Раціональне використання робочого часу керівника
Уміння економно та правильно витрачати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування – ознака організованості керівника.
Якщо подивитися на результати вітчизняних досліджень, коли намагалися визначити основні причини перевантаження керівників вищого та середнього рівнів і чому вони неефективно використовують робочий час, то результат виявився таким (у порядку значущості):
недостатня кваліфікація управлінського персоналу – 66%;
невпорядкованість інформації – 50 %;
низький рівень праці в управлінні – 50%;
неорганізованість виробництва – 32%;
нечіткий розподіл прав та обов’язків – 30%;
велика кількість нарад – 28%.
Аналіз використання робочого часу вітчизняними керівниками свідчить: тривалість робочого дня перевищує на 3-4 години, а корисна зайнятість складає всього 5-6 годин.
Ефективність використання часу не означає, що він завчасно розписується до останньої хвилини. Така ефективність з точки зору гнучкої та мобільної роботи були б повним абсурдом. У той же час ефективність не означає й «вижимання поту». Навпаки, ефективність пов’язана з безперервністю, яка передбачає плановий початок у використанні часу і дає можливість відновити себе після роботи, зібратися із силами для успішного продовження діяльності.
При нестачі часу для управлінської діяльності буде характерно:
безплановість у використанні робочого часу та слабке визначення пріоритетів;
нервозність та метушливість у діях;
нетерплячість у прийнятті рішень, у стосунках з рівними за рангом та з підлеглими;
недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах та низький ступінь делегування;
відсутність порядку на робочому місці;
надмірність та безсистемність кореспонденції на робочому столі;
нестача часу для відпочинку, поганий сон, а звідси й поганий настрій на наступний день. Для розумової діяльності настрій має велике значення – це 70% продуктивності.
Причинами виникнення непродуктивних витрат часу в роботі менеджера служать:
перерви в роботі в результаті телефонних дзвінків;
випадкові відвідувачі;
наради (незаплановані та непередбачені);
кризові ситуації;
відсутність цілей, пріоритетів та крайніх строків виконання;
накопичення справ та с особиста дезорганізація;
неефективна передача прав та повноважень, рутинна робота, зайва деталізація питань;
спроба братися за все відразу та нереальні часові оцінки;
відсутність достовірної інформації, «плутані» інструкції;
невідповідна, неточна та застаріла інформація;
нерішучість та відкладання прийняття рішень;
нечітке уявлення про сфери відповідальності та повноваження;
нездатність сказати «ні»;
невміння доводити завдання до кінця;
відсутність самооцінки.
Ефективне планування діяльності та часу
Для того, щоб правильно розподілити та використовувати робочий час, потрібно навчитися планувати його, чітко визначати види робіт та час на їх виконання.
При плануванні особистої роботи потрібно дотримуватися такої послідовності:
визначення витрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу);
аналіз змісту справ, що плануються, та визначення часу, необхідного для їх виконання;
зіставлення витрат часу на заплановані справи з особистим бюджетом часу;
складання перспективного плану;
складання плану-графіка;
запис поточних справ та складання плану робочого дня.
Для того, щоб була «часова база» для планування, необхідно звернути найсерйознішу увагу на перші два етапи, тобто підготувати дані, щоб визначити витрати часу на постійні справи, а також зробити аналіз змісту справ, що плануються, та визначити потрібний час для їх виконання. І перше, що необхідно зробити, - це облік часу.
Методи обліку витрат робочого часу – фотографія, само фотографія, хронометраж, моментні спостереження.
Працювати потрібно згідно із затвердженим регламентом роботи підрозділів підприємства, встановленої ієрархією управління, та вимагати дотримання регламентів від заступників та підлеглих.
Потрібно суворо дотримуватись режиму дня та графіків роботи, вимагати цього від підлеглих.
Керівнику слід періодично розглядати вирішені ним завдання, щоб визначити, чи можна було їх виконати за більш короткий термін.
Зверніть увагу на такий парадокс: при розумному плануванні часу стає більше. Кожна година, витрачена на ефективне планування, економить 3-4 години робочого часу. Невдале планування – це запланована невдача.
Планувати час потрібно згідно із значенням та важливістю завдань, а не з їх питомою вагою в загальній кількості справ.
Потрібно дотримуватися принципів та правил планування часу. Складаючи план, використовуйте співвідношення 60:40, тобто основне правило планування часу:
60% – запланований час;
20% – непередбачуваний час (резерв часу та незапланованої дії);
20% – спонтанний час (управлінська діяльність, творчість).
Для ефективного планування справ та часу потрібно дотримуватися таких рекомендацій:
Зведення завдань воєдино: план дій
Перераховуйте всі подальші у відповідному плановому періоді робочі акції. Невиконання з цього списку ви можете взяти за основу для заповнення «вільних потужностей» при складанні плану на наступний період.
Регулярність – систематичність – послідовність
Працюйте над своїми планами часу регулярно та систематично, послідовно доводьте до кінця розпочату справу.
Реалістичне планування
Не впадайте в крайність надмірного планування та плануйте лише такий обсяг завдань, з якими ви реально можете впоратися.
Пристосованість
Проявляйте гнучкість, оскільки плани часу складаються не для того, щоб полегшити вам життя, а для того, щоб ви досягли мети.
Поповнення втрат часу
Прагніть, за можливості, відразу поповнювати втрати часу. Наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного дня наганяти втрачене напередодні.
Письмова форма
Складайте свої часові плани на формулярах свого виготовлення або на спеціально розроблених картах. У такому випадку нічого не буде втрачено, і ви будете завжди мати повний огляд справ.
Перенесення незакінченого
Невиконані завдання, які ви не хочете викреслити зовсім, переносьте в план наступного періоду. Тим самим вони виявляються та автоматично враховуються при розробці нових планів.
Фіксація результатів замість дій
Фіксуйте в планах результати або цілі, кінцевий стан, а не просто якість дії.
Встановлення часових норм
Задавайте точні часові норми, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона дійсно вимагає.
Термін виконання
Встановіть точні строки виконання для всіх видів діяльності. Таким чином ви привчите себе до самодисципліни. Уникайте нерішучості, гаяння часу та відкладання справ.
Встановлення пріоритетів
Точно визначте, якого роду справі ви надаєте перевагу.
Звільнення від «тиранії поспішності»
Навчіться відрізняти найважливіше від термінового та звільняйтеся від «тиранії» спішних справ. Сама термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішна та «невідкладна» справа займає більшу частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного ґрунтується на забутті пріоритетів, в наданні переваги неважливому замість важливому, і тільки лише тому, що внаслідок недостатності планування неважливі справи стають терміновими.
Делегування (передоручення) справ
З самого початку в своїх планах необхідно встановити, яку роботу ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).
«Поглиначі» часу та резерви часу
Залишайте певний відсоток свого резервного часу на несподіваних відвідувачів, телефонні розмови, кризи або на випадок недооцінки тривалості окремих справ, та намагайтеся скоротити кількість та обсяг «перешкод» («поглиначів» вашого часу).
Переробка – перевірка ще раз
Постійно переробляйте та пере провіряйте свій план з точки зору того, чи можуть ті чи інші акції бути реалізовані повністю.
Вільний час
Плануйте та використовуйте з користю свій вільний час, так як і час, який йде на поїздки та очікування (наприклад, для відпрацювання матеріалів або для концептуальних роздумів).
Час для планування та творчості
Певну частину свого часу необхідно залишити для планової, підготовчої та творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, потурбуйтеся про те, щоб поповнити втрати на наступному тижні.
Рутинна робота
Плануйте виконання рутинних функцій, наприклад, читання місячних звітів, обхід підприємства тощо.
Непродуктивна діяльність
Слідкуйте за тим, щоб на непередбачену діяльність, наприклад, виготовлення фотокопій, несуттєві збори витрачалося якомога менше часу. Обмежуйтеся тільки дійсно необхідним, інакше будете не в змозі використовувати свій час для більш важливих справ.
Альтернативи
Старайтеся при плануванні мислити альтернативно, за принципом «Завжди є інший, кращий шлях».
Різноманітність
Турбуйтеся про те, щоб вносити різноманітність у свою діяльність, чергуйте виконання довго- та короткострокових проектів, роботу на самоті та у співробітництві.