«Вікно» Ейзенхауера
Багатьом керівникам доводилося стикатися з ситуацією, коли начебто негайних та важливих справ збирається стільки, що їх неможливо зробити протягом доби. Справи починають накопичуватися, породжувати проблеми, керівник повністю втрачає можливість що-небудь змінити і пливе за течією з боязкою надією, що вона не розіб’є його об камені.
Приблизно з такими самими проблемами зіткнувся й Дуайт Ейзенхауер, без згадування якого сього не обходиться жоден підручник з менеджменту. Він зрозумів, що звичайне розміщення справ за пріоритетністю під номерами «один, два, три, чотири…» вже не спрацьовує. Необхідне нове вирішення. Ну, а оскільки на його столі був напис: «За моєю спиною вже більше нікого немає», він самостійно взявся за пошук нової системи організації роботи і винайшов відоме «вікно» Ейзенхауера.
Колись намагалися скласти список питань, які керівник змушений вирішувати протягом дня. Їх виявилося більше двохсот семидесяти. Можливо, це максимальна цифра, але навіть на початку робочого дня вас чекає п’ятдесят справ, виконання їх у порядку черговості просто може стати проблематичним. Ейзенхауер став розподіляти справи за терміновістю і важливістю. Так з’явилось «вікно», але складається з чотирьох блоків. У першому були термінові та важливі, у другому – термінові, але неважливі, у третьому – важливі, але нетермінові, в четвертому – неважливі й нетермінові.
В ажливо
-
Терміново
Термінові та важливі справи
Роби сам зараз
Основні завдання поточного періоду
Важливі, але нетермінові справи
Плануй
Перспектива, стратегія розвитку і тактика фірми
Термінові, але неважливі справи
Делегуй
Завдання, що не вимагають участі керівника
Нетермінові й неважливі справи
Викинь
Дрібниці, побічні другорядні завдання
Як же розсортувати справи за цими блоками? А головне, що потім з усім цим робити? Що робити із справами, які виникають щоденно, але нетерміновими й неважливими? однозначно їх потрібно відкинути. забути І не витрачати час. Цей блок умовно називають сміттєвим відром.
Квадрат з важливими, але нетерміновими справами можна назвати «плануй». Керівник повинен спрогнозувати, коли справа у нього стане важливою та терміновою, і до цього часу тримати її в плані, можливо, якимось чином заздалегідь готуватися до її виконання.
Блок з важливими та терміновими справами називається «Роби сам зараз». Сюди вписуються ті завдання, які ніхто, крім керівника, не зробить. Це важливі поточні питання, вирішення кадрових питань, щоденне спілкування та взаємодія з підлеглими.
У квадраті із терміновими, але неважливими справами заносять завдання, які керівник може (і повинен) передоручити (делегувати) своїм підлеглим. Він так і називається «Делегуй». Делегування здійснюється в межах функціональної тріади, яка містить: функціональні обов’язки підлеглого, сферу його відповідальності та повноваження.