Модуль 6. Система управління базами даних (субд)

Microsoft Office Access.

Лабораторна робота № 21

тема: РОБОТА З СУБД

Мета: ознайомитися із принципами роботи системи управління базою даних, об’єктами та вікнами, навчитися завантажувати програму Microsoft Access та створювати нову базу даних.

Теоретичні відомості та методичні вказівки

Microsoft Access 2000 – це програма офісного пакету Microsoft Office 2000, функціонально повна СУБД (система управління базами даних). У ній передбачені усі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації.

База даних – сукупність взаємопов’язаних даних (файлів), призначених для спільного застосування.

Об’єкти бази даних Access

Таблиці – деякі структури, які складаються з певної кількості однотипних записів.

Запити – призначені для пошуку та відбору даних за встановленими критеріями (умовами).

Форми – це бланк, який потрібно заповнити для доповнення таблиці, або маска, яка накладається на набір даних для їх відображення.

Звіти – служать для відображення підсумкових даних з таблиць та запитів у зручному для перегляду та друку вигляді, а також для проведення аналізу даних.

Сторінки доступу до даних – це спеціальний тип Web-сторінок, призначених для перегляду даних та роботи з ними в зовнішній або внутрішній мережі.

Макроси – автоматизують процеси заповнення бази даних, відбір інформації тощо.

Запуск програми Microsoft Access 2000

Існує декілька способів запуску програми Microsoft Access 2000:

• „Пуск”„Програмы”  „Microsoft Access”;

• або двічі клацнути мишею на робочому столі на ярлик (якщо є).

Після запуску програми з’явиться головне вікно програми, яке є робочим простором, де розташовуються інші вікна програми.

Разом з головними вікном з’являється вікно запуску, в якому користувач може вибрати один із варіантів продовження роботи за допомогою конструктора чи майстра баз даних або відкрити існуючу базу даних.

Структура та доступність пунктів меню залежить від режиму роботи Access. Програма має два основні режими роботи:

• режим виконання, в якому відображаються вікна об’єктів бази даних, а також виконуються операції (доповнення, вилучення, оновлення, вибір, аналіз даних);

• режим проектування, в якому можна створювати та модифікувати структури та макети об’єктів бази даних.

Після завантаження файла бази даних з’являється вікно бази даних, яке дозволяє отримати доступ до всіх об’єктів бази даних та вибрати режим роботи з ними.

Об’єкти, які входять у базу даних, розміщено на відповідних вкладках панелі об’єктів. Активізувавши будь-яку з них, користувач відкриває перелік існуючих об’єктів вибраного типу. Якщо вибраних об’єктів немає, то у вікні бази за мовчазною згодою знаходяться лише ярлики, які дозволяють вибрати один із можливих способів створення того чи іншого об’єкта.

П ід рядком заголовку знаходиться панель інструментів вікна бази даних із кнопками:

Поняття про таблицю бази даних

Першим кроком при створенні бази даних є проектування таблиць, які міститимуть усю необхідну інформацію. Таблицею вважається сукупність даних, які об’єднанні спільною темою. Таблиця бази даних, подібно до робочого аркуша електронних таблиць, поділяється на рядки і стовпці, а значення вводяться в комірки, які відокремлені лініями сітки. При цьому поле може містити значення лише одного типу – текст, числа, дати тощо, а запис – інформацію про один елемент (наприклад, у таблиці з відомостями про робітників у кожному з рядків розміщено інформацію про одного робітника, а у полях – прізвище, ім’я, адреса, телефон, дата народження тощо).

Кожне поле запису повинно мати назву (ім’я поля) та володіти певними характеристиками (властивостями).

Переміщення по таблиці

Найзручнішим способом переміщення між записами є застосування кнопок області Запись, , яка знаходиться у нижній частині аркуша даних. Кнопки, які відповідають командам пункту Перейти, меню Правка:

- перехід на наступний запис;

- перехід на попередній запис;

- перехід на перший запис таблиці;

- перехід на останній запис таблиці.

При цьому у полі введення області Запись відображається порядковий номер запису у відображувальній таблиці. Ввівши у це поле потрібне число та натиснувши клавішу Enter, курсор переміститься у запис з відповідним номером.