2. Отправная точка. Необходимо собрать аудиторию воедино и установить с ней контакт.

Это можно сделать, если описать текущее положение дел. Какова бы ни была цель вашего выступления, в исходной точке все присутствующие непременно должны обладать одинаковым знанием. Важно, чтобы вы показали слушателям, что знаете ситуацию и все обстоятельства дела. Кроме того, такой подход позволяет всем присутствующим сосредоточиться на конкретном аспекте ситуации, которую вы описываете. Это не только способствует лучшему осмыслению: таким способом вы добиваетесь еще и благосклонности членов аудитории, так как демонстрируете свое понимание их положения.

Необходимо описать текущее положение дел и однозначно остановиться на некоем исходном пункте.

3. Проблема. В этой части выступления вы говорите о необходимости изменений: вы доказываете, почему сложившаяся ситуация больше не может продолжаться или почему было бы, например, опрометчиво ее затягивать. Вот некоторые типичные катализаторы изменений:

• падение спроса;

• текучесть кадров;

• ожесточение конкурентной борьбы;

• снижение прибыли;

• технологические изменения;

• увеличение времени задержек поставок;

• рост издержек;

• аварийное состояние зданий.

Если аудитория довольно безучастна, очень полезно дать ей с самого начала понять, почему то, о чем вы будете говорить, важно для каждого из присутствующих.

4. Перспективы. Две вышеописанные части могут быть краткими. Основную же часть выступления формируют два следующих раздела.

Допустим, вы просите администрацию ввести три новых должности на основании того, что возросла нагрузка на работников. Из сложившегося положения есть и другие выходы, по крайней мере, с точки зрения администрации, и вы должны описать их все. Можно оставить все как есть. Можно нанять только одного или двух новых сотрудников. Или можно трудоустроить четверых. Ваша аудитория должна знать все существующие альтернативы, чтобы выбрать оптимальный вариант.

На данном этапе выступления вы должны по возможности умолчать о том, какой из вариантов считаете предпочтительным лично вы. Вы должны объяснить, какие последствия влечет за собой принятие той или иной позиции, и привести статистику или иные сведения, на которых основаны ваши слова. Таким образом, вы должны оценить издержки, сроки, преимущества и т.д. Но при этом аудитория должна сама делать заключения из ваших высказываний (или, по крайней мере, ей должно так казаться).

К примеру, в этой части выступления вы можете:

• продемонстрировать товар (или несколько товаров);

• описать товары, услуги или их пакеты;

• ответить на возможные возражения (прежде чем кто-либо их озвучит);

• сравнить цены;

• привести доказательства и данные, которые подтверждают ваши слова;

• привести примеры из практики.

Описывая все возможные варианты, всегда исходите из непосредственной выгоды аудитории, а не просто каких-то характерных свойств товара или пакета услуг.

5. Предложение. Наконец пришло время открыто изложить свои рекомендации. Если предыдущий, посвященный альтернативам, раздел вы пропустили, то в этой части выступления предложите публике что-то из нижеследующего:

• демонстрация товара;

• описание товара, услуги или их пакета;

• опровержение возражений (пока их аудитория не выразила);

• знакомство аудитории с предлагаемыми ценами и сроками;

• доказательства и данные, подтверждающие ваши слова;

• примеры из практики.

6. Резюме. Заключительная часть выступления, как и вступительная, очень важна. Вам необходимо иметь подготовленное заранее заключение. Продумывая его, вы снова должны обратиться к своей изначальной цели, поскольку именно она определяет, что вы скажете на этом этапе. Как правило, эта часть выступления содержит:

• обобщение всех самых значимых фактов и аргументов;

• краткое содержание вашей рекомендации;

• предложение следующего этапа (если рекомендация принята) с плановыми сроками;

• описание или разъяснение содержания рекламных проспектов, которые вы собираетесь раздать присутствующим;

• выражение благодарности за внимание.

На заключительном этапе вы можете повторно обращаться к некоторым демонстрационным материалам.

7. Ответы на вопросы. Заранее подумайте, какие вопросы вообще вам могут задать. Те или иные вероятные вопросы, которые могут прийти вам в голову, указывают вам на то, что не помешает вернуться назад и лучше проработать некоторые моменты выступления. Вы вполне можете столкнуться с вопросами, которые нельзя было предугадать или которые требуют излишне подробного изложения или слишком специализированы, чтобы затрагивать их в выступлении.

Существует два основных способа определить вероятные вопросы:

• Просмотрите названия должностей и круг интересов членов вашей аудитории: люди, как правило, задают вопросы, связанные с областью своей специализации. Если ожидается, что присутствовать будет финансовый директор или менеджер по персоналу, это должно сильно помочь вам, подсказать, к чему готовиться.

• Позвоните коллеге, руководителю или кому-нибудь из тех, кому не чужда тема вашего выступления и кто обладает отличной от вашей точкой зрения или просто свежим взглядом. Попросите этого человека вкратце перечислить те вопросы, которые, по его мнению, скорее всего вам зададут.

***

Если у вас нет времени на то, чтобы записать на бумаге все свое выступление, решите, что вы собираетесь говорить в начале и в конце. Эти два момента имеют очень большое значение, они необходимы для того, чтобы произвести и закрепить хорошее впечатление.

Все мысли, которые вы планируете высказать, выпишите на отдельные листочки бумаги. Также полезно на обратной стороне каждого листа записать источник информации, тогда при необходимости вы без труда сможете снова найти эти данные.