Ульяновский государственный университет

Институт экономики и бизнеса

ПОХИЛЬКО С. И.

EXCEL для экономиста

Профессиональные компьютерные программы и автоматизация составления документов

Ульяновск,2012

Похилько С.И. Excel для экономиста. Профессиональные компьютерные программы и автоматизация составления документов. – Ульяновск, УлГУ, 2012.

Данное пособие предназначено для студентов всех форм обучения.

Цель издания - оказать помощь студентам при изучении курсов «Компьютеризация бухгалтерского учета», «Информационные системы в экономике», «Информационные технологии в управлении» и «Профессиональные компьютерные программы».

Составитель: Похилько С.И.

Рецензенты:

к.э.н., доцент ИЭиБ Барашков С.В.

к.э.н., доцент УлГТУ Горбунов И.В.

Рекомендовано к изданию кафедрой «Экономико-математических методов и информационных технологий» Института экономики и бизнеса УлГУ

Печатается по решению Ученого Совета ИЭиБ УлГУ

Институт экономики и бизнеса УлГУ, 2012г

СОДЕРЖАНИЕ

1. Практическая работа №1………………………………………………4

2. Практическая работа №2………………………………………………9

3. Практическая работа №3………………………………………………14

4. Практическая работа №4………………………………………………18

5. Практическая работа №5…………………………………..…………..23

6. Практическая работа №6…………………………………..…………..31

7. Практическая работа №7………………………………..……………..36

8. Практическая работа №8………………………………………………40

9. Практическая работа №9……………………………………………….51

Практическая работа №1

Оформление стандартных бухгалтерских бланков

Хотя Excel позволяет создать практически любой бланк, это может потребо­вать достаточно больших усилий. Перед тем, как приступить к созданию любого бланка, нужно проверить, не можете ли вы достать готовую таблицу с нужным бланком. Проще всего это сделать с помощью одной из информационно-спра­вочных систем или Интернета.

Наконец, может быть, вы найдете нужный бланк среди шаблонов Excel. Вы­берите команду Файл → Создать и выберите среди шаблонов Финансовые шабло­ны . Будет создана новая рабочая книга с несколькими листами, каждый из которых является бланком какого-то документа. Однако большинство бланков устарело, так что не стоит слишком рассчитывать на то, что вы сможете воспользоваться шаблонами Excel.

Если вы все же не нашли нужный бланк, а он вам нужен, придется самосто­ятельно его оформить. Опишем оформление бланка на примере второй страницы формы № Т-51_, то есть последней страницы расчетной ведомости.

Для ввода и оформления нужно взять готовый напечатанный на бумаге бланк и создать свой, похожий на стандартный. Вначале нужно ввести в ячейки все нужные слова. Так как в расчетной ведомости все столбцы пронумерованы, вначале введем эти номера. В заголовке таблицы перед номерами может располагаться от одной до трех ячеек заголовка. Поэтому вводим номера в четвертую строку, в ячейки с А4 до R4. После этого нужно ввести все заголовки верхнего уровня в первую строку. При этом следует ориентироваться на номера столбцов. Например, в первые шесть ячеек, с A1 по F1, вводятся соответствующие назва­ния, но следующее название вводится не в седьмой столбец, а в восьмой. Это объясняется тем, что заголовок Отработано дней (часов) объединяет столбцы с номерами 6 и 7. Следующий заголовок, Начислено, руб. объединяет пять столб­цов, начиная с восьмого. Соответственно, следующий заголовок, Удержано и за­чтено, руб., нужно ввести в ячейку M1. После того, как вы ввели информацию в первую строку, нужно ввести

Рис. 1.1. Ввод слов в нужные ячейки

п одзаголовки во вторую и третью строки. При этом третью строку нужно использовать только там, где есть заголовок в первой и вто­рой строках. В итоге вы получите примерно такую таблицу (Рис. 1.1).

Возможно, у вас она не поместилась полностью на экране, и для перехода к нужной ячейке нужно воспользоваться полосой прокрутки.

Обратите внимание, что большинство названий не помещаются в ячейки и скрыты следующими названиями. На этом этапе данная ситуация вполне нор­мальна. Не надо пытаться изменить размеры ячеек или поменять шрифт. Этим мы займемся дальше.

После ввода текста, нужно его отформатировать. Вначале выделите все вве­денные ячейки и выберите шрифт Times New Roman размера 8, а также выберите выравнивание по центру, нажав кнопку на панели форматирования. Мы сде­лаем в заголовке достаточно мелкие надписи. Далее объедините ячейки там, где это необходимо. Например, нужно объединить ячейки с А1 по A3. Выделите их и нажмите кнопку на панели форматирования. Аналогично объедините ячей­ки в следующем столбце и так далее. Столбцы F и G объединяются иначе. Нуж­но объединить ячейки F1 и G1, после чего объединить вместе F2 и F3, а также G2 и G3. Далее объедините в единое целое ячейки с Н1 по L1 и так далее.

Рис. 1.2. Предварительное форматирование

Рис. 1.1. Ввод слов в нужные ячейки

П осле того, как все нужные объединения выполнены, выделите первые три строки и выберите команду меню Формат → Ячейки. Появится диалог настрой­ки формата, в котором перейдите на вкладку Выравнивание. Установите флажок

переносить по словам и в списке вертикального выравнивания выберите по цент­ру. После перейдите на вкладку Границы и выберите внешние и внутренние гра­ницы ячеек, установив среднюю толщину линий, после чего нажмите кнопку ОК. В результате вы должны получить примерно такой внешний вид заголовка таблицы (Рис. 1.2).

Перед тем, как подбирать нужные размеры строк и столбцов, нужно повер­нуть на 90 градусов некоторые надписи в заголовке. Выделите ячейки НЗ и 13, после чего выберите команду меню Формат → Ячейки. В появившемся диалоге снова перейдите на вкладку Выравнивание и в поле угла поворота введите 90, по­сле чего нажмите кнопку ОК. Надписи в выделенных ячейках теперь будут рас­положены вертикально, а не горизонтально.

После того, как все ячейки заполнены и выбраны правильные форматы, нужно задать размеры ячеек. Перетащите мышью границы столбцов, ориентиру­ясь на соотношение столбцов в оригинале и на размеры надписей в заголовках. Возможно, вам потребуется изменить и высоту строк. В конце работы можно вы­делить строки под заголовком и также выбрать для них границы из линий сред­ней толщины. Чтобы посмотреть, что у вас получилось, выберите команду меню Вид → Разметка страницы. Вы увидите бланк с учетом того, как он будет распе­чатан на принтере (Рис. 1.3).

Рис. 1.3. Разметка страниц

Е сли некоторые столбцы у вас попали не на ту страницу, измените шири­ну столбцов. Вы также можете изменить поля страницы, выбрав команду ме­ню Файл → Параметры страницы и настроив размеры полей в появившемся диалоге. Для возврата к прежнему виду выберите команду меню

Вид → Обыч­ный. Возможно, вам больше нравится вертикальное выравнивание не по цен­тру, а по верхней границе. Можете выделить ячейки в заголовке и изменить выравнивание, как это делалось ранее. В конце работы можно выделить ячей­ки бланка, расположенные ниже заголовка, и выбрать шрифт, отличающийся от шрифта в заголовке.

Если вы хотите добавить текст 2-я страница формы № Т-51 в верхний правый угол формы, вставьте строку перед первой строкой таблицы и введите текст в нужное поле. Так можно добавить и подписи в ниж­ней части формы. Под конец необходимо сохранить созданный бланк доку­мента в файле.

Аналогично вы можете оформить любой нужный бланк. Следует только при­держиваться верного порядка: вначале вводите текст, после этого меняете фор­мат, объединяете ячейки и задаете границы, и, наконец, выбираете ширину столбцов и высоту строк.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2

Объединение таблиц с автоматизацией расчетов

Часто приходится заполнять несколько однотипных документов, несколько раз повторяя ввод одних и тех же данных. В этом случае удобно ввести текст и числа один раз, а во всех остальных документах просто вставить данные из пер­вого документа. Рассмотрим эту операцию на примере заполнения счета-факту­ры, счета и приходного кассового ордера. Вы заполняете только счет-фактуру, а остальные документы заполняются автоматически.

Вначале вам нужно самостоятельно оформить бланк «счет-фак­тура». Подробно об оформлении бухгалтерских бланков рассказано в работе № 1, на при­мере расчетной ведомости. При этом активно используйте форматирование. На­пример, чтобы вывести дату в виде 01 октября 2010 г., нужно задать дату 1.10.10 и выбрать нужный формат представления данных. После того, как бланк готов, можно заполнять все поля вручную, но удобнее автоматизировать заполнение некоторых полей.

Если вы при заполнении используете только сегодняшнюю дату, в поле да­ты вставьте формулу =СЕГОДНЯ(). В ячейки стоимости товаров введите произ­ведение количества на цену единицы, например =С11*D11.. Аналогично можно вычис­лить сумму налога с помощью формулы =E11*G11 и общую сумму по форму­ле =Е11+Н11. Также можно ввести в нужную ячейку ставку НДС. Введя фор­мулы в первую ячейку счета-фактуры, размножьте их на остальные строки. Чтобы в таблице не отображались нулевые суммы, можно применить особый формат ячеек. Выделите ячейки с формулами, вы­берите команду меню Формат → Ячейки, и на вкладке Число появившего­ся диалога выберите в списке форматов все форматы. Введите в поле формат # ##0,00;#;#. Точками с з апятой разделяются варианты числа — положитель­ное, отрицательное и нулевое. Символ # указывает, что нули не выводятся. Первые символы описывают вывод числа в виде 7 876,00. Кстати, если заме­нить последний символ # в формате на тире, вместо нулей в таблице будут про­ставляться прочерки.

Рис. 2.1. Счет-фактура

Суммирование и вычисление налога с продаж выполняется предельно про­сто. Чтобы вставить в счет-фактуру сумму прописью. вы можете добавить в таблицу лист с вычислением суммы прописью. Можете за­полнить для примера нужные ячейки в таблице, и просмотреть, все ли правиль­но выводится и рассчитывается. В результате вы получите таб­лицу (Рис.2.1).

Рис.2.2 Счет

Д алее на основе информации из счета-фактуры составляем счет. Это сделать очень просто, так как информация в счете почти полностью повторяет информа­цию из счета-фактуры. Для счета рекомендуется использовать отдельный лист рабочей книги. После того, как вы сделаете или найдете бланк счета, вставьте в используемые ячейки ссылки на соответствующие ячейки листа счета-фактуры. При этом можно сослаться и на название и адрес продавца, вставив эти данные в заголовок счета (Рис2.2).

Если сумма прописью не помеща­ется на одной строке, выберите пере­нос по словам при установке формата. Кстати, чтобы сцепить сумму цифрами и сумму прописью, используйте фор­мулу =Лист1!B19&" "&Лист1!D19, конечно введя название листа со счетом-фактурой и указав нужные ячейки, содержащие соответствующие суммы.

На третьем листе рабочей книги создайте бланк приходного кассового ордера (Рис.2.3). Некоторые поля в этом бланке заполнить очень просто, достаточно вставить ссылку на нуж­ную ячейку счета или счета-фактуры. Мы же остановимся на заполнении нескольких ячеек, которые отсутству­ют в этих документах.

В приходном кассовом ордере рубли и копейки выводятся в разных ячейках. Если сумма из счета-факту­ры расположена на листе Лист1 в ячейке В19, то формула для выделе­ния рублей будет следующей: =ЦЕ-ЛОЕ(Лист1!В19). Поместите ее в нужную ячейку, например в F18, как в нашем случае. Для выделения копеек в следующую ячейку нужно ввести

Рис.2.3.Приходный кассовый орден

= ТЕКСТ(ОКРУГЛ((Лист1!В19-F18)*100;0);"00"). Сумма в рублях вы­читается из общей суммы и умножа­ется на сто, после чего выводится в виде двух цифр, например 78 или 09. В поле основания нужно перечислить все товары, для чего можно применить операцию сцепления, например =Лист2!В12&" "&Лист2!В13&" "&Лист2!В14. Обратите внимание, что между отдельными названиями вставляются пробелы. Это не совсем удобно, но если поставить запятые, в случае пустой строки полу­чатся несколько запятых, расположенных подряд. Можно при заполнении сче­та-фактуры в конце каждого названия ставить точки. В этом случае названия в приходном кассовом ордере будут разделены точками.

Сохранив заготовку созданного документа, вы можете открывать ее при необходимости заполнения соответствующих документов. Заполнять нужно только поля в счете-фактуре, а остальные документы будут заполняться автома­тически. Вы можете распечатать нужное количество копий каждого документа. После заполнения можно сохранить таблицу в другом файле, чтобы оставить созданные документы в электронном виде.