32. Подготовка и проведение пресс-конференций

Пресс-конференция - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Подготовка

1. Целиком формируется концепция мероприятия. Аренда зала или помещения (техническое оснащение - осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции, свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.); оригинальное оформление зала; сувениры для журналистов; обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер, которая окажет необходимое подсознательное воздействие на телезрителя смотрелась хорошо и понятно; организация фуршета.

2. Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне мероприятия перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию. Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

3. Подготовка раздаточного материала (пресс-пакета) для журналистов: (буклеты, основные положения вступительного сообщения, пресс-релиз по теме пресс-конференции, список спикеров с краткой информационной справкой про каждого, программа пресс-конференции, ручка, блокнот, сувениры и пр.)

4. Разработка сценария. Необходимо заранее написать вступительное слово, которое должно вызвать интерес у журналистов и желание задать вопрос. Определить продолжительность пресс-конференции, обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Заранее подготовить «скандальные» высказывания, реплики, сравнения, шутки, цель которых – привлечь внимание журналистов, в том числе и бульварных изданий. За 1,5-2 часа до начала пресс-конференции требуется репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить!

Оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

Проведение

На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.

Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).

Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.

Подведение итогов

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:

максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием;

создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!);

безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования);

освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.