Використання фільтрів для пошуку групи записів

Якщо в таблиці багато записів то, працювати з такою таблицею складніше - наприклад, її перегляд забере немало часу. Відображення на екрані не всіх записів, а тільки групи записів, відібраних за певним критерієм, називають фільтруванням. В MSA передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів:Фільтр по виділеному фрагменту, Фільтр за формою, Фільтр по заданій умові і Розширений фільтр.

При роботі з фільтрами використовують: три кнопки на панелі інструментів: Фільтр по виділеному, Змінити фільтр, Застосувати або Вилучити фільтр; команду Фільтр в меню Записи; контекстне меню.

Фільтр по виділеному вважається самим швидким способом фільтрування. Щоб за допомогою цього фільтру відібрати необхідне значення Х, потрібно: клацнути лівою кнопкою миші на будь-якій комірці стовпця N , яка містить необхідне значення X. Після чого натиснути кнопку Фільтр по виділеному. Будуть відібрані всі записи, які містять в полі N значення Х.

Я

Рис. 5. Фільтр по заданій умові

кщо зразок для відбору записів не видно у стовпці таблиці, можна застосувати Фільтр по заданій умові. . Він дозволяє ввести вручну зразок тексту для відбору. Для цього потрібно: клацнути правою кнопкою миші на будь-якому рядку стовпця N. Відкриється контекстне меню, в поле Фільтр для потрібно ввести необхідне значення Х (рис. 5) і натиснути клавішу Enter. Будуть відібрані тільки записи Х. Якщо натиснути клавішу Tab, а не Enter, то контекстне меню не зникне з екрана, і можна вводити інші критерії вибору. При натисненні клавіші Tab вибір весь час буде поновлюватись.

При необхідності встановити більш складний фільтр, який складається із двох і більше умов відбору, приміняють Фільтр за формою.

Для цього потрібно натиснути кнопку Змінити фільт на панелі інструментів. З’явиться форма – спеціальне вікно для зміни фільтра (рис. 6). Форма містить лінійку полів таблиці. В будь-яке із цих полів можна ввести або вибрати із списку значення, яке і буде являтись умовою вибору. Якщо умову ввести в декілька полів, то відбиратися будуть ті записи, які задовільняють всі задані умови, тобто і (И) першому, і (И) другому, і т.д. Для відбору записів, які задовільняють одну умову або (ИЛИ) другу, відкривається друга вкладка (закладка) форми, і друга умова задається на ній.

Рис. 6. Вікно зміни фільтра

Наведемо приклад: Потрібно вибрати всіх студентів з іменем Оксана, які навчаються за спеціальності ФН, і студентів з іменем Юрій, які навчаються за спеціальністю ОА. Для цього необхідно виконати такі дії:

1. Виберіть із списку в полі Ім’я значення Оксана, а із списку в полі Кафедра — ФН.

2. Розкрийте другу вкладку, клацнувши мишкою на ярличку ИЛИ.

Рис. 7. Результат примінення фільтра за формою

3. Виберіть із списку в полі Ім’я значення Юрій, а із списку в полі Кафедра — ОА.

4. Натисніть кнопку Застосування фільтра на панелі інструментів. Будуть відібрані всі необхідні записи (рис.7).

5. Натисніть ще раз кнопку Змінити фільтр. Перед зміною умов можна очистити всі поля у формі. Для цього використовується кнопка на панелі інструментів Очистити бланк.

Фільтр із складними умовами вибору рекомендується зберігати у вигляді запиту. Тоді в будь-який момент його можна застосувати знову. Для цього натисніть кнопку Зберегти як запит на панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно Збереження у виді запиту. Введіть ім'я запиту і натисніть кнопку ОК.

Для повторного встановлення збереженого у вигляді запиту фільтра досить у формі фільтра натиснути кнопку Завантажити з запиту. Відкривається діалогове вікно Застосовуваний фільтр із списком збережених фільтрів. Вибираєте потрібний фільтр і натискаєте кнопку ОК. Всі умови фільтра знову з'являються в полях форми.