25. Организация мероприятий по связям с общественностью

специальные мероприятия это важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

специальные события - это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, ее деятельности, продуктам и услугам.

Цели проведения:

-создание, поддержание и развитие +имиджа компании или ее продукта,

-взаим-вие с целевыми общественными группами ( поддержание внутрикорпоративных отношений),

-получение обратной связи

- демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности,

-создание дополнительного источника информации о компании.

Организация специального мероприятия

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:

1.творческая часть - разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

2.административная часть -контроль за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку.

определение места проведения мероприятия,

времени и продолжительности события,

проконтролировать подготовку и оформление помещения,

проконтролировать установку техники

список приглашенных гостей,

определить сферы ответственности сотрудников,

проконтролировать изготовление полиграфической и сувенирной продукции.

3.работа со СМИ проходит в 3 этапа.

1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Написание пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.

2. Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие.

3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Список мероприятий, организуемых Pr специалистом

круглые столы и семинары,

выставки, экспозиции,

презентации,

церемонии открытия,

приемы,

Пресс-конференции

Пресс туры

Брифинги

дни открытых дверей

промо акции и т д.

фестивали

Специальные мероприятия состоят из официальной части, к примеру, конференции или экскурсии и неофициальной части: фуршет, театральные и музыкальные выступления. Однако стоит отметить, что формат мероприятия зависит от целей проведения специальных событий.

26. Основное содержание деятельности отдела по связям с общественностью в организации

Задачи и функции отдела

Информационное представительство предприятия в государственных и муниципальных органах.

Планирование и организация информационных программ, касающихся работы предприятия.

Создание системы источников деловой информации.

Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм ее представления.

Формирование с помощью средств массовой информации у общественности объективного представления о предприятии.

Реагирование на высказанные в адрес предприятия критические замечания (подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации).

Обеспечение информацией о деятельности предприятия заинтересованных лиц.

Обобщение, анализ и доведение до сведения руководства предприятия материалов, опубликованных в печати и посвященных предприятию и отрасли в целом.

Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным вопросам текущей деятельности предприятия.

Подготовка видеофильмов, создание и пополнение видео- и фонотеки о деятельности предприятия и его подразделениях.

Обеспечение взаимодействия с центрами изучения общественного мнения и составление собственных программ по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия.

Проведение мероприятий для подключения пользователей к внешним и локальным сетям обмена информацией.

Рассмотрение писем граждан, организация их проверки, подготовка соответствующих предложений, а также организация приема граждан.

Взаимодействие со средствами массовой информации, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности предприятия.

Представление с помощью средств массовой информации отношения предприятия к экономическим, экологическим и социальным вопросам.

Распространение в печати, по радио и телевидению материалов об основных направлениях развития предприятия, социально-экономическом положении предприятия и отрасли в целом, достижениях предприятия в научных исследованиях.

Подготовка сообщений, комментариев и аналитических обзоров для средств массовой информации о содержании решений руководства предприятия, о проведении семинаров, конференций, форумов.

Создание антикризисной программы.