Тема: Комунікації в менеджменті План

1. Сутність, види та умови комунікацій в управлінні.

2. Процес, мережі та стилі комунікацій.

1. Сутність, види та умови комунікацій в управлінні

Майже все, що роблять керівники для того, щоб полегшити процес досягнення мети організації, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватись інформацією, вони не зможуть працювати разом. Проте комунікація – це складний процес, який передбачає певні взаємозалежні дії. Кожна з цих дій є важливою для того, щоб зробити наші думки зрозумілими для інших.

Термін „комунікація” походить від латинського „соmmunis” - „загальне”. Тобто той, хто передає інформацію намагається встановити спільність з тим, хто її отримує.

Комунікація в менеджменті – це процес обміну змістом або значенням ідей та інформації за допомогою символів, на основі якого менеджер отримує інформацію, необхідну для прийняття рішень і доводить прийняте рішення до співробітників організації.

Неефективні комунікації – одна з головних причин виникнення проблем в організації. Згідно із статистичними даними 50-90% свого часу менеджер витрачає на комунікації.

Обмін інформацією має місце в усіх видах управлінської діяльності, тому комунікацію називають процесом, який об’єднує організацію в єдине ціле. І тому, якщо ліквідувати комунікації або не усувати перепони на їхньому шляху, то організація перестане бути керованою, її діяльність буде хаотичною, некоординованою.

Роль комунікацій в процесі управління полягає в наступному:

Комунікації поділяють на такі групи:

• пізнавальна – головна мета: передача змісту інформації (наприклад: диктор читає новини, викладач читає лекцію);

• експресивна – спілкування між людьми для передачі почуттів, оцінок, поглядів;

• переконувальна – вплив на інших, заклик до змін у відношеннях до будь-чого, прохання зробити щось (наприклад: переконувальна реклама);

• соціально-ритуальна – певна частина спілкування, яка спрямована на підтримку норм і звичаїв соціально-культурної поведінки (наприклад, процедура знайомства, традиції гостинності тощо);

• вербальна (словесна, усна) – обмін інформацією за допомогою слів у формі безпосереднього спілкування (промови, наради, групові дискусії, бесіді, телефонні розмови тощо);

• невербальна (несловесна) – відбувається без використання слів: мова рухів тіла (жести, вираз обличчя, пози), інтонації (підвищення або пониження тону при вислові), символіка (умовність, яку приписують будь-чому в діяльності менеджера або організації: розміри і місцезнаходження офісу, фірмовий стиль, дрес-код, розстановка меблів тощо);

• письмова (накази, розпорядження, оголошення, листи, звіти тощо).

Перевагами усної комунікації є швидкість, гарний зворотній зв’язок, простота. Недоліками – часткове забування почутої інформації, недостатня точність, викривлення повідомлення при передаванні третій особі.

Перевагами письмової комунікації є добре збереження інформації, багаторазове її використання, ґрунтовність підготовки. Недоліками – великі витрати часу, відсутність гарантії зворотнього зв’язку.

Комунікації виникають між:

1) організацією і зовнішнім середовищем – організації користуються різними засобами для комунікацій із зовнішнім середовищем. Наприклад: зі споживачами своєї продукції вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів та послуг; із державними органами – за допомогою звітів, листів тощо.

2). рівнями управління – інформація переміщується всередині організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації;

3) структурними підрозділами – організації потребують горизонтальних комунікацій. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними необхідний для координування завдань і дій. Наприклад: у сфері роздрібної торгівлі регіональні управляючі збутом можуть періодично зустрічатися для обговорення спільних проблем, координування стратегії збуту й обміну інформацією про продукцію;

4) керівником і робочою групою – дозволяють керівникові підвищувати ефективність дій групи. Оскільки в обміні інформацією беруть участь всі члени колективу, кожний має можливість поміркувати про нові завдання та пріоритети відділу. Такі контакти підвищують задоволеність працівників роботою, і при цьому реалізується потреба у спілкуванні, повазі, самовираженні;

5). керівником і підлеглим – різновид вертикальної комунікації, яка пов’язана із поясненням завдань, пріоритетів, очікуваних результатів, з обговоренням проблем ефективної роботи, мотивації тощо;