7.10. Налоговый учет расходов

В целях налогообложения прибыли учреждение может учитывать расходы на приобретение ГСМ согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в составе материальных расходов или в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта в зависимости от назначения используемого транспорта. Данными нормами не предусмотрено ограничений по учету расходов ГСМ в целях исчисления прибыли. Однако согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком и направленные на получение дохода.

Как отразить в налоговом учете расходы на ГСМ?

Если нормы расхода топлива не утверждены. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, подается заявка в научную специализированную организацию на разработку таких норм по специальной программе-методике. До получения этих норм Минфин позволяет учреждению, руководствуясь соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля, разработать и утвердить своим приказом нормы расхода топлива по данному автомобилю. После получения сведений от научной организации приказом руководителя утверждаются другие нормы списания ГСМ (письма Минфина РФ от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6).

Не утвержденные в установленном порядке в учреждении нормы расхода топлива, неправильное или необоснованное применение поправочных коэффициентов, предусмотренных Методическими рекомендациями, а также иные нарушения влекут неправомерное списание ГСМ.

Федеральное государственное учреждение обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным предписания, вынесенного территориальным управлением Росфиннадзора, по устранению выявленных нарушений. В числе прочего учреждению вменено в вину нарушение, заключающееся в неправомерном, не соответствующем действующей технической документации составлении расчета, определяющего списание ГСМ.

Обстоятельства дела, установленные судом, свидетельствуют о том, что городскую норму расхода топлива на автомобиль Ford Mondeo, находящийся в распоряжении бюджетного учреждения, последнее определило на основании сервисной книжки, полагая, что иного обоснования норм расхода топлива на этот либо аналогичный автомобиль не имеется. В этой связи в качестве расхода топлива в городском цикле учреждение приняло величину, равную 13,8 л на 100 км.

По материалам дела суд установил, что в нарушение п. 4 Методических рекомендаций учреждение применило к базовой норме поправочные коэффициенты, которые можно применять только к эксплуатационной норме, рассчитывая ее по определенным формулам, приведенным в данном документе.

Так, в нарушение Методических рекомендаций бюджетным учреждением приняты нормы расхода топлива при эксплуатации за городом в размере 16 л на 100 км, в то время как, по данным сервисной книжки, они составляют 6,7 л на 100 км.

Доводы учреждения сводятся к тому, что судом применены не подлежащие применению Методические рекомендации: учреждение считает, что данный документ носит рекомендательный, а не обязательный характер.

С доводами заявителя нельзя согласиться, поскольку Методические рекомендации утверждены Минтрансом, являющимся федеральным органом исполнительной власти.

Учитывая, что нормы расхода топлива, предусмотренные в целях расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления в сфере автомобильного транспорта, предусмотрены Методическими рекомендациями, суд апелляционной инстанции правильно отметил в постановлении, что применение данного документа по вопросам расчета норм расхода топлива является обязательным.

Таким образом, судом было принято решение кассационную жалобу бюджетного учреждения оставить без удовлетворения (Постановление ФАС ДВО от 07.07.2010 N Ф03-4439/2010).

Если неисправен спидометр. Показания спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который в совокупности с нормами расхода топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. В случае если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле "Показания спидометра" соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Для признания таких документов первичными и принятия их данных в целях налогового учета они должны иметь обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Факт начала использования спидометра после ремонта также требует документирования с отражением начального значения показаний спидометра (Письмо ФНС РФ от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848).