3. Определение нагрузки и зон ответственности сотрудников кафедры «менеджмента» с использованием матрицы разу.

Матрица ответственности представляет собой графо – аналитический инструмент, с помощью которого устанавливается ответственность исполнителей за совокупность работ по проекту [2]. Это функциональная матрица в управлении проектом, составная часть организационного инструментария управления проектом, позволяющая руководителю разделить задачи управления по подразделениям и исполнителям проекта (внутри команды проекта), а также другим участникам проекта и обеспечить их комплексную реализацию.

Первые упоминания об этом инструменте встречаются уже в 60-х гг. XX века. Матрица ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования должностей, подразделений и служб (работники аппарата управления могут быть указаны конкретно), а в сказуемом перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.

Матрицу разделения административных задач управления можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы − функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды деятельности, составляющие процесс управления проектом. В поле матрицы условными знаками обозначаются функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.

Матрица ответственности используется в процессном управлении. В управлении проектом матрица ответственности является обязательным инструментом и четко согласована с другими инструментами [14].

Ключевым этапом выполнения проекта является выравнивание нагрузки персонала подразделения за счет перераспределения зон ответственности сотрудников кафедры. Для решения этой задачи используется матрица разделения административных задач управления (матрица РАЗУ).

В соответствии с приведенной классификацией предлагается список условных обозначений, которые символизируют те или иные аспекты деятельности по осуществлению функций управления.

Условные обозначения для первого аспекта:

Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью);

! - персональная ответственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью);

Р - участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи.

Условные обозначения для второго аспекта:

П - планирование;

О - организация;

К - контроль;

X - координация совместных усилий участников процесса;

А - активизация.

Условные обозначения для третьего аспекта:

С - согласование, визирование;

Т - исполнительство;

М - подготовка предложений;

± - расчетные операции, необходимые для осуществления функции (задачи);

- - в работе не участвует.

В столбце К_т указывается коэффициент трудоемкости решаемых задач, в строке С₃ – загруженность должностных лиц и структурных подразделений.

Выше приводится базовая символьная матрица РАЗУ для кафедры «Менеджмент». Количество символов, обозначающих отношение структурных подразделений и служб к решению конкретных задач управления, а также их содержание, могут быть изменены, так как определяются подходом к деятельности по управлению и условиями функционирования реальных систем управления, которые являются объектами моделирования.

Перед началом составления матрицы РАЗУ были проведены интервью со структурными единицами кафедры на основе «Положения кафедры» (Приложение 1): заведующий кафедры, секретарь и преподавательский состав кафедры (ассистент, старший преподаватель, доцент и профессор).

Для того чтобы определить значимость символов, используют один из методов экспертного опроса и дальнейшей обработки экспертных оценок. Одним из наиболее доступных методов экспертного опроса является оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов.

Деятельность по реализации функций управления при проектировании матрицы РАЗУ заключается в следующем:

• ответственность за решение той или иной задачи управления проектом;

• содержание деятельности исполнителя по реализации задачи;

• содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи.

Для корректности сравнения субъективных оценок трудоемкости задач всех сотрудников кафедры, их количество (58) уменьшилось до 13 задач. Их формулировки также упрощены после укрупнения (таблица 1).

Таблица 4. Упрощения формулировок функций кафедры «Менеджмента» для разработки матрицы РАЗУ.

Укрупненные функции	Функции кафедры по Положению	Исполнитель
Коммуникационные функции (относятся к вспомогательным)	Оказывает содействие в трудоустройстве выпускников кафедры и поддерживает с ними деловые связи; Обеспечивает творческое взаимодействие с родственными кафедрами университета, отечественных и зарубежных вузов, научно-исследовательскими институтами, производственными и научными организациями в целях изучения, обобщения и распространения опыта работы лучших преподавателей. Оказывает помощь начинающим преподавателям в овладении педагогическим мастерством; Устанавливает связи с предприятиями и организациями в целях пропаганды научно-технических знаний и достижений, обобщения и распространения передового опыта и оказания им научно-педагогической помощи; Проводит воспитательную работу со студентами в процессе обучения путем проведения бесед, тематических вечеров, круглых столов, конференций, целенаправленного досуга; Содействует работе общественных организаций университета, развитию студенческого самоуправления, организации труда, быта и отдыха профессорско-преподавательского состава кафедры и студентов. Проведение и контроль работы маркетинга рынка труда и трудоустройство выпускников Проведение работы с сотрудниками, формирующей у них ответственного отношения	Заведующий кафедрой и ассистент
Организационные функции	разработка учебных планов и рабочих программ по дисциплинам, закреплённых за кафедрой с учётом требований государственных образовательных стандартов, квалификационных характеристик специалистов, потребностей народного хозяйства, отраслевых и региональных условий и особенностей подготовки специалистов; разработка контрольных заданий, экзаменационных билетов, тематик курсовых и выпускных квалификационных проектов (работ); проведение в соответствии с учебными планами и программами всех видов учебных занятий, консультаций, экзаменов и зачётов по всем формам обучения; участие в мероприятиях по повышению квалификации специалистов, организация в установленном порядке занятий на курсах повышения квалификации и курсов переподготовки кадров по новым перспективным направлениях науки и техники по профилю кафедры; рассмотрение диссертаций, представляемых к защите работниками кафедры или по поручению диссертационных Советов другими соискателями; участие в организации приёма в университет, в проведении работ по профессиональной ориентации учащихся и работающей молодёжи. Организация и координация научной работы Организация и контроль учебных процессов Организация разработки тематики курсовых и выпускных работах, подготовка их к защите Обеспечение соответствия учебных планов и программ стандартам и контроль их выполнения Организация и контроль предоставления платных дополнительных услуг Организация работы по целевой подготовке специалистов Разработка плана работы, утверждение документов Планирование и организация методической работы, формирование тематического плана Разработка мер, стимулирующих работу преподаватель, обеспечение эффективной самостоятельной работы студентов Создание необходимых условий для обучения аспирантов и участия студентов в научной работе Организация проведения научных семинаров Совместно с деканом руководство работы кураторов Осуществление подбора кадров и комплектование штатов ППС Совместно с деканом обеспечение формирования и использование внебоджетных средств, отслеживание состояния лабороторного оборудования, проведение обновления и модернизации Обеспечение выполнения организационно распорядительных документов руководству университета Планирование и проведение заседаний кафедры Создание безопасных условий труда, охрана здоровья и благоприятного социально-психологического климата	Преподавательский состав
Инновационные функции	разработка и реализация эффективных технологий обучения с использованием в учебном процессе современных средств обучения, а также адаптация передовых отечественных и зарубежных технологий, способствующих повышению теоретической и профессиональной подготовки специалистов; разработка информационного, методического и программного обеспечения учебного процесса с учётом современных достижений науки и техники; организация научно-исследовательской работы студентов, подготовки и проведения студенческих, научно-технических, теоретических конференций по актуальным проблемам; проведение научных исследований в соответствии с утверждённым планом НИР по профилю кафедры; осуществление внедрений результатов НИР в производство, подготовка рекомендаций для опубликования научных работ. Организация проведения метод. семинаров, внедрение новых технологий обучения Обеспечение участия сотрудников, аспирантов и студентов в конкурсах, выставках	Заведующий кафедры и преподавательский состав
Контрольные функции	1. в соответствии с утвержденным планом НИР проводит научные исследования по профилю кафедры: по госбюджетной и хоздоговорной тематике по международным, федеральным и региональным программам и проектам при выполнении квалификационных научных исследований, научно-исследовательской работы студентами 2. осуществление анализа результатов текущей успеваемости, итогов сдачи экзаменов и зачётов, защиты выпускных квалификационных работ 3. Обеспечение эффектного функционирования рейтинговой системы, контроль текущей успеваемости 4. Организация и контроль предоставления платных дополнительных услуг 5. Организация и координация научной работы 6. Контроль проведения мероприятий по охране авторских прав сотрудников 7. Организация и контроль работы по увеличению объёма и повышению уровня научных исследований 8. Обеспечение соблюдения сотрудниками и студентами правил и норм охраны труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка Университета 9. Рекомендация к поощрению сотрудников за высокие показатели, а также к взысканию за ошибки 10.Обеспечение сохранности служебных и вспомогательных помещений, оборудования, экономное расходование всех видов энергии	Заведующий кафедры

Для кафедры «Менеджмент» была разработана базовая матрица РАЗУ. Для того чтобы определить значимость символов, используют один из методов экспертного опроса и дальнейшей обработки экспертных оценок. Одним из наиболее доступных методов экспертного опроса является оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений) [4]. При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов.

В приведенной матрице символы сравнивают один с другим. При этом используют следующие обозначения:

• более предпочтительному символу присваивается 2;

• менее предпочтительному - 0;

• если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается - 1.

Техника заполнения заключается в следующем [14]. Прежде всего заполняется диагональ, где символы сравниваются сами с собой, по диагонали ставится «1», затем заполнение проводится построчно. Если символу присваивается «2», по горизонтали в столбце сравниваемого символа ставится «0» и т.д. Таким образом, сначала заполняются 1-я строка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т.д.

В следующей матрице попарных сравнений (таблица 5) представлена трудоемкость показанных выше функций кафедры.

Таблица 5. Матрица попарных сравнений символов.

Символ	Я	!	Р	П	О	К	Т	А	М	С	Х	Сумма	Значи-мость
Я	1	1	0	0	1	1	1	2	1	2	1	11	9,09
!	1	1	1	0	0	1	0	2	2	2	0	10	8,26
Р	2	1	1	0	0	0	0	2	1	2	0	9	7,44
П	2	2	2	1	1	2	1	2	2	2	1	18	14,88
О	1	2	2	1	1	2	1	1	1	2	1	15	12,4
К	1	1	2	0	0	1	1	2	1	2	1	12	9,92
Т	1	2	2	1	1	1	1	2	2	2	1	16	13,22
А	0	0	0	0	1	0	0	1	1	1	0	4	3,31
М	1	0	1	0	1	1	0	1	1	1	0	7	5,79
С	0	0	0	0	0	0	0	1	1	1	0	3	2,48
Х	1	2	2	1	1	1	1	2	2	2	1	16	13,22
Сумма	11	12	13	4	7	10	6	18	15	19	6	121	100

Проверка правильности заполнения матрицы [14]:

1) сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов;

2) сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Потом обрабатывают экспертные оценки. Для этого записывают индивидуальные оценки (суммы баллов по символам). Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются индивидуальными, необходимо найти коллективную оценку. Наиболее приемлемый метод получения коллективных оценок − нахождение либо средней арифметической величины, либо моды, которая, несомненно, отличается от оценок, полученных более точными методами обработки экспертных данных.

Коэффициенты трудоемкости решения управленческих задач ( ) рассчитывают способом, аналогичным изложенному, т.е. используя матрицу предпочтений. Коэффициент заносят в столбец матрицы.

Имея рассчитанные веса операций (V0) и коэффициенты трудоемкости решения управленческих задач ( ), можно определить трудоемкость решения каждой задачи:

где: - коэффициент трудоемкости решения j задачи;

- сумма весов операций j - го структурного подразделения или должностного лица j-й задачи;

− перечень должностных лиц и структурных подразделений;

Определяя трудоемкость решения управленческих задач, можно ранжировать все задачи по степени трудности их исполнения. Определяя загруженность должностных лиц и структурных подразделений аппарата управления, можно выделить наиболее загруженные отделы и провести оптимизацию функциональной структуры, учитывая при этом, например, фонд заработной платы структурных подразделений (Fj). Для этого необходимо рассчитать норму загруженности отдела [3]:

Для определения загруженности должностных лиц и структурных подразделений необходимо посчитать суммарную трудоемкость задач подразделения:

,

где - перечень управленческих задач, решаемых аппаратом управления.

Чтобы уравнять нормы загруженности отделов, требуется либо изменить фонды заработной платы структурных подразделений, либо передать некоторые операции наиболее загруженных отделов в менее загруженные.

Далее, кроме матриц предпочтений (парных сравнений), в проекте рассчитана итоговая матрица трудоемкости функций и задач кафедры «Менеджмент» представленных в таблице 6.

В итоге заполнения матриц определена общая трудоемкость функций, реализуемых каждым сотрудником кафедры. Итоговые данные представлены в таблице 7.

Таблица 6. Матрица трудоемкости функций и задач кафедры.

0	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	Сумма	Доля
1	1	1	1	1	0	0	2	0	0	0	0	2	0	8	4,73
2	1	1	0	0	0	0	1	0	0	0	0	0	0	3	1,78
3	1	2	1	1	0	0	1	0	0	0	0	1	0	7	4,14
4	1	2	1	1	0	0	1	0	0	0	0	1	0	7	4,14
5	2	2	2	2	1	2	2	1	1	2	1	2	1	21	12,43
6	2	2	2	2	0	1	2	0	0	1	0	2	0	14	8,28
7	0	1	1	1	0	0	1	0	0	0	0	1	0	5	2,96
8	2	2	2	2	1	2	2	1	1	2	1	2	1	21	12,43
9	2	2	2	2	1	2	2	1	1	2	1	2	1	21	12,43
10	2	2	2	2	0	1	2	0	0	1	0	2	0	14	8,28
11	2	2	2	2	1	2	2	1	1	2	1	2	1	21	12,43
12	0	2	1	1	0	0	1	0	0	0	0	1	0	6	3,55
13	2	2	2	2	1	2	2	1	1	2	1	2	1	21	12,43
Сумма	18	23	19	19	5	12	21	5	5	12	5	20	5	169	100

Таблица 7. Итоговая матрица трудоемкости функций и задач.

№	Зав. кафедрой	Секретарь	ППС	Доля	Сумма
1	168,22	258,20		4,73	426,43
2	22,01	126,17	23,47	1,78	171,65
3	41,08	102,69		4,14	143,77
4	133,50	89,00	89,00	4,14	311,51
5	554,55	236,20	883,17	12,43	1673,92
6	184,85	219,08	410,78	8,28	814,71
7	119,81		114,92	2,96	234,73
8	564,82	164,31	862,63	12,43	1591,76
9	770,21	164,31	883,17	12,43	1817,69
10	554,55	109,54	246,47	8,28	910,56
11	831,83		831,83	12,43	1663,65
12	237,66			3,55	237,66
13	1068,02	349,16	164,31	12,43	1581,50
Итог	5251,11	1818,67	4509,76	100,00	11579,54

Из таблицы видно, что при одинаковой занятости сотрудников кафедры трудоемкость выполняемых ими функций разная. При этом, очевидно, что у преподавательского состава и зав. кафедры она сопоставима, а у секретаря ниже примерно втрое. Чтобы нормализовать нагрузку персонала необходимо принять ряд мер:

• передать часть полномочий заместителя кафедры секретарю (обязательна переквалификация секретаря до методического работника);

• принятие на работу нового сотрудника для этого необходимо увеличить ставку секретаря в два раза;

• передать часть функций преподавательского состава секретарю.

Далее в итоговой таблице 8 приводятся суммарные значения трудоемкости всех функций сотрудников . Из таблицы видно, что нагрузка между персоналом подразделения распределена неравномерно и требует выравнивания.

Таблица 8. Итоговая трудоемкость функций сотрудников кафедры

менеджмента.

Структурные единицы кафедры «Менеджмент» СибГАУ	Общая трудоемкость
Зав. Кафедрой	5251,11
Секретарь	1818,67
ППС	4509,76

В представленной далее идеальной модели кафедры нами предложены изменения организационной структуры, согласующиеся с существующим Положением.

В идеальной модели бизнес-процессов нами предложены изменения организационной структуры кафедры (согласующиеся с существующим Положением). В идеальной модели матрицы РАЗУ кафедры в части «Учебная работа» нами предложены изменения организационной структуры, а именно, удаление подфункции «Обеспечивает творческое взаимодействие с родственными кафедрами университета, отечественных и зарубежных ВУЗов» согласующиеся с существующим Положением. Можно также усовершенствовать структуру подразделения и за счет реорганизации воспитательной работы и воспитательной деятельности. К тому же реальная воспитательная деятельность распределена между заместителя кафедры и преподавательского состава. Было принято решение ликвидировать функцию «Неразглашение конфиденциальной информации, ставшей известной по службе или иным путем», так как по своей смысловой нагрузки ее нельзя отнести ни в одну из имеющихся функций.

Функция «Проведение работы с сотрудниками, формирующие у них ответственное отношение» стало подфункцией функции «Административная работа» в связи с тем, что она не несет сильной нагрузки, а значит, нет смысла выделять ее в отдельную функцию. Вынесено предложение: назначить ответственным сотрудника кафедры по выполнения функции «Обеспечение соблюдения сотрудниками и студентами правил и норм охраны труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка университета».

В рамках этапа был разработан способ оформления иерархии функций, выбраны признаки, по которым должна быть составлена их классификация. В соответствии с принятым решением задачи требовалось представить в виде матрицы функций, сгруппированных по следующим критериям: анализ, оценка, планирование, организация, учет и контроль. Данная модель призвана систематизировать данные и сделать их удобными для чтения, анализа и обработки.

Результатом работы стал перечень задач, сгруппированных на основе фундаментальной классификации функций по видам деятельности. Полученная классификация требовала доработки, так как являлась списком задач, а не конкретных функций, кроме того, сам способ разбиения задач по видам деятельности был слишком общим, не отвечающим требованиям дальнейшей аналитической работы.

Далее по вышеописанному методу РАЗУ произведен расчет трудоемкости функций и задач идеальной модели кафедры «Менеджмент» (таблица 9).

Таблица 9. Итоговая матрица трудоемкости функций и задач идеальной модели.

№	Зав. кафедрой	Секретарь	ППС	Доля	Сумма
1	44,63	109,09	31,40	2,00	185,12
2		138,84		4,00	138,84
3	161,16	107,44	107,44	5,00	376,03
4	439,67	323,97	856,20	14,00	1619,83
5	312,40	185,12	694,21	14,00	1191,74
6	497,52	185,12	879,34	14,00	1561,98
7	370,25	543,80	856,20	14,00	1770,25
8	937,19	185,12	798,35	14,00	1920,66
9	728,93	358,68	798,35	14,00	1885,95
10	429,75	206,61	66,12	5,00	702,48
Итог	3921,49	2343,80	5087,60	100,00	11352,89

Таблица 10. Итоговая трудоемкость функций сотрудников кафедры «Менеджмент».

Структурные единицы кафедры «Менеджмент» СибГАУ	Общая трудоемкость
Зав. Кафедрой	3921,49
Секретарь	2343,80
ППС	5087,60

И в заключение метода РАЗУ был проведен перерасчет трудоемкости функций сотрудников кафедры «Менеджмент» с учетом предложенных мероприятий по их совершенствованию. В результате полученные данные иллюстрируют выравнивание нагрузки сотрудников кафедры, что показывает решение одной из задач проекта (таблица 10).