Анализ бизнес-процессов кафедры менеджмента
Сегодня на предприятиях всего мира осуществляется переход от традиционного функционального управления к процессному, поскольку процессный подход к управлению предприятием в полной мере соответствует новой парадигме управления и построен на новых принципах управления: направленность на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента, взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками, эффективная система мотивации работы персонала, снижение значимости и силы действия бюрократического механизма и др. Важно подчеркнуть, что этот переход стал возможен благодаря бурному прогрессу в информационных технологиях и их прикладной адаптации в сфере производства и управления [8].
Процессный подход удовлетворяет положениям новой парадигмы управления организацией, реализует в себе новые принципы научного управления, а также включает в себя основные научные подходы к управлению предприятием. Процессный подход – явление новое, и переход предприятия к нему требует сложных преобразований в организации, однако, в современных условиях этот подход может обеспечить создание такой системы управления предприятием, которая необходима для эффективного функционирования организации [17].
Ключевым понятием процессного подхода к управлению является бизнес-процесс. Мы понимаем под бизнес-процессом устойчивую, целенаправленную, повторяющуюся в определенной последовательности, совокупность горизонтально и вертикально взаимосвязанных функций организации, которая по заданной технологии в установленный период времени преобразует ресурсы в готовые продукты или услуги, представляющие ценность для потребителя [8].
Для российской экономики проблема перехода к процессному подходу в управлении предприятием достаточно нова. В силу отсутствия сформированной понятийно-методологической базы, а также успешного опыта перехода к процессному подходу на отечественных предприятиях, многие аспекты данной проблемы требуют систематизации и дополнительной проработки. Несмотря на подробное освещение этой темы за рубежом, многие вопросы, связанные с переходом к процессному подходу, требуют специального изучения, в связи с чем, возникает необходимость разработки методических основ перехода к процессному подходу в управлении предприятиями.
Управление бизнес-процессами организации невозможно без использования современных информационных технологий. В процессном подходе к управлению организацией для моделирования бизнес-процессов принято использовать графические схемы, с помощью которых отражается структура бизнес-процессов организации. Такие графические схемы называют нотациями. Для автоматизации работ по моделированию бизнес-процессов на основе нотаций используются соответствующие программные средства – инструменты [12].
В настоящее время существует достаточно большое количество разнообразных нотаций и инструментов для моделирования бизнес-процессов. Предлагаемое разработчику бизнес-процессов многообразие нотаций и инструментов, каждое из которых имеет свои достоинства и недостатки, ставит его перед проблемой выбора оптимального их сочетания для своего проекта.
Среди всего многообразия нотаций наиболее часто и эффективно применяются DFD и SADT. DFD (Data Flow Diagrams) – это диаграммы потоков данных совместно со словарями данных и спецификациями процессов (миниспецификациями). Также, для решения специальных задач, используются следующие модификации нотации DFD: ERD (Entry-Relatioship Diagrams) – диаграммы «сущность-связь» и STD (State Transition Diagrams) – диаграммы переходов состояний. Все они содержат графические и текстовые средства моделирования: первые – для удобства отображения основных компонентов модели, вторые – для обеспечения точного определения ее компонент и связей [16].
В этой ситуации применяется семейство методологий IDEF, являющееся государственным стандартом в США. Данное семейство состоит из методологии функционального моделирования IDEF0 и методологии информационного моделирования IDEF1X. Собственно с широким применением IDEF (и предшествующей методологии - SADT) и связано возникновение основных идей понятия BPR (бизнес-процесс реинжиниринг) [13].
Широкая сфера применения (телекоммуникации, производство, управление и контроль, обработка данных и др.) выделяет SADT- IDEF среди прочих методологий описания систем. Это объясняется тем, что она легко отражает такие общесистемные характеристики, как управление, обратная связь, исполнители, и имеет развитые процедуры поддержки коллективной работы (рис. 2). SADT (Structured Analysis and Design Technique) – метод структурного анализа и проектирования – процедурно-ориентированный метод, используемый для построения информационных систем вообще, а не только их программной компоненты. Если моделируются не автоматизированные системы управления предприятием, а системы общего вида, то метод SADT находится вне конкуренции [4].
Рис. 2. Принципиальная схема SADT-модели бизнес-процесса.
SADT использовали уже в таких сферах и областях деятельности, как телекоммуникации, производство, долгосрочное и стратегическое планирование, контроль, управление финансовыми потоками и материально-техническим снабжением, обработка данных, разработка организационных структур и др.
Такие масштабы распространения метода объясняются тем, что он:
легко отражает такие общесистемные характеристики, как управление, обратная связь, исполнители;
применяется на ранних стадиях создания системы;
имеет развитые процедуры поддержки коллективной работы;
в отличие от других функционально-структурных методов, «выросших» из проектирования программного обеспечения, изначально возник на базе проектирования систем общего вида;
благодаря использованию графического языка сочетается с другими функционально-структурными методами;
разработка организационной структуры предприятия, характеризующейся четким распределением функций между структурными единицами, исключающим дублирование функций различными исполнителями и «зависание» функций, которые не имеют конкретного исполнителя;
проектирование системы документооборота;
разработка взаимоувязанной и непротиворечивой внутрифирменной нормативной базы (положения, порядки, инструкции и т.д.);
оптимизация бизнес-процессов по различным критериям (стоимость, время и др.) и т.д.
На основе методологии SADT-моделирования было разработано семейство стандартов IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными [14].
Программное средство All Fusion Process Modeler (BPWin), используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов, поддерживая нотации IDEF0, IDEF3, DFD. Модель, созданная средствами BPWin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур [2].
Инженерно-экономическое образование СибГАУ считается одним из лучших в Сибири. Образовательные программы ИЭФ имеют международную аккредитацию в Европейском Совете по бизнес-образованию (ECBE) и в Американской Ассоциации бизнес-школ и программ (ACBSP), что обеспечивает успешное трудоустройство наших выпускников на российских и зарубежных предприятиях.
Согласно концепции Болонского соглашения в вузах должна быть внедрена система менеджмента качества, одним из элементов которой является создание моделей бизнес-процессов подразделений университета и их постоянное совершенствования.
Деятельность кафедры менеджмента регламентирована комплексом нормативных документов, в частности основным регламентом деятельности кафедры является Положение о кафедре менеджмента. Анализ этого документа, а также интервьюирование сотрудников деканата (основной метод сбора данных для моделирования бизнес-процессов) позволил выявить 13 основных функций кафедры:
Ведение документооборота, подфункциями которого являются: контроль качества подготовленного документ, обеспечение выполнения машинописных и копировальных работ, учет и регистрация входящих документов, работа по документационному управлению, выполнение требований, отвечающим нормативным актам, в делопроизводстве и защита конфиденциальности информации;
Осуществление взаимодействия с преподавателями других кафедр по текущей работе;
Доведение информации до сотрудников кафедры менеджмента;
Неразглашение конфиденциальной информации, ставшей известной по службе или иным путем
Функции учебной работы ППС, которые заключаются в следующем: проведение учебных занятий, консультаций, экзаменов и зачётов, участие в мероприятиях по повышению квалификации специалистов, обеспечение творческого взаимодействия с родственными кафедрами университета, отечественных и зарубежных вузов, установление связей с предприятиями и организациями в целях пропаганды научно-технических знаний и достижений, участие в организации приёма в университет, содействие работе общественных организаций университета, развитию студенческого самоуправления;
Осуществление учебно-методической работы подразумевает: разработку контрольных заданий и экзаменационных билетов, разработку информационного, методического и программного обеспечения учебного процесса ;
Воспитательная работа, подфункциями которой являются: проведение воспитательной работы со студентами в процессе обучения и оказание содействия в трудоустройстве выпускников кафедры и поддержание с ними деловых связей;
Научная работа подразделяется на: разработку и реализацию эффективных технологий обучения, рассмотрение диссертаций, представляемых к защите работниками кафедры, организации научно-исследовательской работы студентов, проведении научных исследований в соответствии с утверждённым планом НИР по профилю кафедры, осуществление внедрений результатов НИР в производство
Учебная деятельность состоит в : осуществлении анализа результатов текущей успеваемости, итогов сдачи экзаменов и зачётов, защиты выпускных квалификационных работ, организации и контроле учебных процессов, обеспечении эффектного функционирования рейтинговой системы, контроле текущей успеваемости, организации разработки тематики курсовых и выпускных работах, подготовка их к защите, организации работы по целевой подготовке специалистов, проведение и контроль работы маркетинга рынка труда и трудоустройство выпускников, обеспечение соответствия учебных планов и программ стандартам и контроль их выполнения ;
Методическая работа подразделяется на: планирование и организацию методической работы, формирование тематического плана, разработку мер, стимулирующих работу преподавателей, обеспечение эффективной самостоятельной работы студентов, организацию проведения методических семинаров, внедрению новых технологий обучения
Научная деятельность подразделяется на: организацию и координацию научной работы, создание необходимых условий для обучения аспирантов и участия студентов в научной работе, контроль проведения мероприятий по охране авторских прав сотрудников, обеспечение участия сотрудников, аспирантов и студентов в конкурсах, выставках;
Воспитательная деятельность подразделяется на: осуществление контроля за работой кураторов, проведение работы с сотрудниками, формирующей у них ответственное отношение к выполнению своих обязанностей;
Административная работа подразделяется на: осуществление подбора кадров и комплектование штатов ППС, планирование и проведение заседаний кафедры, создание безопасных условий труда, охрана здоровья и благоприятного социально-психологического климата, разработку рекомендаций к поощрению сотрудников за высокие показатели, а также к взысканию за ошибки, обеспечение соблюдения сотрудниками и студентами правил и норм охраны труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка университета, обеспечение формирования и использование внебюджетных средств, отслеживание состояния лабораторного оборудования, проведение обновления и модернизации