3.1 Особливості ведення касових операцій в умовах автоматизацій обліку

Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій. На створення комплексної інформаційної системи обліку

фінансово-розрахункових операцій значною мірою впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговування здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства головного бухгалтера. На великих підприємствах можуть виокремлюватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства та головний бухгалтер. Комплексна система автоматизованого оброблення фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, що утворюється з

нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації. До складу основної  нормативно-довідкової інформації  цієї ділянки обліку входять: довідник типових основних документів вид обороту, текст типової основи; довідник підприємств код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства; довідник рахунків бухгалтерського обліку код підприємства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування; довідник зовнішніх організацій код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити; довідник прізвищ працівників код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові;довідник структурних підрозділів код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування; довідник статей обліку код статті, її найменування;  довідник курсу валют найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти; 

Вхідна інформація формується в таких основних документах: прибутковий касовий ордер; видатковий касовий ордер; платіжна відомість; платіжне вимога-доручення; платіжне доручення; зведене платіжне доручення; виписка банку; реєстр чеків; заява на акредитив; заява на перевод; заява на продаж; грошовий чек; доручення на купівлю валюти; доручення на продаж валюти. Вихідна інформація така: касова книга; щоденна відомість; відомість використання засобів за цільовим призначенням; відомість надходження витрати коштів; картка депонування; відомість депонованих сум; відомість руху коштів на рахунках; відомість рахунків до отримання за термінами оплати; відомість щодо руху валютних коштів;  авансовий звіт; особовий рахунок; відомість розрахунків із підзвітними особами; відомість розрахунків тощо. Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором потрібної функції в головному меню, яке може складатися з таких рівнів [3 с,145]. У формуванні первинних даних на банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології оброблення даних на касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дає можливість автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.  Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздруковано у визначеному форматі. У режимі «Облік розрахунків із підзвітними особами» формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків Режим головного меню «Облік розрахункових операцій» забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями та підприємствами різними дебіторами та кредиторами.

Уведена інформація групується в аналітичному розрізі, що дає можливість бухгалтеру перевіряти стан розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської та кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.У процесі вибору функції «Аналітичний облік» формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.  За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками. Він має можливість документально проаналізувати надходження й витрату коштів у національній грошовій одиниці та в іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій на кореспондуючих рахунках. «Моделювання надходження коштів» забезпечує  бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а в разі потреби — і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження й динаміку коштів. Функція «Аналіз грошового обігу» дає можливість одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкретний період, бухгалтерові розробляти практичні рекомендації з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначати шляхи залучення невикористаних коштів як за окремими напрямами, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових  операцій засобами універсального  програмного продукту Для викладення цього питання як приклад розглянемо модулі «Банк, звіти» та «Клієнт-Банк» системи «Галактика».  Обслуговування операцій із безготівковими грошовими коштами підприємства й отримання різноманітних форм звітності забезпечує модуль «Банк, звіти». Його головне меню передбачає такі пункти Структура модуля «Банк, звіти» Меню «Документи» містить функції, які забезпечують уведення в базу даних фінансових документів, їх друк та відображення інформації про рух грошових засобів на рахунках бухгалтерського обліку.Меню «Операції» дає можливість провести переоцінювання валютних сальдо й оборотів, здійснити обмін інформацією з банком у вигляді файлів.Меню «Звіти» слугує для формування звітності за результатами господарських операцій, проведених у всіх модулях програми Модуль «Налаштування» забезпечує обов’язкове налаштування Контура бухгалтерського обліку, визначивши параметри та заповнивши каталоги.Усі результати роботи Контура бухгалтерського обліку знаходять своє відображення в модулі «Банк, звіти».Автоматизовані інформаційні технології в обліку дозволяють в межах функцій бухгалтерського обліку повністю регламентувати автоматизоване отримання даних, необхідних як для ведення оперативного синтетичного і аналитическою обліку, так і для складання форм бухгалтерської та синтетичної звітності, даних необхідних користувачам для вироблення і прийняття рішень, а також системного контролю за ходом виробничих процесів. В умовах використання автоматизованих інформаційних технологій є можливість здійснити за допомогою звітної інформації ієрархічну взаємозв'язок різних рівнів управління в підприємстві. Що слід розуміти під «автоматизованими інформаційними технологіями в обліку». Це система функціонування на базі локальних обчислювальних мереж та інших сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечують автоматизоване виконання функцій бухгалтерського обліку. [2, 185с ].У курсовій роботі предметної області автоматизації є бухгалтерський облік, а саме підсистема обліку касових операцій. Цей розділ бухгалтерського обліку необхідно автоматизувати, так як підприємства різних форм власності і організаційно-правових форм всі без виключення використовують у своєму обліку касові операції.Основними завданнями бухгалтерського обліку касових операцій є: перевірка правильності документального оформлення і законності операцій з грошовими коштами, своєчасне і повне відображення їх у обліку; забезпечення своєчасності, повноти і правильності розрахунків за всіма видами платежів та надходжень, виявлення дебіторської та кредиторської заборгованостей, коштів у розрахунках у іноземній валюті;своєчасне виявлення результатів інвентаризації грошових коштів, документів і розрахунків, забезпечення стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованостей і позик кредитних установ у встановлені терміни;[ 3, 152 с ] забезпечення збереження грошових коштів, документів у касі та інших місцях їх видачі, безперебійне задоволення готівкою всіх нагальних потреб підприємства, де за умовами розрахунків або виходячи з характеру діяльності вона необхідна.[4 , 123 с ]. Історія касових операцій починається з 13 липня 1875 року, коли Девід Браун отримав патент на «апарат для транспортування товарів, готівки та інших дрібних вантажів». З цього моменту почалася ера автоматизації і обліку роздрібних операцій. Роздрібна торгівля значно змінилася з розвитком мегаполісів. Продавець, зазвичай це господар магазину, знав всіх своїх відвідувачів по імені, віддавав товари в кредит, був приятелем і хорошим співрозмовником. У будь-якому магазині великого міста спостерігалася зовсім інша ситуація: клієнти вимагали підвищеної уваги, гроші - обліку, а продавці - контролю. Апарат Девіда Брауна був створений для здійснення контролю над всіма розрахунками в магазині. Система представляла собою кошики, підвішені до мотузковій каруселі. Продавець, прийнявши від клієнта гроші за товар, направляв їх у кошику касиру, який віддавав тому здачу і товарний чек. У великому універмазі касир сидів у центрі «павутини», за ниткам якій до нього стікалася готівку з різних відділів. Перший досвід впровадження системи, здійснений в найбільшому меблевому магазині в Массачусетсі в 1879 року, призвело до суттєвого збільшення обсягів продажів, скорочення часу на проведення торговельної операції і поліпшення контролю за рухом коштів і залишку товару на складі. Система Брауна стала затребуваною усіма великими магазинами, почали надходити замовлення з США, а пізніше і Європи. Вільям Лэмсон, власник меблевого магазину, купив права на винахід Девіда Брауна і в 1882 році створив компанію Lamson Cash Railway Company. Система була надійною і невибаглива, її технічне обслуговування і усунення несправностей займало трохи часу і виконувалося будь-яким працівником магазину за допомогою мінімального набору інструментів. Розробки нових версій системи постійно йшли: на початку XX століття компанія представила швидкісні варіанти на основі пневматичної труби або, у іншою версією, на основі катапульти з еластичного матеріалу. Однак самий перший варіант все одно залишався найбільш затребуваним. Винайдений у 1884 році братами Ritty касовий апарат зайняв своє законне місце в центрі інфраструктури магазину з системою Лэмсона. Він дозволяв касиру не тільки швидше і краще зробити розрахунок, але й мав функцією, за якої податкові органи згодом зробили його обов'язковим у всіх роздрібних точках: він зберігав у пам'яті інформацію про всі платежі. Однак саме касовий апарат і став причиною загибелі простого і надійного винаходи Брауна - його можливостей виявилося достатньо, щоб замінити собою громіздку систему. У 1950 році компанія Лэмсона припинила виробництво, проте ще кілька десятиліть багато магазини продовжували користуватися цим пристроєм, що довгі роки було основною частиною торговельних підприємств.[5 , с 485 ] Порядок зберігання та витрачання коштів у касі регламентується Порядком ведення касових операцій у Україні. Прийом готівки в касу проводиться за прибутковими касовими ордерами, видача готівки - за видатковими касовими ордерами або за іншими документами, оформленим належним чином. Такими документами можуть бути платіжні відомості, заяви на видачу грошей, рахунки тощо. Здавання готівки грошей у банк відбувається по оголошеннях на внесок готівкою. Прибуткові і видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють до передачі в касу реєструються бухгалтерією у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Всі надходження та видачі готівки підприємства враховують у касовій книзі. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства. Програмне забезпечення в автоматизованому обліку касових операцій.Важливим елементом реалізації технології обробки інформації є вибір програмного забезпечення. Програмне забезпечення - це найважливіший елемент автоматизованих інформаційних систем - призначено для відображення інформації. Розробкою і створенням комп'ютерних систем автоматизації бухгалтерського обліку займається велика кількість спеціалізованих фірм. Необхідний "ідеальний" пакет, який для бухгалтера-початківця буде гарною навчальної системою, для досвідченого професіонала - відмінним інструментів при прорахунку варіантів, для аудитора - надійним засобом швидкої перевірки бухобліку на підприємстві. Але знайти такий товар на ринку програмних продуктів не так просто. З-за відсутності інформації часто купуються програми, добре розрекламовані якийсь фірмою, але, в принципі, мало придатні для специфічних умов праці на конкретному підприємстві. Причина тут, як правило, полягає не в якості програми, а лише в обмеженості набору функцій. Недоцільним є і придбання дорогого програмного потужного продукту для підприємства, де цілком достатньо використовувати дешеву і просту в експлуатації програму. Виправданим може бути купівля програмного продукту "на виріст", якщо на невеликому підприємстві чекає в майбутньому організація трудомісткого обліку виробничих запасів, деталізованого обліку витрат і калькулювання собівартості, складного обліку туди і заробітної плати. Основою класифікації функціональних пакетів автоматизованого бухгалтерського обліку може служити їх орієнтація на розміри підприємства: мале (пакети міні-бухгалтерії за схемою ПгиБ: Проводки - Головна книга - Баланс або інтегрований бухгалтерський облік, середня і велика комплексний бухгалтерський облік за версією мережний бухгалтерського обліку, а також управлінські системи. Класифікація систем по групам споживачів. До програмного забезпечення, що використовується в бухгалтерії, відносяться також програми, що забезпечують автономію таких операцій як створення і друк текстових документів, розрахунок табличних даних. Автоматизовані системи бухгалтерського обліку охоплюють всі етапи бухгалтерського обліку та включають засоби створення первинних документів, засоби відображення на рахунках бухгалтерського обліку здійснених господарських операцій, засоби формування бухгалтерської звітності та подання даних для аналізу фінансово-господарської діяльності. У комп'ютерної реалізації бухгалтерського обліку дещо інший підхід до відображення інформації в порівнянні з традиційною формою. Якщо при ручному обліку доводиться багато разів робити одні і ті ж запису в різних регістрах, то при комп'ютерному обліку запис заноситься один раз. Як правило, це бухгалтерська проводка, яка записується в журнал господарських операцій журнал проведень. Справа в тому, що програма може легко вибрати з усього набору проводки тільки ті, які потрібні в даний момент. На основі даних господарських операцій автоматично формуються всі накопичувальні відомості - сальдо, обороти, касова і головна книги та.[8с, 325]. Переваги використання автоматизованого обліку касових операцій.Автоматизація управління діяльністю підприємства неможлива без комп'ютеризованого бухгалтерського обліку. Саме з нього як правило і починається автоматизація управління. Бухгалтерський облік необхідно автоматизувати - це розуміє будь-який бухгалтер. Передумовами для цього є: Наявність великого обсягу трудомістких і рутинних робіт.Завдання бухгалтерського обліку вирішуються за відносно нескладним алгоритмами з переважанням логічних та арифметичних операцій.Строго визначені елементами методу подвійний запис, документація, оцінка та інвентаризація і т.д., що створює єдину уніфіковану базу для будь-якого підприємства.Суцільне і безперервне відображення господарських операцій, що необхідно і іншим управлінських структур підприємства. Зовнішні користувачі, яким бухгалтерія повинна представляти свої звіти Пенсійний фонд, податкові органи, вимагають їх в електронній формі на машинозчитуваних носіях