Тема: Організація роботи менеджера План
Теорія влади, її сутність і основи.
Види влади.
Поняття впливу, його форми та значення в менеджменті.
Теорія влади, її сутність і основи
Настав час, коли кожен керівник повинен усвідомити, що він не зможе керувати, якщо його робота не буде правильно організована. успіх керівника в кінцевому підсумку зводиться до того, чи керує він своєю роботою, чи дозволяє роботі керувати ним.
До теперішнього часу ще існує думка серед керівників та ділових людей різного рангу, що організація особистої праці – це їх особиста проблема. Так, з цим можна погодитися, якщо підприємець працює сам і у нього немає нікого в підлеглості. Але на сьогоднішній день в масовому порядку створюються фірми, організації, де працює не один десяток, а часто й більше кількість співробітників та створюється відповідна ієрархія управління. Тому неупорядкованість дня, вічна зайнятість, нескінченна штурмівщина у справах, що вимагають вдумливість, планомірного вирішення, створюють у самому колективі непродуктивний стиль роботи, який призводить до нераціонального використання часу в усіх ланцюгах, а, нерідко, й до банкрутства.
Керівник може змінити своє ділове життя. Для цього лише потрібно створити систему визначення та виконання тих речей, які важливі, а того, що мало важливе – уникати. Якої б форми ця система не набула, потрібно враховувати такі важливі рекомендації.
Придбайте календар для планування та підтримуйте його в активному стані. Чи буде ваш календар старомодним настільним календарем або найповнішим електронним пристроєм – це неважливо. Головне те, щоб ви заносили в нього необхідну інформацію та постійно ним користувалися.
Зарезервуйте перші 20 хвилин кожного ділового дня на визначення пріоритетів. Щоб зекономити час, сплануйте свій день. Зробіть цей час вашим і тільки вашим, перемкнувши телефон на автовідповідач та залишивши цей час вільним від зустрічей. Якщо вам знайти його складно, то зробіть у календарі помітки на кожний робочий день, зарезервувавши таким чином кілька хвилин для себе.
Виконайте спочатку те, що має вищий пріоритет. Ця порада може здатися тривіальною, але виконання швидких та легких несуттєвих завдань першими і відкладання більш складних та більш важливих завдань на потім завжди дуже спокусливе, але багате наслідками. На жаль, часто буває так, що наприкінці робочого дня, проведеного у дрібних турботах, з’ясовується, що у вас не залишилося часу на вирішення важливих та складних завдань, намічених на сьогодні. Відкладати їх вирішення на завтра марно, але, на жаль, зрозуміли ви це пізно. Тому, щоб уникнути таких ситуацій, серйозно ставтеся до виконання обраних вами на поточний день пріоритетів і не відкладайте на завтра те, що необхідно зробити сьогодні.
Якщо у вас є помічник, поставте перед ним завдання приймання та знищення всієї непотрібної пошти, що надходить до вас. Навіть більше того, нехай він контролює все при надходженні, до того як вона ляже на ваш стіл. Установіть зв’язок з автором непотрібного повідомлення та попросіть його викреслити вас із його адресного списку. Якщо вам будуть надто вже докучати, скажіть їм, що ви включите його у ваш адресний список!
Вивільніть хоча б 20 хвилин наприкінці кожного робочого дня для упорядкування справ. Продивіться невиконану роботу, що залишилася, і при необхідності призначте зустрічі з працівниками або підготовте інформацію для ваших колег. Розмістіть на зберігання у відповідні місця ті документи, які вам потрібно зберегти, і викиньте у сміттєвий кошик все, що у вас призначено на наступний день.
Змінивши характер вашого ділового життя, ви завжди будете тримати під контролем свій робочий розклад та призначені пріоритети.
Для того, щоб правильно організувати свою працю, керівник повинен знати важливі принципи організації управлінської праці, тому що управлінські прийоми та процедури є системою управлінських механізмів, що використовуються менеджером у його практичній діяльності, що дозволяє здійснити зв’язок менеджера з персоналом організації для досягнення найкращої взаємодії та підвищення ефективності роботи як самого менеджера, так і організації в цілому.
Перелік принципів організації роботи менеджера та опис конкретних процедур та рекомендацій раціоналізації його роботи:
Принципи оптимального розподілу обов’язків та відповідальності між керівниками і виконавцями всіх рівнів. Кожний керівник повинен чітко уявляти та розуміти зміст роботи своїх підлеглих, але не повинен виконувати цю роботу за них. Виконавець зобов’язаний в повній мірі нести відповідальність за результати своєї діяльності.
Контроль за змістом та якістю роботи виконавця з боку керівника повинен здійснюватися з урахуванням кваліфікації та можливостей виконавця і не бути надмірним.
Принцип стандартних ситуацій та рішень. Суть його полягає в тому, що будь-яку реальну проблему (управлінську ситуацію) в процесі аналізу слід прагнути привести до стандартної (базової), вирішення якої відоме з практики і процедура реалізації рішення відпрацьована. Проте це не завжди вдається зробити. «Нестандартна» частина проблеми, що залишилась, належить творчому аналізу та вимагає особливого вирішення.
Принцип постійної оцінки та переоцінки (в інтерактивному режимі) практичних ситуацій та проектів, що виникають в їх сукупності. Реалізація цього принципу дозволяє керівнику максимально сконцентрувати зусилля на головних напрямках.
Принцип інформаційної та логічної обґрунтованості рішень, що приймаються. «Інформаційна обґрунтованість» передбачає, що для ефективного вирішення деякої проблемної ситуації необхідні створення, аналіз та оцінка відповідної інформаційної бази (масиву релевантних документів та фактів). «Логічна обґрунтованість» означає несуперечливість між вихідними посиланнями та висновками. Мотиви та логіка дій керівника повинні бути максимально ясними для підлеглих.
Принцип «пакетування». Реалізація цього принципу створює значний резерв підвищення ефективності роботи як керівників практично будь-якого рівня, так і виконавців. Принцип полягає в концентрації однорідних робіт для виконання їх у сукупності в «пакетному режимі». Сфера застосування цього принципу дуже широка. Як приклад наведемо добре відому всім ситуацію, пов’язану з підвищенням ефективності дорожнього руху, коли різні види транспорту та пішоходи заздалегідь «пакетуються» в групи за допомогою засобів регулювання. Той самий підхід доречний у практиці організації роботи. Так, наприклад, при розгляді зовнішньої пошти доцільно замість того, щоб приймати рішення «документ за документом», заздалегідь згрупувати документи за допомогою працівників канцелярії в більш-менш однорідні групи.
Принцип автоматизму реалізації прийнятих рішень. Суть принципу полягає в тому, щоб прийняте керівником рішення «автоматично» доводилось до потрібного рівня і ставало практичним керівництвом до дії.
Доведення прийнятого рішення до потрібного рівня базується на системі добре налагоджених управлінських механізмів. Якщо такі механізми відсутні або їх сукупність недостатня, найкраще рішення може «повиснути у повітрі» і залишитися нереалізованим.
Принцип оптимальної інформованості. Суть принципу очевидна. Інформованість досягається не «безкоштовно», а ціною певних, часто значних втрат часу та ресурсів. Розумний оптимізм слід знаходити, ґрунтуючись на реальних умовах в кожному конкретному випадку.
Принцип «доступності для огляду та наочності». Кожна людина здатна одночасно ефективно виконувати лише обмежену кількість проектів. Якщо ця кількість надто велика, різко знижується якість робіт. Цей принцип передбачає збалансованість реальних можливостей керівника з практичним обсягом управлінських робіт.
Принцип потрібної різноманітності видів та форм управлінських документів повинен відповідати складності управлінських завдань, що вирішуються.
Організувати свою роботу – це, певне, найскладніше з того, що може зробити керівник для підвищення ефективності своєї діяльності. Він не зможе управляти іншими, поки не навчиться управляти собою.