7.9. Учет топлива для служебного автотранспорта

В деятельности каждого бюджетного учреждения используются автотранспортные средства, эксплуатация которых требует топлива (автомобильный бензин и дизтопливо). Учет приобретения и расходования топлива осуществляется в особом порядке, который закрепляется внутренними нормативными актами.

Приобретение топлива для служебного автотранспорта производится в соответствии с требованиями Закона о государственных закупках. Размещение заказа может осуществляться учреждением или уполномоченным органом:

- путем проведения торгов в форме конкурса, аукциона, в том числе аукциона в электронной форме;

- без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика)).

Приобретение ГСМ может производиться за наличный и безналичный расчет.

При приобретении топлива за наличный расчет приказом руководителя учреждения должны быть утверждены:

1) лица (водители), имеющие право получать денежные средства под отчет;

2) сумма наличных денежных средств, выдаваемая для приобретения топлива на определенный учреждением период;

3) сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы (например, 10 дней, месяц).

Документами-основаниями поступления топлива при таком способе являются чеки ККМ, приложенные к авансовому отчету.

К безналичному способу расчетов за топливо относится приобретение талонов на топливо или пластиковых топливных карт. Расчеты за топливо по картам или талонам ведутся либо на условиях предоплаты (не более 30% согласно п. 8 Постановления Правительства РФ N 1181), либо по фактически израсходованному топливу.

Приобретение топлива для служебного автотранспорта безналичным путем экономически обоснованно (чем больше объем, тем ниже цена).

Бюджетный учет топлива, как и всех видов горючего и смазочных материалов (керосина, автола, угля, торфа и т.д.), осуществляется на счете 0 105 03 000. При любом из указанных способов приобретения топливо принимается к учету по фактической стоимости с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками (кроме его приобретения), в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством (п. 52 Инструкции N 148н).

Для отпуска ГСМ в бюджетном учете целесообразно предусмотреть способ списания по средней фактической стоимости, так как учитывать расход топлива по фактической стоимости каждой единицы больших объемов ГСМ не представляется возможным (такой способ может применяться при условии стабильных цен в течение длительного периода). Документом-основанием, подтверждающим фактический расход топлива, является путевой лист, составленный по формам 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005 или 0345007, с применением показаний приборов (спидометра) и норм расхода топлива, установленных в учреждении согласно Методическим рекомендациям норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденным Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации).

При нормировании расхода топлива различают базовое значение, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля (п. 3 Методических рекомендаций).

На основании указанного документа нормы расхода топлива рассчитываются и утверждаются отдельно по каждому транспортному средству приказом руководителя учреждения с учетом климатических условий, численности населения, рельефа местности, в которой эксплуатируется автомобиль, времени года и других факторов, влияющих на расход топлива. Согласно п. 5 Методических рекомендаций при определенных условиях учреждение вправе применять повышающие коэффициенты (в процентном отношении к базовой норме), а в соответствии с п. 6 Методических рекомендаций базовая норма расхода топлива может быть снижена.

К сведению: для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители учреждений могут вводить в действие своими приказами нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями по специальной программе-методике (п. 6 Методических рекомендаций).

Рассмотрим расчет нормативного расхода топлива на примере. В путевом листе указано, что легковой автомобиль ГАЗ-24-10 имеет пробег 350 км. Его эксплуатация осуществлялась в горной местности при высоте над уровнем моря 1000 м. Базовая норма расхода топлива (Н) для легкового автомобиля ГАЗ-24-10 составляет 13 л/100 км. Надбавка (D) за работу в горной местности при высоте над уровнем моря от 801 до 2000 м составляет 10%.

Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

QH = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где:

QH - нормативный расход топлива, л;

Нs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

В рассматриваемом случае нормативный расход топлива составляет:

QH = 0,01 x 13 x 350 км x (1 + 0,01 x 10%) = 46 л.

Приобретение топлива по талонам. Согласно п. 107-109 Инструкции N 148н оплаченные талоны на бензин являются денежными документами и учитываются на счете 1(2) 201 05 000 "Денежные документы". Они должны храниться в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с записью на них "Фондовый". Аналитический учет талонов на бензин ведется в карточке учета средств и расчетов. Водители, получившие из кассы в подотчет талоны на топливо, обязаны отчитаться за них, оформив в установленном порядке авансовый отчет. Произведя по талонам заправку, водители получают чек, подтверждающий стоимость топлива, количество литров, залитых в бак автомобиля, время и дату заправки. При сдаче авансового отчета к нему прикладываются указанные чеки, на основании которых отражается поступление топлива. Водители не могут получить из кассы очередные талоны на топливо, если не отчитались за предыдущие. Расход (списание) топлива осуществляется на основании путевых листов по указанным выше формам, которые водители сдают в бухгалтерию в установленный в учреждении срок (например, последний рабочий день месяца).

Рассмотрим отражение операций по учету талонов на топливо, поступлению и расходованию ГСМ. Заметим, что в целях усиления контроля за поступлением и выдачей талонов на бензин учреждение вправе дополнительно использовать забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности".

Содержание операции	Дебет	Кредит	Документ-основание
Поступили в кассу талоны на топливо	1(2) 201 05 510	1(2) 302 22 730	Товарная накладная (ф. ТОРГ-12), счет-фактура)
Одновременно отражается поступление талонов в учреждение на забалансовом счете	03 "Касса"
Произведена оплата приобретенных талонов на топливо	1(2) 302 22 830	1 304 05 340 2 201 01 610 (18)	Договор (государственный, муниципальный контракт) товарная накладная, счет-фактура
Выданы из кассы талоны на топливо под отчет	1(2) 208 22 560	1(2) 201 05 610	Заявление, РКО фондовый
Одновременно отражается движение талонов на топливо по забалансовому счету	03 "МОЛ" (водитель)	03 "Касса"
Оприходованы ГСМ	1(2) 105 03 340	1(2) 208 22 660	Авансовый отчет с приложенными к нему чеками ККМ
Одновременно отражается списание талонов на топливо с забалансового учета		03 "МОЛ" (водитель)
Списано израсходованное топливо	1 401 01 272 2 106 04 340	1(2) 105 03 440	Путевые листы

Приобретение топлива по топливным картам. В Инструкции N 148н не содержится порядок организации и ведения учета движения топлива, приобретенного посредством топливных карт. Поэтому такой порядок устанавливается учреждением самостоятельно и прописывается в учетной политике.

Приобретение топлива по топливным картам невозможно без самой пластиковой карточки. В зависимости от условий приобретения пластиковая карточка учитывается следующим образом:

- при приобретении (изготовлении) за плату - на счете 1(2) 105 06 000 "Прочие материалы" с аналитикой по МОЛ;

- при получении от поставщика без оплаты с условием последующего возврата поставщику при расторжении договора купли-продажи топлива - на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на ответственном хранении". При утере карт либо расторжении договора указанные карты списываются с учета в общеустановленном порядке.

Приобретение бензина по топливным картам удобно как для водителей, так и для работников бухгалтерии. Бухгалтерам легче осуществлять учет и контроль за движением ГСМ. Документами-основаниями для приобретения (поступления) топлива являются товарная накладная, счет-фактура и детализированный отчет (акт) в разрезе движения топлива по отдельным картам, которые представляются поставщиком по окончании каждого месяца. По ним осуществляется принятие к учету ГСМ. Одновременно водители сдают в бухгалтерию путевые листы и чеки, подтверждающие количество залитого в бак автомобиля топлива, дату и время заправки. Данные документы сверяются с документами, полученными от поставщика.

Рассмотрим отдельные операции по учету ГСМ, приобретенных посредством пластиковых карт:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на покупку ГСМ	1(2) 206 22 560	1 304 05 340 2 201 01 610 (18)	Договор (государственный, муниципальный контракт), счет
Оприходованы ГСМ	1(2) 105 03 340	1(2) 302 22 730	Товарная накладная (ф. ТОРГ-12), счет-фактура, договор, детализированный отчет (акт) в разрезе материально ответственных лиц (водителей)
Списаны израсходованные ГСМ	1 401 01 272 2 106 04 340	1(2) 105 03 440	Путевые листы
Произведен окончательный расчет за предоставленное поставщиком топливо	1(2) 302 22 830	1 304 05 340 2 201 01 610 (18)	Договор (государственный, муниципальный контракт), товарная накладная, счет-фактура
Произведен зачет аванса	1(2) 302 22 830	1(2) 206 22 660