Перегляд або застосування стилю з бібліотеки стилів

1. У меню Формат виберіть команду Тема.

2. Натисніть кнопку Библиотека стилей.

3. У списку Шаблон виберіть шаблон , утримуючі потрібні стилі.

Якщо нажати кнопку OK, то всі виділені стилі із шаблона копіюються в документ.

Порада.

Щоб одержати подання про те, як буде виглядати поточний документ при використанні різних стилів, установите перемикач Образец у положення Документ. Щоб переглянути зразок документа зі стилями з обраного шаблона, виберіть варіант Пример. Для ознайомлення зі списком стилів, використовуваних в обраному шаблоні, виберіть варіант Образцы стилей.

Створення нового стилю списку

На додаток до убудованих стилям  стилів, використовуя Microsoft Word, можна створити власний стиль для застосування до списків подібного вирівнювання, нумерації, маркерів і шрифтів.

1. Якщо область задач Стили и форматирование не відкрите, натисніть кнопку Стили и форматирование на панели инструментов  Форматирование.

2. В області завдань Стили и форматирование натисніть кнопку Создание стиля.

3. У поле Имя введіть назву стилю.

4. У поле Стиль виберіть Списка.

5. Виберіть потрібні параметри або натисніть кнопку Формат для перегляду додаткових параметрів.

Для одержання довідкових відомостей про параметр натисніть кнопку зі знаком питання, а потім клацніть параметр, що цікавить.

Примітки

• Щоб застосовувати новий стиль у документах, заснованих на тім же шаблоне , установите прапорець Вставить в шаблон. Новий стиль буде доданий у шаблон, приєднаний до активного документа.

• Щоб повторно використати новий стиль списку, виберіть його в області завдань Стилі й форматування або на вкладці Список стилей діалогового вікна Список (меню Формат, команда Список).

Рішення питань, пов'язаних з використанням стилів і застосуванням форматування

Якщо автоматичне відновлення включене, стиль буде обновлятися при кожній зміні атрибутів тексту, відформатованого з використанням цього стилю. Тим самим забезпечується однакове форматування певних елементів у документі, наприклад всіх заголовків. Щоб відключити цю можливість, зміните стиль.

1. Якщо область задач  Стили и форматирование не відкрите, натисніть кнопку Стили и форматирвоание на панелі інструментів Форматирование.

2. Клацніть правою кнопкою миші стиль, що потрібно змінити, а потім виберіть команду Изменить.

3. Якщо встановлено прапорець Обновлять автоматически, зніміть його.

• Стиль заснований на іншому стилі, що був змінений.   При зміні базового стиля  відповідним чином змінюються й всі засновані на ньому стилі. Так, якщо змінити шрифт стилю Обычный  на Arial, автоматично зміниться шрифт й в інших стилях, заснованих на цьому стилі, наприклад у стилях для оформлення виносок, колонтитулів, номерів сторінок й іншого тексту.

• Щоб заборонити зміна певного стилю в результаті зміни базового стилю, переконаєтеся в тім, що даний стиль не заснований на іншому стилі — принаймні, не заснований на змінюваному базовому стилі.

  1. Якщо область завдань Стили и форматирование не відкрите, натисніть кнопку Стили и форматирование на панелі інструментів Форматирование.

  2. Клацніть правою кнопкою миші стиль, що потрібно змінити, а потім виберіть команду Изменить.

  3. У поле зі списком Основан на стиле виберіть пункт (нет) або стиль, відмінний від базового.

• Документ заснований на шаблоні, що був змінений.   Якщо змінити стилі в шаблоні , а потім повторно відкрити документ, заснований на цьому шаблоні, стилі в поточному документі можуть бути обновлені відповідно до їхніх нових визначень у шаблоні. Щоб скасувати автоматичне відновлення стилів при відкритті документів, заснованих на конкретному шаблоні, виберіть у меню Сервис команду Шаблоні и надстройки, а потім зніміть прапорець Автоматически обновлять стили.

• Шаблон, у якому визначений даний стиль, відсутній або ушкоджений.   Якщо шаблон, що містить описи стилів, відсутний або ушкоджений, то стилі в поточному документі визначаються на основі шаблона Normal.dot .

Застосування форматування з використанням стилю абзацу або стилю знака може змінити існуюче форматування знаків у тексті. Наприклад, застосування убудованого стилю заголовка, такого як «Заголовок 1», до підкресленого тексту приводить до видалення підкреслення. Цього не відбувається, якщо форматування знаків виконується після застосування стилю.

Бібліотека стилів не використається для зміни шаблона, приєднаного до документа; вона лише дозволяє переглядати або застосовувати до документа стилі з інших шаблонів. Щоб приєднати до документа інший шаблон, виберіть команду Шаблоні и надстройки в меню Сервис.

Можливо, частина тексту в документі була відформатована вручну за допомогою команд форматування Microsoft Word. Можна зрівняти форматування двох розділів тексту за допомогою области задач  Показать форматирование.

1. Виберіть у меню Формат команду Показать форматирование, а потім виберіть перший фрагмент тексту, форматування якого необхідно зрівняти.

2. Установите прапорець Сравнить з другим фрагментом, а потім виберіть другий фрагмент для порівняння.

3. У групі Расхождение в форматировании будуть описані всі розходження між двома форматами.

Можна видалити примусове форматування роздягнула тексту й відновити настроювання його стилю. Щоб видалити примусове форматування, виділите абзац разом зі знаком абзаца , а потім натисніть клавіші CTRL+Q. Щоб видалити примусове форматування знаків, виділите їх, а потім натисніть клавіші CTRL+ПРОБІЛ.

Якщо застосувати до тексту стиль, змінити форматування тексту, а потім застосувати стиль повторно, Microsoft Word може запропонувати обновити стиль на основі нового форматування або повторно застосувати стиль із його поточними визначеннями.

У вигляді виключення при застосуванні до тексту стилю Обычный запит на відновлення або застосування стилю не виводиться. У цьому випадку до тексту просто застосовується стиль «Звичайний», заміняючи все форматування.

Щоб перевизначити стиль «Звичайний», виконаєте наступні дії.

1. Якщо область задач  Стили и форматирование не відкрите, натисніть кнопку Стили и форматирование на панелі інструментів Форматирование.

2. В області завдань Стили и форматирование клацніть правою кнопкою миші пункт Обычный, а потім виберіть команду Изменить.

3. Щоб зберегти зміни в стилі «Звичайний», установите прапорець Вставить в шаблон.

4. Виконаєте необхідні зміни.

5. Для перегляду додаткових параметрів натисніть кнопку Формат, а потім виберіть атрибут, наприклад Шрифт або Нумерация, що потрібно змінити.

6. Внесіть необхідні зміни й натисніть кнопку OK.

7. Повторите кроки 4 й 5 для кожного атрибута, що потрібно змінити.

За замовчуванням в области задач  Стили и форматирование відображаються використовуване форматування, часто використовувані стилі заголовків, а також стилі, створені користувачем.

• Можливо, у поле зі списком Показать обраний варіант Все стили. Виберіть Доступное форматирование для відновлення стандартного режиму, Использованное форматирование для відображення тільки форматування, використовуваного в документі, або Специальное для визначення режиму.

• Якщо в поле зі списком Показать обраний варіант Доступное форматирование, може відобразитися багато схожих, але не однакових форматів. Для зручності перегляду й видалення форматів, що перекриваються, можна перевірити погодженість форматування.

Форматування за зразком

Як альтернатива створенню стилів може бути використаний Формат по образцу. Він необхідний, якщо є відформатований фрагмент тексту й ви хочете застосувати таке ж форматування до іншого фрагмента, не форматувати при цьому весь документ.

1. Виділите текст, що містить формати для копіювання.

2. Клацніть на кнопку Формат по образцу - . Покажчик миші прийме вид пензлика.

3. Виділите текст, до якого буде застосоване форматування.

Формат по образцу може також використовуватися для форматування послідовно декількох фрагментів тексту.

1. Виділите текст, що містить формат для копіювання.

2. Двічі клацніть на Формат по образцу.

3. Виділяйте послідовно фрагменти тексту, куди буде застосоване форматування.

4. Клацніть на Формат по образцу. Покажчик миші знову прийме вихідний вид.

Текст, відформатований за допомогою Формат по образцу, не буде змінений у випадку зміни форматування вихідного тексту.

Діяльність будь-якого підприємства супроводжується складанням різних видів документів. При всьому їхньому різноманітті можна виділити основні групи документів поза залежністю від роду діяльності підприємства:

• організаційні документи (устав, установчий договір, штатний розклад, посадові інструкції й ін.);

• розпорядницькі документи (накази по основній діяльності, розпорядження);

• документи по особовому складі (трудові контракти, особисті картки, анкети);

• фінансово-бухгалтерські документи (річні звіти, бухгалтерські баланси, акти ревізій, рахунки, накладні й ін.);

• інформаційно-довідкові документи (акти, листи, довідки, факси, доповідні записки).

Реквізити документів

Під реквізитом розуміється елемент офіційного документа. Оформлення документа вимагає проставлення відповідних необхідних реквізитів.

До найбільш важливих реквізитів ставляться:

• найменування організації,

• назва виду документа,

• дата,

• індекс документа,

• адресат,

• грифи затвердження й узгодження документа,

• резолюція,

• текст документа.

Використання шаблонів Microsoft Word при створенні документів

Microsoft Word містить великий набір різноманітних шаблонів. Варто враховувати, що розташування реквізитів у цих шаблонах дано без обліку правил оформлення документів для певної країни.

При запуску програми Word або натисканні кнопки створюється новий порожній документ, заснований на шаблоні Обычный. Цей шаблон можна редагувати, щоб змінити стандартне форматування.

Створення документа на основі потрібного шаблона

1. Виберіть команду Создать в меню Файл.

2. Перейдіть на закладку, що відповідає необхідному типу документа.

3. Позначте перемикач Документ (рис. 3).

4. Двічі клацніть необхідний шаблон або майстер.

Рис. 3. Створення документа на основі шаблона

Приклад оформлення шаблона показується у вікні Просмотр. При виборі відповідного шаблона нового документа користувачі можуть переглянути шаблон і стилі форматування, які в ньому втримуються. Користувачі можуть створити документ на основі шаблона або свій власний новий шаблон.

Створення власних шаблонів

Як правило, не можна обійтися тільки шаблонами, надаваними редактором. Тому розглянемо, як створити шаблон бланка документа. Для цього необхідно:

• установити параметри сторінки бланка (розмір сторінки, розміри полів, колонтитули й т.п.);

• помістити в бланк постійно присутні реквізити;

• зберегти отриманий бланк на диску як шаблон;

• роздрукувати отриманий шаблон бланка на принтері, якщо потрібно подивитися результат.

Найбільш простий спосіб створити шаблон - це відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використати повторно, і зберегти його як шаблон.

Якщо зберегти шаблон у папці Шаблоны, то він з'явиться на закладці Общие при виборі команди Создать в меню Файл. Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад Записки, то при виборі команди Создать він з'явиться на закладці з відповідною назвою.

Послідовність дій для створення шаблона

1. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблона, виберіть команду Создать в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на знову створюваний, установите перемикач Новый документ у положення Шаблон, а потім натисніть кнопку ОК.

2. Додайте текст або малюнки, які повинні з'являтися у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні, і видалите всі елементи, які не повинні з'являтися в документах.

3. Виберіть команду Сохранить как у меню Файл.

4. Виберіть значення Шаблон документа в поле Тип файла. Це значення автоматично з'явиться при збереженні файлу, для якого при створенні був установлений тип Шаблон.

5. За замовчуванням у поле Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій закладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны.

6. Уведіть ім'я для нового шаблона в поле Имя файла й натисніть кнопку Сохранить.

7. Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначите орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування.

8. Натисніть кнопку Сохранить, а потім закрийте файл.

Зміна шаблона

1. Виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте шаблон, що потрібно змінити.

2. Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в поле Тип файла.

3. Зміните будь-які елементи з наявних у шаблоні написів, малюнків, стилів, форматів, макросів, елементів списку автотекста, панелей інструментів, настроювань меню й сполучень клавіш.

4. Натисніть кнопку Сохранить, за замовчуванням пропонується зберегти новий шаблон у папці Шаблоны (рис. 4).

Рис. 4. Збереження шаблона

При збереженні шаблона у вікні Сохрание документа показане список файлів у папці Шаблоны

Внесені в зміст і форматування шаблона зміни відіб'ються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблона; існуючі документи не зміняться.

Шаблони й надбудови

У процесі роботи з документами можна приєднувати, додавати й видаляти шаблони, стилі, макроси й елементи автотекста. Ці функції доступні при виборі команди Шаблоны й надбудови в меню Сервис (рис. 5).

Змінені стилі будуть обновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять стили в діалоговому вікні Шаблоны и надстройки.

Рис. 5. Шаблони й надбудови

Кожен документ Microsoft Word заснований на шаблоні. Шаблон визначає основну структуру документа й містить настроювання документа, такі як елементи автотекста , шрифти, призначені сполучення клавіш, макроси  макроси, параметри сторінки, форматування й стилі.

Загальні шаблони, включаючи шаблон Normal.dot , містять настроювання, доступні для всіх документів. Шаблони документів, наприклад шаблони записок або факсів у діалоговому вікні Шаблоны, містять настроювання, доступні тільки для документів, заснованих на відповідних шаблонах.

Примітка.   Гиперссылки  у даному розділі ведуть в Інтернет, однак у будь-який момент можна повернутися в довідку. Для одержання додаткових шаблонів і майстрів відвідаєте Галерею шаблонов Microsoft Office.

При роботі над документом, як правило, можна використати тільки настроювання, збережені в шаблоні, приєднаному до цього документа, або в шаблоні Normal.dot. Для використання настроювань, що зберігаються в іншому шаблоні, можна завантажити потрібний шаблон як загальний шаблон. Після завантаження шаблона елементи, збережені в цьому шаблоні, доступні в будь-якому документі до закінчення поточного сеансу роботи з Microsoft Word.

Завантажені надстройки  і шаблони вивантажуються при завершенні роботи Microsoft Word. Надбудови й шаблони, які потрібно завантажувати при кожному запуску Microsoft Word, варто скопіювати в підпапку Startup папки Microsoft Office.

Шаблони, збережені в папці Шаблоны, відображаються на вкладці Общие діалогового вікна Шаблоны. Щоб створити в діалоговому вікні Шаблоны користувальницькі вкладки для шаблонів, створіть нову підпапку в папці Шаблоны, а потім збережете шаблони в цієї підпапки. Ім'я, задане для підпапки, буде привласнено новій вкладці.

При збереженні шаблона Microsoft Word автоматично вибирає розташування, задане для типу файлів шаблоны пользователя (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Размещение). За замовчуванням використається папка Шаблоны і її підпапки. Шаблони, збережені в інших папках, не будуть відображатися в діалоговому вікні Шаблоны.

Кожен файл із розширенням DOC, що зберігає в папці Шаблоны, також використається як шаблон.