3. Вимоги до інформації та її властивості
Для того, щоб інформація ефективно виконувала свою роль в управлінні організацією, вона повинна відповідати певним вимогам, а саме:
Вимоги |
Характеристика |
Точність |
Інформація повинна адекватно відображати процес функціонування системи. Слова і терміни повинні бути однозначними і не допускати різного тлумачення. |
Періодичність надходження |
Інформація повинна надходити у такі терміни, що дають користувачу час, необхідний для її обробки, осмислення та вироблення рішення. Час надходження інформації повинен бути узгодженим із циклом управління і забезпечувати можливість оперативного втручання в роботу системи. |
Своєчасність (оперативність) надходження |
Інформація повинна вчасно надходити до її споживача. Вона повинна надійти раніше, ніж змінилася ситуація, яку вона описує, інакше інформація втрачає значення. |
Повнота (достатність) |
Кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації, вибору лінії поведінки, вироблення рішення тощо. Надлишкова інформація заважає ефективній роботі. |
Важливість (корисність) |
Інформація повинна створювати вигідні умови для прийняття управлінського рішення та отримання ефективного результату. Корисність інформації проявляється лише при її споживанні. |
Зрозумілість (доступність для розуміння) |
Інформація повинна бути представлена у зрозумілій для сприйняття формі: відбивати суть питання, бути чітко викладеною, без зайвих деталей, правильно перекладена з іноземної мови (за потребою). |
Свіжість |
Мінімальний термін між моментом виникнення інформації та надходженням її до користувача. |
Порівнянність |
Можливість порівняння показників інформаційного повідомлення з даними інших джерел (фірми, регіону, держави). Забезпечується шляхом встановлення певних стандартів. |
Конфіденційність |
Забезпечується шляхом визначення для кожного документу змісту і характеру інформації, що міститься в ньому, контролем за її поширенням серед користувачів, суворим обліком і збереженням. |
Готовність до використання |
Інформація повинна надаватися в такому вигляді, що не вимагає її додаткової обробки і не ускладнює процес прийняття рішення. |
Основними вимогами, які висуваються до спеціалістів, що готують інформацію для керівників, а також до управлінців, які використовують інформацію, є:
фундаментальна підготовка з теорії та практики менеджменту;
розуміння суті функціонального навантаження;
знання механізму прийняття управлінських рішень;
наявність професійних навичок щодо підготовки управлінської інформації та досвіду ділового спілкування;
розуміння того, що інформація – це «інформація для роздуму».
Інформація має такі властивості:
на певному етапі процесу управління виступає предметом праці, а на послідуючому – її продуктом;
може застосовуватися тривалий час і не втрачати споживчих якостей, проте може морально застаріти в результаті змін;
має здатність накопичуватися, що дозволяє відслідковувати динаміку та тенденції розвитку системи;
структурні підрозділи організації виступають як споживачами інформації, так і її джерелами.