4. Разработка реальной и идеальной моделей бизнес-процессов кафедры «менеджмента» сибгау

Для построения реальной и идеальной моделей осуществления бизнес-процессов необходимо максимально точно и правильно сформировать модель бизнес-процессов «как есть» для сравнения и анализа реально существующих в деканате бизнес-процессов с идеальными, разработанными на основе нормативных документов и оптимизированной с использованием метода РАЗУ нагрузки.

На данном этапе предстояло перейти от матрицы, содержащей последовательности выполнения функций, к графической и логической модели представления функций в виде процессов. Инструментом для этой работы стала специализированная программа BPWin с наиболее удобным для моделирования бизнес-процессов языком IDEF0 [1].

BPWin поддерживает описание на основе функций, потоков данных или работ, интегрируя в одном инструменте все три ключевых аспекта деятельности и позволяя удовлетворить потребности в анализе как самого бизнеса, так и технологии. BPWin позволяет разбить модель на фрагменты, поработать с ними, а затем вновь объединить их в одно целое.

BPWin позволяет:

• Обеспечить эффективность операций, рассматривая текущие бизнес-процессы через мощные инструменты моделирования;

• Совершенствовать бизнес-процессы, формулируя и определяя альтернативные реакции на воздействия рынка;

• Быстро исключать непродуктивные операции, легко и интуитивно сопоставляя операционные изменения. Неэффективные, неэкономичные или избыточные операции могут быть легко выявлены и, следовательно, улучшены, изменены или вовсе исключены - в соответствии с целями компании.

Таблица 11. Этапы SADT-моделирования бизнес-процессов подразделения.

№	Этапы	Действия
1	Очерчивание границ объекта	Составление список всех основных предметов, которые являются частью системы. Оценка исходного списка критически. Вычеркните названия, не относящихся к системе объектов. Добавляйте новые названия по мере развития идей. Актуализация списков данных и функций по мере освоения работы системы.
2	Определение цели и точки зрения модели	Составление вопросов, на которые должна отвечать модель (по крайней мере, 5-10 вопросов). Определение степени точности ответа на каждый из них. С помощью этого набора вопросов определение того, как модель будет использоваться. Это и станет целью модели. Выбор из всех сотрудников того, кто сможет ответить на большинство вопросов. Его точка зрения станет точкой зрения модели.
3	Построение диаграммы верхнего уровня	Определение 3-6 основных функций для родительской диаграммы Построение диаграммы по правилам стандарта IDEF0
4	Обобщение диаграммы верхнего уровня	Обобщение всех функций системы. Изображение всех входных дуг, дуг управления и выходных дуг - по одной для каждой внешней дуги диаграммы АО. Это обеспечивает согласованность двух рисунков. Определение под большим блоком цели и точки зрения модели.
5	Критическая оценка обобщающей диаграммы	Чтение диаграммы вслух, пользуясь для изложения шаблоном типа: "функция (имя блока) преобразует (имена входных дуг) в (имена выходных дуг) в соответствии с (имена дуг управления). Оценка изложенного с точки зрения здравого смысла. определение неувязок. Критическая оценка чертежа, цели и точки зрения. пересмотр цели и точки зрения (по необходимости).
6	Критическая оценка диаграммы верхнего уровня	Исправления диаграммы, соответствующие исправлениям на диаграмме А-0. Определение смысла данной диаграммы после исправления всех связанных с диаграммой А-0 недостатков. Оценка ее адекватности реальным процессам.
7	Переделка обобщающей диаграммы и диаграммы верхнего уровня	Чтение диаграммы А-0. Анализ изложенного в диаграмме и проверка ее смысла. Связывание всех внешних дуг диаграммы АО с родительской диаграммой А-0, используя ICOM-коды. Это позволит избежать потери внешних дуг. Проверка соответствия меток внешних дуг диаграммы АО меткам дуг диаграммы А-0.
8	Групповое построение диаграмм	Выбор блока диаграммы А0, являющегося контекстным. Чтение диаграммы А0 снова. Использование граничных дуг выбранного блока для начала составления списка данных. Выполнение остальных этапов создания диаграммы.
9	Критическая оценка декомпозиции первого уровня	Просмотр диаграмм и работа над примечаниями. Проверка альтернативных декомпозиций данных/функций. Построение видоизмененной диаграммы и при необходимости перестроение диаграммы А0.

BPWin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3), координируя эти три основных аспекта бизнеса для соответствия потребностям бизнес-аналитиков и системных аналитиков, что позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования. С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье) [6].

Алгоритм моделирования бизнес-процессов с использованием стандарта SADT в нотации IDEF0 и программной среде All Fusion Process Modeler с основными работами в рамках каждого этапа показан в таблице 11.

Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе. Модель содержит такие типы диаграмм: контекстную диаграмму, диаграммы декомпозиции, диаграммы дерева узлов. Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты – диаграммы декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее, до достижения нужного уровня подробности описания. После каждого сеанса декомпозиции проводятся сеансы экспертизы - эксперты предметной области указывают на соответствие реальных бизнес-процессов созданным диаграммам. Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Так достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам на любом и каждом уровне модели. Синтаксис описания системы в целом и каждого ее фрагмента одинаков во всей модели. Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами.

Рис. 3. Контекстная диаграмма бизнес-процессов кафедры менеджмента

Под моделью бизнес-процесса в IDEFO понимается текстовое и графическое описание системы работ, их исполнителей, регламентирующих деятельность документов, а также информационных и материальных потоков между работами.

Работы обозначают процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Работы изображаются в виде прямоугольников. Работы на диаграммах декомпозиции располагаются по диагонали от левого верхнего угла к правому нижнему. Такое расположение облегчает чтение диаграмм, кроме того, на нем основывается понятие взаимосвязей работ. Каждая из работ на диаграмме декомпозиции может быть в свою очередь декомпозирована. В левом верхнем углу изображается небольшая диагональная черта, которая показывает, что данная работа не была декомпозирована. Взаимодействие работ с внешним миром и между собой описывается в виде стрелок. Стрелки представляют собой некую информацию и именуются существительными.

Модель не может быть построена без четко сформулированной цели. Нашей целью являлось построение идеальной реальной модели осуществления финансовых процессов на крупном предприятии, чтобы использовать ее при сравнении с идеальными бизнес-процессами кафедры [11].

Также очень важно сразу правильно определить единую точку зрения, с позиции которой должна строиться модель. Точку зрения можно представить как взгляд человека, который видит систему в нужном для моделирования аспекте. Точка зрения должна соответствовать цели моделирования. Исходя из специфики проекта, нами было принято решение рассматривать и строить процессы с точки зрения заведующего кафедрой (рис. 3).

Своевременное и четкое определение области моделирования, цели и точки зрения позволило избежать выполнения лишней работы и вообще отказаться от рассмотрения тех работ, которые не соответствуют контексту нашей модели или неважны для нее. По этой же причине детализации подвергались только процессы, которые состоят из 3 и более работ, простые и неважные оставались в укрупненном виде, обеспечивая соблюдение логики протекания процесса.

Самой большой проблемой стал дефицит корректной и адекватной информации: в силу отсутствия опыта и доступных источников подобной информации возникало много вопросов. Нами были приняты усилия по переработке и приведению таких данных в соответствие с требуемыми стандартами. Еще одной сложностью стало определение элементов процессов: что является выходом, а что управлением, в результате выявлялись ситуации, когда вход одной работы являлся также входом для следующей работы. В ряде случаев проблему вызывала невозможность продемонстрировать одновременное выполнения некоторых процессов на схеме из-за отсутствия отражения динамики бизнес-процессов во времени.

Рис. 4. Диаграмма А0 реальной модели бизнес-процессов кафедры менеджмента

После разработки контекстной диаграммы существующих бизнес-процессов кафедры менеджмента была разработана «родительская» диаграмма, являющаяся декомпозицией контекстной (рис. 4). После проведена трехуровневая декомпозиция диаграммы, результатом которой являются диаграммы бизнес-процессов, представленные в Приложении 3.

Анализ бизнес-процессов реальной модели позволил выявить ряд их недостатков и предложить мероприятия по совершенствованию модели. После чего была разработана идеальная модель бизнес-процессов деканата с использованием алгоритма метода РАЗУ в соответствии с нормативными документами кафедры и оптимизации нагрузки сотрудников подразделения. Диаграммы реальной и идеальной моделей бизнес-процессов кафедры менеджмента представлены в журнале бизнес-процессов (Прил. 3).

Рис. 5. Контекстная диаграмма идеальной модели бизнес-процессов кафедры менеджмента

На рис. 5, 6 показана контекстная и родительская диаграммы идеальной модели бизнес-процессов кафедры менеджмента.

Рис. 6. «Родительская» диаграмма идеальной модели бизнес-процессов кафедры менеджмента