Глава 1. Организация бухгалтерского учета в коммерческом банке

Бухгалтерский учет в банке, его цель, основные задачи и принципы ведения. Бухгалтерский учет в банке представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах банка и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Целью бухгалтерского учета в банке является формирование адекватной состоянию банка информации для внешних и внутренних заинтересованных пользователей. Заинтересованными пользователями информации, формирующейся в бухгалтерском учете, считаются лица, имеющие какие-либо потребности в информации о банке и обладающие достаточными познаниями и навыками для того, чтобы ее понять, оценить и использовать, а также имеющие желание изучать эту информацию. Заинтересованными пользователями могут быть реальные и потенциальные инвесторы, руководители и работники банка, кредиторы и вкладчики, органы власти, органы банковского надзора и общественность в целом.

Заинтересованные пользователи нуждаются в следующей информации, формирующейся в бухгалтерском учете:

- инвесторы заинтересованы в информации о рискованности и доходности предполагаемых или осуществленных ими инвестиций, о возможности и целесообразности распоряжаться инвестициями, о способности банка выплачивать дивиденды;

- руководители и работники банка заинтересованы в информации о стабильности и прибыльности банка, его способности гарантировать оплату труда и сохранение рабочих мест;

- кредиторы и вкладчики заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли своевременно погашены предоставленные ими организации займы и выплачены соответствующие проценты;

- органы власти заинтересованы в информации для осуществления возложенных на них функций по распределению ресурсов, регулированию народного хозяйства, разработке и реализации общегосударственной политики, ведению статистического наблюдения;

- органы банковского надзора заинтересованы в информации, позволяющей оценить устойчивость и стабильность банка, его способность своевременно выполнять принятые на себя обязательства перед кредиторами и вкладчиками, перспективы развития банка;

- общественность в целом заинтересована в информации о роли и вкладе банка в повышение благосостояния общества на местном, региональном и федеральном уровнях.

В отношении внешних пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении банка, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений.

В отношении внутренних пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации, полезной руководству для принятия управленческих решений. При этом имеется в виду, что информация для внешних пользователей формируется в том числе на основе информации для внутренних пользователей, относящейся к финансовому положению банка, финансовым результатам его деятельности, изменениям в его финансовом положении.

Основными задачами бухгалтерского учета в банках являются:

- формирование детальной, достоверной и содержательной информации о деятельности банка и его имущественном положении;

- ведение подробного, полного и достоверного бухгалтерского учета всех банковских операций, наличия и движения требований и обязательств, использования банком материальных и финансовых ресурсов;

- выявление внутрибанковских резервов для обеспечения финансовой устойчивости банка, предотвращения отрицательных результатов его деятельности;

- использование бухгалтерской информации для принятия управленческих решений.

Рассмотрение цели и задач бухгалтерского учета позволяет определить объекты бухгалтерского учета в банке. К ним относятся: имущество банка, его капитал, активы и обязательства, которые формируются при проведении банком всех видов операций, предусмотренных лицензией на право осуществления банковской деятельности.

Цель и задачи бухгалтерского учета будут достигнуты только при соблюдении принципов ведения бухгалтерского учета в банках, к числу которых относятся:

- непрерывность деятельности. Этот принцип предполагает, что кредитная организация будет непрерывно осуществлять свою деятельность в будущем;

- день отражения операций. Операции отражаются в бухгалтерском учете в день их совершения (поступления документов), если иное не предусмотрено нормативными актами Банка России;

- постоянство правил бухгалтерского учета. Банк должен постоянно руководствоваться одними и теми же правилами бухгалтерского учета, кроме случаев существенных перемен в своей деятельности или правовом механизме. В противном случае должна быть обеспечена сопоставимость с отчетами предыдущего периода;

- преемственность входящего баланса. Остатки на балансовых и внебалансовых счетах на начало текущего отчетного периода должны соответствовать остаткам на конец предшествующего периода;

- приоритет содержания над формой. Операции отражаются в учете в соответствии с их экономической сущностью, а не с их юридической формой;

- осторожность. Активы и пассивы, доходы и расходы должны быть оценены и отражены в учете разумно, с достаточной степенью осторожности, чтобы не переносить уже существующие, потенциально угрожающие финансовому положению кредитной организации риски на следующие периоды;

- отражение доходов и расходов по кассовому методу. Доходы и расходы относятся на счета по их учету после фактического получения доходов и совершения расходов;

- раздельное отражение активов и пассивов. Счета активов и пассивов оцениваются отдельно и отражаются в развернутом виде;

- единица измерения. Активы и пассивы учитываются по их первоначальной стоимости на момент приобретения или возникновения;

- сводный баланс и отчетность. Банк должен составлять сводный баланс и отчетность в целом по кредитной организации;

- открытость. Отчеты должны достоверно отражать операции кредитной организации, быть понятными информированному пользователю и избегать двусмысленности в отражении позиции кредитной организации.

Учетно-операционная работа в банке. Учетно-операционная работа представляет собой деятельность по документальному оформлению банковских операций, их отражению в учете и контролю за правильностью их совершения.

Основными задачами учетно-операционной работы являются:

- быстрое, четкое и качественное обслуживание клиентов банка;

- своевременное и точное отражение банковских операций в бухгалтерском учете и отчетности банка;

- предупреждение возможности возникновения недостач, незаконного расходования денежных средств и материальных ценностей;

- сокращение затрат труда и средств на совершение банковских операций на основе применения средств автоматизации;

- надлежащее оформление документов, исходящих из банка, облегчающее их доставку и использование по месту назначения, предупреждающее возникновение ошибок и совершение незаконных действий при выполнении учетных операций.

К учетно-операционной работе относятся:

- открытие и ведение счетов клиентов банка;

- прием и проверка правильности платежно-расчетных документов, поступающих от клиентов банка и служащих основанием для совершения расчетных операций по их поручению;

- прием и проверка правильности кассовых документов, являющихся основанием для приема и выдачи наличных денег со счетов клиентов банка;

- формирование и изготовление внутренних документов, являющихся основанием для совершения внутрибанковских операций;

- контроль за своевременностью совершения платежей;

- подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете;

- ведение регистров бухгалтерского учета;

- подготовка информации и составление бухгалтерской отчетности.

Организация учетно-операционной работы в банке основывается:

- на утвержденной приказом руководителя банка учетной политике;

- на определенном учетной политикой банка и другими внутрибанковскими положениями порядке подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым в банке операциям, их отражения в регистрах бухгалтерского учета и составления в банке периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Разработанные процедуры должны учитывать возможные аспекты проведения наиболее сложных и ответственных операций и обеспечивать единообразный порядок подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым операциям и их отражения в регистрах бухгалтерского учета и отчетности как в головном банке, так и в его филиалах. При этом установленные учетной политикой банка формы и методы обобщения данных в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать своевременное и правильное составление сводной отчетности банка;

- на выделении в организационной структуре банка в качестве самостоятельного подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета, бухгалтерии;

- на объединенных в локальную вычислительную сеть банка средствах вычислительной техники для ведения учета и подготовки отчетности, использование которых должно способствовать в необходимой мере автоматизации выполнения всех учетно-операционных процедур, а также должно обеспечивать ежедневное сведение баланса и отражение в нем всех проведенных за день операций.

Надежность отражения проведенных операций в учете и отчетности банка должна обеспечиваться специальными процедурами обработки информации, реализованными как в самих применяемых программных средствах, так и в установленном порядке использования программных средств при совершении операций. Доступ к информации пользователей локальной сети должен быть защищен иерархическим построением доступа по уровням пользователей сети и индивидуальными средствами паролевой защиты.

Учетная политика банка. Под учетной политикой банка понимается принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учета в банке - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов финансово-хозяйственной деятельности банка.

Каждый банк ежегодно самостоятельно формирует свою учетную политику исходя из своей структуры, круга выполняемых операций и других особенностей деятельности, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.

Целями разработки учетной политики коммерческого банка являются:

- конкретизация порядка использования допустимых нормативными актами способов ведения бухгалтерского и налогового учета;

- придание нормативного статуса самостоятельно разработанным способам ведения бухгалтерского и налогового учета;

- установление механизмов реализации способов бухгалтерского и налогового учета в соответствии со структурой и спецификой деятельности банка.

При этом в составе учетной политики подлежат утверждению:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета в банке, его филиалах и подведомственных учреждениях, основанный на утвержденном Банком России Плане счетов, который определяет синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета проводимых банком операций, связанных с финансовой и хозяйственной деятельностью банка и обслуживанием клиентов;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Роскомстата типовые формы первичных учетных документов;

- порядок расчетов со своими филиалами;

- порядок проведения отдельных учетных операций, не противоречащих действующему законодательству и нормативным актам Банка России;

- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за совершаемыми внутрибанковскими операциями;

- порядок и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета. При этом ежедневно распечатываются баланс, бухгалтерский журнал, лицевые счета, по которым были проведены операции, а также выписки по клиентским счетам;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

При формировании учетной политики предполагаются следующие допущения:

- допущение имущественной обособленности, которое означает, что активы и обязательства банка существуют обособленно от активов и обязательств собственников этого банка и активов и обязательств других организаций;

- допущение непрерывности деятельности, которое предполагает, что банк будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем, у него отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке;

- допущение последовательности применения учетной политики, которое определяет последовательное применение разработанной банком учетной политики от одного отчетного года к другому;

- допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности, в соответствии с которым факты хозяйственной деятельности банка относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

Учетная политика организации должна отвечать следующим требованиям:

- требованию полноты, в соответствии с которым в бухгалтерском учете подлежат полному отражению все факты хозяйственной деятельности;

- требованию своевременности, в соответствии с которым факты хозяйственной деятельности подлежат своевременному отражению в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности;

- требованию осмотрительности, которое предполагает большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, недопущение создания скрытых резервов;

- требованию приоритета содержания перед формой, в соответствии с которым факты хозяйственной деятельности подлежат отражению в бухгалтерском учете исходя из их экономического содержания и условий хозяйствования, а не из правовой формы;

- требованию непротиворечивости, в соответствии с которым на последний календарный день каждого месяца должно обеспечиваться тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;

- требованию рациональности, которое предполагает рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий и особенностей деятельности банка и его величины.

При формировании учетной политики коммерческого банка по конкретному направлению (вопросу) ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких допускаемых законодательными и нормативными актами, входящими в систему нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики организация разрабатывает соответствующий способ исходя из положений по бухгалтерскому учету.

Структура учетно-операционного аппарата банка. Учетно-операционный аппарат банка состоит из работников, занятых оформлением, контролем расчетно-денежных документов и отражением банковских операций на счетах бухгалтерского учета.

Функции по организации работы учетно-операционного аппарата возлагаются на главного бухгалтера банка.

Главный бухгалтер банка несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству Российской Федерации, указаниям Центрального банка Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников банка. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

Структура учетно-операционного аппарата в отдельных банках организуется по-разному, исходя из сложившейся структуры управления банком и выполняемых банком операций. Обычно в структуре учетно-операционного аппарата банка, в соответствии с однородными направлениями учетно-операционной работы, выделяют несколько отделов:

- операционный отдел, на который возлагаются функции операционного и бухгалтерского учета всех видов расчетных операций, учета операции головного банка с филиалами, ведение архива документов дня. Работникам операционного отдела поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы по выполняемому ими кругу операций, в связи с чем они называются ответственными исполнителями. Ответственными исполнителями считаются также другие работники, на которых возложено выполнение операций, связанных с контролем, оформлением расчетно-денежных документов и отражением в учете банковских операций, включая операции по контролю за корреспон­дентскими счетами и счетами межфилиальных расчетов;

- отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия), в структуре которого, исходя из объема выполняемых работ, обычно выделяют сектора. Например, на сектор внутрибанковских операций возлагаются функции по ведению учета доходов и расходов, прибыли и фондов банка, включая операции по их использованию и т.д. Сектор учета операций на рынке ценных бумаг осуществляет учет участия банка в хозяйственной деятельности других организаций, а также приобретенных банком государственных и корпоративных ценных бумаг (включая векселя). Сектор учета операций в иностранных валютах ведет учет операций с наличной и безналичной иностранной валютой по срочным и кассовым сделкам, отчетность по ведению открытой валютной позиции и др. На сектор хозяйственных операций банка возлагаются функции оформления и контроля документов по учету основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов, расчет заработной платы и некоторые другие. И наконец, сектор отчетности и анализа занимается подготовкой бухгалтерской отчетности банка и проведением анализа финансовой деятельности банка, его ликвидности и доходности;

- отдел кассовых операций занимается оформлением и контролем кассовых документов, приемом и выдачей наличных денег, пересчетом, инкассацией и хранением денежных ценностей, бланков строгой отчетности и ценных бумаг.

Закрепление счетов бухгалтерского учета за структурными подразделениями учетно-операционного аппарата и отдельными исполнителями, а также последующее их перераспределение производится главным бухгалтером и оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками учреждения банка.

В случае необходимости в банке создаются операцион­ные группы (участки, бригады). Работники последних специализируются на выполнении однотипных операций по отдельным видам работ и являются ответствен­ными исполнителями по своим операциям. Участок работы (вид операций) выделяется исходя из производственной необходимости, принятой в банке технологии документо­оборота, учета и контроля.

Операционные бригады могут организовываться на участках, где преобладают операции, требующие дополнительного контроля, а также в случаях, когда из-за отсутствия работников соответствующей квалификации работа не может быть организована по системе ответствен­ных исполнителей. В последнем случае в состав операцион­ной бригады входят, как правило, два - четыре операционных работника, которые оформляют документы по производимым операциям, и контролер, который обязательно проверяет документы и записи в лицевых счетах, выполненные операционными работниками бригады. Контролер операционной бригады может единолично оформлять отдельные операции.