Лекція 3.2 Класифікація бухгалтерських програм. Загальні критерії оцінки програмного забезпечення ксбо.

Принципи комп’ютерної форми обліку.

Основними принципами комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є:

- одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

- накопичення і багаторазове використання облікових даних;

- один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

- автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених процедур (норм, нормативів, завдань тощо);

- одержання звітних показників в режимі діалогу "людина-комп'ютер";

- автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності. Перша вимога - можливість здійснення широкого розподілу праці - виконується завдяки тому, що сучасні програмно-апаратні комп'ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Саме завдяки програмно-реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам, з'явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а декільком бухгалтерам.

Застосування комп'ютерів дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об'єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні обчислювальної техніки є можливість вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів. Тут поєднані в одному робочому процесі реєстрація операцій в хронологічному і систематичному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків, що раніше здійснювалась окремо. При цьому контроль за відповідністю даних аналітичного і синтетичного обліку забезпечений автоматично, а при ручному веденні обліку записи на синтетичних і аналітичних рахунках здійснюються, як правило, в послідовно-накопичувальному порядку, до того ж зі значним розривом у часі. Саме тому на підприємствах сальдо по синтетичних рахунках часто не збігається з сальдо по аналітичних рахунках.

При застосуванні комп'ютерів автоматично вирішується проблема оперативності даних. Якщо при паперових формах обліку операцій накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат ручної праці та завжди пов'язані з імовірністю допущення помилок, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини.

Через те, що використовувались недосконалі технічні засоби механізація обліку вимагала перебудови документів (передусім, первинних). В результаті удосконалення обліку шляхом механізації зводилось до реалізації його відповідної форми за допомогою наявних технічних засобів. В підсумку існуюча форма обліку незначною мірою модернізувалась відповідно до можливостей обчислювальної техніки. Використання ж

сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки призводить до того, що застосування тієї чи іншої форми обліку здійснюється за допомогою програмно реалізованих алгоритмів. Таким чином, комп'ютеризації обліку на сучасних комп'ютерах обмеження форми не властиві. Хоча технічно за допомогою обчислювальної техніки можна реалізувати будь-яку ручну або механізовану форму обліку, з'являється можливість реалізації не фіксованої форми, а тієї, яка була б "оптимальною". В цьому випадку мова йде про удосконалення методології обліку на основі застосування комп'ютерів, а не про пристосування цієї методології до вимог технічних засобів, тобто удосконалення методології обліку визначається не технічними умовами і обмеженнями, а широкими можливостями реалізації.