Ведомость по дебету счета «Касса» за май 2007 года

№№ п/п	Дата	С кредита счетов
		Счет 51	Счет 70			Счет 71	и т.д	Итого по кредиту
			Зарплата за прошлый месяц	Аванс за текущий месяц	Прочие выплаты
1.	05.05.07	80 000						80 000
2.	20.05.07		30					30
Итого:		80 000	30					80 030

Количество журналов-ордеров, как правило, меньше главных счетов, поскольку отдельные журналы-ордера используются для ведения кредитовых записей по нескольким взаимосвязанным счетам.

Все журналы-ордера подписываются в конце месяца главным бухгалтером. И проверенные месячные итоги журналов-ордеров записываются в Главную книгу.

Таким образом, в каждом журнале-ордере регистрируют операции, относящиеся к кредиту данного счета, с указанием одновременно дебетуемых счетов. Поэтому общая сумма дебетового оборота по отдельному главному счету может быть получена в течение месяца лишь путем выборки из соответствующих кредитовых журналов-ордеров. В конце месяца дебетовый оборот по каждому главному счету выявляется в Главной книге, куда производят записи итогов из журналов-ордеров. В Главной книге обороты по дебету каждого главного счета отражают в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов, а обороты по кредиту даются одной общей записью. Главная книга открывается на год.

Таким образом, журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого отдельного главного счета:

а) в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета;

б) в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета.

Кроме того, Главная книга используется также и для проверки правильности записей по отдельным счетам и для составления бухгалтерского баланса. Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитываются суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров и вспомогательных ведомостей. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому либо одному журналу-ордеру или одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы брошюруются по порядку их записи в журнале-ордере или ведомости. Документы одного месяца отделяются прокладками от документов другого месяца.

Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.

Существенной особенностью рассматриваемой формы учета является ведение аналитического учета в ряде журналов-ордеров и накопительных ведомостей, которые содержат не только данные синтетического учета, но и заменяют собой регистры аналитического учета.

Например, в журнале-ордере по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» совмещается синтетический учет с аналитическим. В нем в течение месяца регистрируют расчетные документы на поступающие от поставщиков материальные ценности и по мере их оплаты делают записи в тех же строках.

Итоги за месяц этого регистра обобщают данные аналитического учета по каждому расчетному документу в отдельности и служат для записи в Главную книгу кредитового оборота по синтетическому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с указанием корреспондирующих дебетуемых счетов.

Однако ведение журналов-ордеров не исключает необходимости использования в учете регистров аналитического учета по тем счетам, по которым журналы-ордера и ведомости к ним не могут дать всех необходимых сведений.

Полнота записей в отдельных журналах-ордерах проверяется путем подсчета суммовых данных первичных документов. Для этого общий итог по кредиту счета записывают в журнале непосредственно из документов.

С этим итогом затем сверяют выведенные в отдельных графах журнала итоги по дебетуемым счетам. При такой сверке отпадает необходимость в составлении оборотных ведомостей по журналам, в которых содержатся данные синтетического и аналитического учета.

При этом оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, по которым ведутся регистры аналитического учета (например, оборотные или сальдовые ведомости материалов и готовых изделий и т.п.).

В свою очередь, контроль правильности записей в Главную книгу осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо, собственно, равны.