . При нажатии этой кнопки открывается список со значениями, по которым можно отфильтровать список. Например, нажмите кнопку в столбце Имя, и будет открыт список получателей. Выберите нужную орга­низацию, и в списке останутся только платежные поручения по платежам дан­ной организации. Чтобы снова показать все строки, следует снова нажать кноп­ку в столбце Имя и выбрать элемент Все в открывающемся списке. Вы може­те выбрать одновременную фильтрацию по нескольким значениям, например по получателю и назначению платежа. Аналогично можно отобрать операции с нуж­ными датами или суммами. Можно задать более сложное условие для фильтра­ции, выбрав элемент открывающегося списка Условие. На экране появится диа­лог, в котором вы можете задать любое условие, например сумма оплаты должна быть больше 300 и меньше 40000 или дата больше 15 июня текущего года.

Создавать новые строки в списке удобнее на основе ранее созданных. Выде­лите нужную строку и скопируйте ее в первую свободную строку в конце списка. Исправьте номер и введите нужную информацию в другие поля, после чего мож­но перейти на лист с бланком платежки и ввести новый номер. После этого вы можете распечатать созданное платежное поручение.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7

Автоматизация учета амортизации основных средств

Учет основных средств и расчет их амортизации является одним из важ­нейших направлений работы бухгалтера, и эту деятельность можно автомати­зировать. Отметим, что в примере не используются группы амортизируемого имущества, а задается годовой процент амортизации для каждого конкретного предмета. Если вы поймете, какие приемы использованы при создании табли­цы, вы без труда сможете ее доработать, введя десять групп амортизируемого имущества.

Все исходные данные, расчеты и результаты вычислений в нашем примере находятся на одном листе. В левой части вводятся исходные данные, в центре производятся расчеты и выводятся результаты, а в правой части листа выводятся суммарные показатели (Рис.7.1).

Введите заголовок таблицы и заголовки столбцов. Мы не будем на этом ос­танавливаться, сконцентрировавшись на расчетной части. В ячейку G2 введите дату расчета, и выберите формат, при котором выводится только месяц и год, без числа. В ячейку М2 введите формулу =МЕСЯЦ(G2) вычисляющий номер меся­ца. Далее сделаем так, чтобы при вводе информации в таблицу она автоматичес­ки нумеровалась. В ячейку A5 введите формулу =ЕСЛИ(В5<>"";1;""). Если ячей­ка с инвентарным номером пуста, номер в первом столбце отсутствует, в про­тивном случае выводится единица. Введите в ячейку А6 формулу =ЕСЛИ(В6< > "";А5+1;""),а затем протяните ее в расположен­ные ниже ячейки. Теперь, если в какой-то строке введен инвентарный номер, в ней появляется очередной порядковый номер, на единицу превышающий номер в предыдущей строке.

Р ис.7.1. Амортизация основных средств

Инвентарный номер, наименование, балансовую стоимость и амортизацию вы должны ввести вручную, как и годовой процент амортизации для данного основного средства.

Эта информация является исходными данными для расчетов. Заполните тестовыми данными две-три строки, чтобы при вводе формул сразу видеть результат.

Для расчета амортизации с начала года введите в ячейку H5 длинную формулу

=ЕСЛИ(В5< > "";EСЛИ(E5+D5*G5*$M$2/12<D5;

D5*G5*$M$2/12;D5-E5);"")

В действительности эта формула просто длинная, но не сложная. Разберем ее по частям. Первая функция ЕСЛИ выводит пустое место, если не задан инвен­тарный номер, как и в случае порядкового номера. Если же инвентарный номер задан, выводится результат вычисления второй функции ЕСЛИ. Коротко говоря, если основное средство полностью амортизировано, дальше, в отрицательную стоимость, вести расчеты не надо. Условие E5+D5*G5*$M$2/12<D5 говорит, что если амортизация на начало года плюс произведение балансовой стоимости на годовой процент, поделенное на 12 и умноженное на количество месяцев, меньше балансовой стоимости, то вывести нужно результат, подсчитанный по формуле D5*G5*$M$2/12.Это как раз и есть амортизация за прошедшие месяцы. Если же суммарная амортизация получается больше балансовой стоимости, рас­чет ведется по формуле D5-E5, то есть выводится разница между балансовой сто­имостью и амортизацией на начало года. Размножьте формулу на следующие строки.

В следующую ячейку, в столбце амортизации за период эксплуатации, вво­дится простая формула =ЕСЛИ(В5<>"";Е5+Н5;""). Если введен инвентарный номер, суммируются амортизация на начало года и амортизация за прошедшие с начала года месяцы. Аналогично, в следующем столбце рассчитывается остаточ­ная стоимость с помощью формулы =ЕСЛИ(В5<>"";D5-I5;'"). Также размножь­те формулы на расположенные ниже строки.

Чтобы вычислить амортизацию в текущем месяце, в ячейку К5 введите еще более длинную, но не сложную, формулу =ЕСЛИ(В5<>””;

ЕСЛИ(E5+D5*G5*$M$2/12<D5;D5*G5*$M$2/12;

D5-E5)- ЕСЛИ(E5+D5*G5*($M$2-l)/12<D5;

D5*G5*($M$2-1)/12;D5-E5);"")

Как и во всех остальных ячейках, информация выводится, только если вве­ден инвентарный номер. Расчетная часть состоит из двух похожих фрагмен­тов, таких же, как и в ячейке H6. Только в первом фрагменте стоит $М$2, а во втором — $М$2-1. В результате первый фрагмент считает амортизацию на теку­щую дату, а второй - амортизацию на дату, отстоящую от текущей на месяц на­зад. Вычтя из одной суммы другую, мы получим амортизацию за текущий месяц. Эту формулу нужно тоже протянуть на последующие строки.

Все сложные формулы введены, осталось только добавить суммарные пока­затели. Они вводятся предельно просто, например для вычисления общей балан­совой стоимости в ячейку N5 нужно ввести формулу =СУММ(D5:D1000). Аналогичные формулы нужно ввести и в другие ячейки, конечно указав другие столб­цы для суммирования.

Введя информацию об объектах, вы можете задавать месяц и рассчитывать амортизацию на указанный период. В данной модели не учитываются некоторые особенности амортизации, но вы без труда сможете модифицировать формулы, пользуясь описанными выше приемами.